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SAP-Stammdatenmanagement: Strategie dringend gesucht!

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Posted 31. Oktober 2016 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Die Stammdatenpflege ist nach Meinung der SAP Anwender eine sehr wichtige Aufgabe. Trotzdem finden selten durchgängige Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität statt. In den meisten Unternehmen sind die Fachbereiche für das Stammdatenmanagement verantwortlich. Rund jedes dritte Unternehmen führt eine Datenvalidierung bei der Eingabe durch, und ein Drittel nutzt externe Tools zur Massendatenpflege für Qualitätsverbesserungen. Rund 15 Prozent haben keine Softwaretools im Einsatz, um die Qualität zu erhöhen. Im Rahmen von HANA oder S/4HANA Projekten finden 93 Prozent der SAP-Anwender Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität sehr wichtig oder wichtig.

 

Infografik Stammdatenpflege

Das sind nur einige Ergebnisse einer Onlinebefragung im Oktober 2016, an der 110 Mitglieder aus der SAP-Community teilnahmen. Winshuttle hat die IT-Onlinemagazin Umfrage fachlich unterstützt und gesponsert. „Dauerhaft hohe Stammdatenqualität wird durch den Umstieg auf HANA und S/4HANA unabdingbar. Wir unterstützen Unternehmen mit Softwarelösungen, die der natürlichen Aufgabenteilung zwischen Fachbereich und IT gerecht werden und wollten mit dieser Umfrage das Thema noch stärker in das Bewusstsein von Unternehmen bringen“, bemerkt Ralph Weiß, Country Manager von Winshuttle. Hier die Ergebnisse im Einzelnen:

 

Sensibilität für Stammdatenqualität ist hoch

Knapp die Hälfte (48 Prozent) der Befragten gab an, die Stammdatenpflege hat im eigenen Unternehmen eine sehr wichtige und für 38 Prozent eine wichtige Bedeutung. Für 13 Prozent ist diese Aufgabe weniger wichtig bei nur 1 Prozent unwichtig. Die Sensibilität für die Wichtigkeit der Qualität von Stammdaten ist offenbar hoch.

 

Maßnahmen zur Stammdatenverbesserung finden eher sporadisch statt

Anders sieht es bei den getätigten Maßnahmen der Unternehmen aus, um die Qualität zu sichern oder zu erhöhen. Nur 25 Prozent verbessern kontinuierlich die Qualität und 15 Prozent haben die Aufgabe als feste Funktion im Unternehmen verankert. 40 Prozent kümmern sich sporadisch darum, wenn Fehler in Prozessen festgestellt werden. 16 Prozent optimieren die Qualität als begleitende Maßnahmen anderer SAP-Projekte. 4 Prozent der Befragten unternehmen nach eigenen Angaben nichts zur Qualitätsverbesserung.

Der Unterschied zwischen Anspruch und Realität ist demnach groß: Der Wunsch nach guten Stammdaten ist hoch – Maßnahmen finden jedoch nicht im gleichen Rahmen statt.

 

Fachbereiche haben Hauptverantwortung für die Datenqualität

Uns interessierte, wer die Datenqualität in den Unternehmen verantwortet: Hauptverantwortlich für die Stammdatenqualität ist bei 58 Prozent der Antwortenden der jeweilige Fachbereich, bei 28 Prozent ein Stammdatenteam, bei 4 Prozent ein Shared Service Center und bei 3 Prozent die IT-Abteilung. Bei 7 Prozent der SAP-Anwenderunternehmen fühlt sich nach Angaben der Umfrageteilnehmer keiner dafür verantwortlich.

 

Tooleinsatz bei der Stammdatenpflege

Bei der Frage der eingesetzten Werkzeuge zum Stammdatenmanagement und zur Stammdatenpflege waren Mehrfachnennungen möglich:

Vorne liegen die Datenvalidierung bei der Dateneingabe mit 35 Prozent und die Massendatenpflege mit externen Tools (z.B. Excel) mit 34 Prozent. SAP Bordmittel (LSMW) nutzen 28 Prozent und Freigabeworkflows bei Stammdatenänderungen werden von 18 Prozent genutzt. Eine automatische Überprüfung von Stammdatenrichtlinien führen 14 Prozent durch und Master Data Management ist bei 12 Prozent der Unternehmen im Einsatz.

Auch eigene Entwicklungen, ABAP Reports und Datenbankauswertungen, die periodisch oder sporadisch genutzt werden, werden als Werkzeuge genannt. Rund 15 Prozent der Unternehmen haben demnach jedoch keine Werkzeuge im Einsatz, um das Stammdatenmanagement zu professionalisieren.

 

Verbesserung der Datenqualität für HANA und S/4HANA sehr wichtig

68 Prozent der Umfrageteilnehmer halten Maßnahmen zur Verbesserung der Datenqualität im Zusammenhang mit einer HANA oder S/4HANA Migration für sehr wichtig, 25 Prozent für wichtig, nur 5 Prozent nicht so wichtig und 2 Prozent finden sie unwichtig.

Hinter diesem hohen Anteil könnte der Wunsch stehen, dass im Rahmen eines größeren SAP Projekts auch die Datenbasis aufgeräumt wird, bevor man HANA Echtzeitanalysen oder S/4HANA Prozessänderungen vollzieht.

 

Wünsche zum SAP Stammdatenmanagement

Wir fragten die Umfrageteilnehmer nach ihren Erwartungen zum Management der Stammdaten und bekamen im Vergleich mit anderen Umfragen sehr viele Kommentare, was auf eine hohe Betroffenheit und Relevanz des Themas schließen lässt. Hier einige ausgewählte Antworten zur Frage: Wenn ich zum Stammdatenmanagement einen Wunsch frei hätte, würde ich mir wünschen, dass …

  • „… im Management nicht nur darüber geredet wird, wie wichtig Stammdatenmanagement ist, sondern dafür auch Budget und Ressourcen dauerhaft zur Verfügung gestellt werden.“
  • „… es industriespezifische Best-Practice Leitfäden gibt, wie Stammdaten zu pflegen sind – angefangen beim Materialstamm – und mit Verantwortlichkeiten, Abhängigkeiten und Workflows.“
  • „… Stammdaten regelbasiert (selbst anpassbar!) bereits bei der Eingabe kontrolliert werden.“
  • „ … alleine, wenn es im Materialstamm möglich wäre Abhängigkeiten zu hinterlegen, wäre schon mal was gewonnen.“
  • „ … ein MDM Tool gibt, das nicht nur auf die Materialstammdaten abzielt, sondern 360 Grad die in Relation/Beziehung stehenden Stammdaten (Arbeitspläne, Stücklisten, EK- Infosatz, Orderbuch, Lifecycle, Debitor, Kundeninfosätze, Packvorschriften, HU-Management) prozessorientiert mit versorgt.“
  • „ … wir mehr proaktiv an der Stammdatenqualität arbeiten würden und MDM/MDG wirklich zu 100% global ausgerollt ist.“

 

Bewertung der Ergebnisse

ralph_weissRalph Weiß, Country Manager beim SAP Partner Winshuttle, kommentiert die Umfrageergebnisse zu den SAP-Stammdaten so: „Viele Unternehmen denken beim Umzug auf HANA oder S/4HANA durchaus auch an ein Projekt zur Datenbereinigung. Dies ist jedoch zu kurz gesprungen, da bei Echtzeitprozessen und -datenabfragen die Datenqualität dauerhaft hoch sein muss, um verlässliche Ergebnisse angezeigt zu bekommen. Daher ist es mit Aufräumen nicht getan. Es kann nur der Beginn einer kontinuierlichen Sicherstellung von Datenqualität bedeuten.

Bei den überwiegenden Teilnehmern der Befragung ist das Bewusstsein für Datenqualität hoch. Uneinig ist man sich in punkto Verantwortung. Wer trägt die Last dafür im Unternehmen? Fachlich gesehen gehört es in die Fachbereiche. In der Praxis ist aber meist die IT gefordert. Sie hat kaum Informationen zum Kontext der Stammdaten, ist jedoch die einzige Stelle im Unternehmen, die mit den vorhandenen IT Systemen umgehen kann. Damit wird die IT mit Aufgaben blockiert, die nicht zu den originären Aufgabenbereichen gehören. Es schleichen sich Fehler und Verzögerungen ein und die IT gerät zu einem Flaschenhals. Unternehmen sollten beim Umstieg auf HANA und S/4HANA auch Ihre Datenprozesse bewerten und nach Lösungen suchen, die die Last sinnvoll auf Fachbereich und IT je nach deren Kompetenzen verteilen.“

IT-Onlinemagazin Chefredakteur Helge Sanden fasst zusammen: „Professionelle Stammdatenmanagement verdient vor dem Hintergrund von Analytics, Big Data und Digitalisierungsbemühungen offenbar einen höheren Stellenwert. Verlässliche Daten sind Grundvoraussetzung, wenn man daraus weitere Erkenntnisse ziehen will. Möglichkeiten und Angebote zum Stammdatenmanagement gibt es viele. Maßnahmen zur Qualitätsverbesserung sind eine Daueraufgabe und wirken vermutlich besonders nachhaltig, wenn es sich um Automatismen handelt, auf die Anwender keinen direkten Einfluss haben. Mich hat überrascht, dass 65 Prozent der SAP-Anwenderunternehmen keine Datenvalidierung bei der Dateneingabe durchführen.“

 

 

Weiterführende Informationen:

Wer mehr über das Thema wissen möchte, Lösungsvorschläge und Impulse für professionelles SAP Stammdatenmanagement sucht, dem sei eine Vielzahl von Webinar-Aufzeichnungen und Live-Webinaren empfohlen: Beispielsweise zur Automatisierung von SAP-Datenprozessen, wie man die Qualität von Materialstammdaten, Lieferantenstammdaten und Personalstammdaten verbessern kann, sowie zu Tipps und Tricks zur Optimierung von Stammdatenprozessen.

Zur Webinarauswahl …

 

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