SAP SuccessFactors-Integration in HCM

Alexander-FriesenDie Personalprozesse eines Unternehmens kann man mit der cloudbasierten HR-Lösung SAP SuccessFactors abbilden. Wenn jedoch bereits bestehende HCM-Lösungen weiter genutzt werden sollen, stellt sich die Frage nach der technischen und prozessualen SuccessFactors-Integration, dem sicheren Zusammenspiel mit der HCM-Lösung und dem Nutzungsgrad der Cloudfunktionen, beispielsweise für das Recruiting oder andere HR-Aufgaben.

In einem Gastbeitrag stellt Alexander Friesen (Foto), Geschäftsbereichsleiter SAP SuccessFactors bei der Zalaris Deutschland AG, vier SAP SuccessFactors-Integrationsszenarien und Ausbaustufen vor: „Talent Hybrid“, „Core Hybrid“, „Side-by-Side“ oder „Full Cloud“. Welche Variante präferiert und implementiert wird, hängt von den Zielen und der Digitalisierungsstrategie des Unternehmens ab.

 

Mit Cloud und Schnittstellen Personalwesen digitalisieren

Im Bereich Human Ressources setzen immer mehr Unternehmen auf die Digitalisierung und Automatisierung bestimmter Prozesse. Um dabei Sicherheitsrisiken zu vermeiden und Personalmanager tatsächlich zu entlasten, ist es wichtig, die passenden Systeme zu nutzen und diese optimal miteinander zu verknüpfen. Eine gute Lösung ist die cloudbasierte Software SAP SuccessFactors. Diese lässt sich über eine oder mehrere Schnittstellen reibungslos mit den bereits vorhandenen Systemen für das Human Capital Management verbinden. Vor der Implementierung sollten sich Unternehmen aber klare Ziele setzen.

 

SAP SuccessFactors-Nutzungsgrad selbst bestimmen

ERP-Systeme für das Human Capital Management (HCM) sind heute gang und gäbe, da sie sämtliche Funktionen bieten, um die Personalverwaltung, die Abrechnung, das Bewerber-Management und die Personalentwicklung abzuwickeln. Traditionelle HCM-Lösungen sind oftmals aber nur für spezialisierte Fachexperten gut händelbar, die Ausbildung dazu ist zeitintensiv und die Nutzung somit auf einen bestimmten Personenkreis beschränkt.

Die cloudbasierte Lösung SAP SuccessFactors aber ist intuitiv gestaltet und daher einfach zu verwenden. Der Personenkreis, der einen Zugang zu relevanten HR-Daten erhalten kann, erweitert sich so auf Führungskräfte, die Geschäftsführung und den Mitarbeiter selbst. Dadurch werden Arbeitsabläufe wesentlich transparenter gestaltet. SuccessFactors kann über Schnittstellen mühelos an das bestehende HCM-System angeknüpft werden – in welchem Umfang, entscheiden Unternehmen selbst.

 

Vier Integrationsszenarien mit unterschiedlichem Umfang

Der Standardeinstieg in SAP SuccessFactors ist für viele Unternehmen der Bereich Recruiting. Informationen, die bereits im HCM-System liegen, lassen sich für die Cloud leicht zunutze machen. Planstellen zum Beispiel sind im Organisationsmanagement des HCM bereits angelegt, diese Informationen werden dann in die Cloud hochgeladen. Hier lässt sich die passende Stellenanforderung dann automatisch erzeugen – die Einbindung des Recruiters in den administrativen Teil dieses Prozesses ist dann nicht mehr notwendig. Dieser kann sich in der Zeit, in der er bisher die technischen Details der Stellenausschreibung einholen musste, der zielgruppenorientierten Ansprache in Text und Bild widmen.

 

Talent Hybrid

Möchten Unternehmen einzelne Module zum Talent-Management, wie zum Beispiel das Recruiting an SuccessFactors anbinden, nennt sich das Szenario „Talent Hybrid“. Neben dem Recruiting bietet die Cloud auch Module zu Compensation, Onboarding, Career Development und Learning. Jedes Modul wird über eigene Schnittstellen einzeln mit der Cloud verknüpft. Die Anzahl der Schnittstellen pro Modul hängt auch davon ab, wie kommuniziert werden soll: Ob von der Cloud zum ERP-System oder umgekehrt.

 

Core Hybrid

Drastisch reduzieren lässt sich die Anzahl der Schnittstellen, wenn der Weg des „Core Hybrid“ gewählt wird. Dieser umfasst neben der Integration des Talent Management auch die Einbindung des Organisationsmanagements, der Personaladministration und der Personalstammdaten in die Cloud. Die einzelnen Module dieser vier Bereiche werden in diesem Integrationsszenario nicht mehr jeweils über eigene Schnittstellen an das HCM angebunden, sondern nur noch insgesamt über eine.

In der Cloud selbst kommunizieren die einzelnen Module auch untereinander über integrierte Schnittstellen und jeweils automatisch mit dem Employee Central (EC), das wiederum alle Daten mit dem ERP-System austauscht. Der Kunde sieht also nur eine Cloud und hat keinen zusätzlichen Aufwand. Zu klären ist im Vorfeld nur, welches System führend ist, also ob die Daten im EC oder im ERP-System gepflegt werden. Der Austausch erfolgt dann automatisch über die Schnittstelle, sodass die Daten in beiden Systemen stets synchron sind.

 

Side-by-Side oder Full Cloud

Neben dem „Talent Hybrid“ und dem „Core Hybrid“ sind noch zwei weitere Integrationsszenarien möglich: „Side-by-Side“ und „Full Cloud“. Beim „Sidy-by-Side“ werden das Talent- und Organisationsmanagement sowie die Personaladministration in die Cloud verlagert. Beim Szenario „Full Cloud“ kommen noch die Personalstammdaten, die Zeitwirtschaft und die Payroll hinzu – wie der Name schon sagt liegt dann der komplette Bereich des HCM in der Cloud. Dieser große Schritt lohnt sich für Unternehmen aber nicht immer. Wenn zum Beispiel die Payroll auf lokaler Ebene im Unternehmen gut funktioniert, sollte sie dort belassen werden. Wie umfänglich die Integration in SuccessFactors sein soll, ist also im Einzelfall zu entscheiden.

 

Der Weg zur reibungslosen Schnittstelle

Um zu einer reibungslosen Schnittstelle zwischen HCM und Cloud zu gelangen, ist eine gute Vorarbeit notwendig. Erster Schritt muss sein, sich über das Ziel im Klaren zu werden: Was soll durch die Digitalisierung und Integration letztlich erreicht werden? Ein Ziel kann es zum Beispiel sein, Führungskräfte mit den notwendigen Mitarbeiterinformationen auszustatten und sie in Entscheidungsprozesse digital einzubinden (Manager-Self-Services). So wird Transparenz geschaffen und interne Prozesse werden beschleunigt. Wichtig ist für Unternehmen, sich bereits zu Beginn des Projekts fachliche Beratung zur Seite zu holen. Die Entwicklung der passenden Strategie ist dann wesentlich leichter.

 

HR-Prozesshandbuch

Ist das Ziel benannt und eine Strategie entwickelt, sollte im nächsten Schritt ein Prozesshandbuch erstellt werden. Zu klären ist zunächst, was die HR-Abteilung heute macht, wie die Prozesse ablaufen, was zukünftig in der Cloud abgebildet sein soll, welche zusätzlichen Funktionen gewünscht werden. Liegt das Prozesshandbuch final vor, wird eine Demoversion erarbeitet, in der die zukünftige Lösung gezeigt und ausprobiert werden kann.

Das stellt sicher, dass bei der Implementierung selbst keine Showstopper mehr auftreten und keine kurzfristigen Entscheidungen mehr zu treffen sind. Die Implementierung geht dann schneller und reibungsloser von statten. Auch die Akzeptanz bei den künftigen Anwendern – den eigenen Mitarbeitenden – ist höher, weil sie kein fertiges Produkt vorgesetzt bekommen, sondern die Demoversion vorab testen und ihre Wünsche einbringen konnten.

 

Beispiel: Digitalisierung des Einstellungsprozesses

Für den Bereich Recruiting bedeutet die Digitalisierung eine erhebliche Reduzierung des manuellen Aufwands in der Datenpflege. Bei der Einstellung von neuen Mitarbeitenden zum Beispiel, werden bereits die ersten Daten digital erfasst, also der Name und der Lebenslauf der Bewerber. Wer die Stelle schließlich besetzt, kann alle weiteren, notwendigen Daten wie Geburtstag oder Bankverbindung dann im Self-Service ergänzen – schon vor dem ersten Arbeitstag. Hierfür gibt es ein spezielles Onboarding-Tool, den richtigen Zugang zu SuccessFactors erhalten Neueinsteiger beim tatsächlichen Arbeitsantritt, auch über die App.

Die eingegebenen Daten werden schließlich ans EC weitergereicht und dort von einer Personalfachkraft ergänzt, beispielsweise um die konkreten Gehaltsbestandteile. Der aus EC-Sicht fertige Mitarbeitende wird dann ins HCM überführt, wo noch sehr spezifische Payroll-Daten ergänzt werden. Wichtig ist, dass die entsprechenden Daten in nur einem System gepflegt werden, im EC oder HCM also. Ansonsten kann es zu Doppelungen oder auch Widersprüchen kommen.

 

Fazit

Die Digitalisierung vereinfacht und optimiert bestimmte HR-Prozesse. Cloudbasierte Tools wie SuccessFactors bringen für Unternehmen also große Mehrwerte. Vor der Anbindung gilt es aber die Zielsetzung abzustecken, die bisherigen Prozesse zu definieren und zu klären, wie sie künftig digital abgebildet und verbessert werden können. Mit einer solch gründlichen Vorarbeit kann die Implementierung dann reibungslos und mit geringerem zeitlichem Aufwand erfolgen.

 

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