Thüga-Plattform für Energieversorger wird auf S/4HANA umgestellt

SAP EVU IS-UEine auf S/4HANA-basierende Plattformlösung, die alle zentralen Funktionen der Materialwirtschaft, Logistik und des Finanz- und Rechnungswesens eines EVU umfasst, wird aktuell bei der GEW Wilhelmshaven pilotiert und soll ab 2020 an weitere Mitglieder der Thüga-Gruppe ausgerollt werden. Entwickelt wurde die EVU-Lösung von Conergos, dem IT-Partner der Thüga.

Die neue Plattform ersetzt die bisherige Lösung auf SAP R/3-Basis. Für die rund hundert Beteiligungsunternehmen der Thüga ergeben sich — nach Angaben von Conergos — Kostenvorteile, unter anderem durch gemeinsame Entwicklung einer EVU-Standardlösung, Zentralisierung von Ressourcen und die gemeinsame Nutzung größerer Lizenzpools. Andrea Wendt (Vertrieb, Conergos GmbH & Co. KG) erläutert in ihrem Gastbeitrag die Idee der EVU Plattform-Lösung, die auch für andere Energieversorger offensteht.

 

Gemeinsames S/4HANA-Plattform-Modell für Energieversorger soll Kosten um bis zu 50 Prozent reduzieren

Zur Planung und Steuerung unternehmerischer Ressourcen wie Kapital, Personal oder Betriebsmittel vertrauen viele Energieversorgungsunternehmen (EVU) auf das ERP-System SAP R/3. Jedoch läuft die Wartung von R/3 im Jahr 2025 aus und unterstützt wird fortan nur noch das neue System S/4HANA, welches eine noch effizientere Datenhaltung sowie eine einfachere Bedienbarkeit und „Just in time“-Auswertungen garantiert.

Lizenzierungen, Implementierung und Betrieb der neuen Software sind für Einzelunternehmen allerdings mit einem hohen personellen, zeitlichen sowie finanziellen Aufwand verbunden. Der IT-Partner der Thüga, Conergos, hat daher eine auf S/4HANA-basierende Plattformlösung entwickelt, die alle zentralen Funktionen des Finanz- und Rechnungswesens eines EVU umfasst und jedem Mitglied der Plattformgesellschaft zugänglich sein wird. Da die Kernfunktionalitäten der Plattform gemeinsam entwickelt und genutzt werden und sich danach mit individuellen Anpassungen auf die unterschiedlichen Partner ausrollen lässt, können die Kosten für Implementierung und Betrieb um 50 Prozent reduziert werden. Dieses Teilungsprinzip gilt auch beim Freischalten von kostspieligen Zusatzfunktionen.

Die relevante Marktrolle der Thüga AG, zu der Conergos als hausinterner IT-Partner gehört, erleichtert zudem den Erhalt günstigerer Lizenzen. Gemeinsam mit der GEW Wilhelmshaven GmbH startete hierzu bereits 2018 ein Pilotprojekt, das Ende 2019 live gehen wird. Die erste Zwischenbilanz bis heute fällt positiv aus.

 

Modernisierung notwendig und nützlich

„Die derzeitige SAP-Lösung, die Conergos seit 18 Jahren insgesamt 35 Partnerunternehmen zur Verfügung stellt, basiert auf SAP R/3. SAP stellt jedoch sämtliche Wartungsarbeiten an diesem Programm, zugunsten der neuen Software S/4HANA, im Jahr 2025 ein“, erklärt Robert Hanschmann, Leiter Anwendungsbetreuung der Conergos GmbH & Co. KG. „Die Optimierungsmöglichkeiten, die sich durch diese zwingend notwendige Umstellung ergeben, sind vielfältig: Neben einer einfacheren Bedienbarkeit aufgrund der überarbeiteten Oberfläche zeichnet sich die neue Software auch durch eine effiziente Datenhaltung sowie Echtzeit-Auswertung innerhalb der unterschiedlichen Module aus. Prozesse wie das Selektieren, Exportieren und Importieren verschiedenster Datenmengen entfallen somit, was die Wartezeit der unterschiedlichen Vorgänge deutlich verringert und generell einen schnelleren Arbeitsablauf gewährleistet.“

Jedoch ist eine individualisierte S/4HANA-Lösung für ein einzelnes EVU auch mit erheblichen finanziellen Herausforderungen verbunden. „Dies betrifft vor allem die Aufwendungen für das einmalige Ausrollen des Systems sowie für die Erweiterung durch das Freischalten etwaiger Zusatzfunktionen. Die hierbei anfallenden Kosten hat der jeweilige Energieversorger zu 100 Prozent selbst zu tragen“, so Hanschmann. „Zudem bindet die Installation wie auch der laufende Betrieb Mitarbeiter – eine Lösung mit eigens konfiguriertem System geht also auch mit einem erhöhten personellen und zeitlichen Aufwand einher.“

 

Mehrfacher Kostenteiler

Der zur Thüga-Gruppe gehörende IT-Dienstleister Conergos hat daher eine auf S/4HANA-basierende Plattform entwickelt, die mittels eines Gemeinschaftsmodells solchen Schwierigkeiten effektiv entgegensteuert. Die Grundidee ist simpel: Anstatt einer Vielzahl von Individuallösungen handelt es sich bei der Conergos-Plattform um ein zentrales S/4HANA-Modell, das von Finanzbuchhaltung über Materialwirtschaft bis hin zum Controlling und zur Logistik alle wichtigen Funktionen des Finanz- und Rechnungswesens umschließt. Diese Lösung wird dann für alle teilnehmenden Partnerunternehmen dezentral ausgerollt – mit der Folge, dass sich die insgesamt anfallenden Kosten durch die Zahl der beteiligten Energieversorgungsunternehmen teilen lassen.

„Rechnet man die Einsparungen für Anschaffung, IT-Betrieb und eventuelle Weiterentwicklungen durch die Implementierung von Zusatzfunktionen zusammen, können hiermit 40 bis 50 Prozent an Fixkosten eingespart werden“, führt Hanschmann aus. „Gleichzeitig reduziert sich der personelle Aufwand immens, da das fachliche Know-how gebündelt bei Conergos liegt.“ Die Mitarbeiter innerhalb der Partnerunternehmen können sich daher wieder stärker auf ihre fachlichen Bereiche beziehungsweise ihre eigentlichen Tätigkeiten fokussieren, anstatt zum Beispiel parallel ein IT-System anpassen zu müssen, da die konkreten Anpassungen von den Spezialisten der Conergos vorgenommen werden.

 

Anforderungen an ERP-System zu 90 Prozent identisch

Als S/4HANA-Plattformbetreiber ist Conergos zuständig für Bereitstellung und Betrieb der technischen Infrastruktur. Zudem fällt die gesamte Anwendungsbetreuung in den Aufgabenbereich des IT-Dienstleisters. Hierbei kommt dem Münchner Unternehmen die enge Anbindung an die Fachexpertise der Thüga-Gruppe zugute.

„Als größter Verbund kommunaler Energie- und Wasserversorger wissen wir sehr genau über Vorgänge und Bedürfnisse auf dem EVU-Markt Bescheid“, erklärt Bernhard Pischel, Digitalisierung & kaufmännische Beratung bei der Thüga AG. „Während Conergos also die technische Komponente in die Zusammenarbeit mit den EVUs einbringt, liegt unsere große Stärke in der Marktübersicht. Wir suchen stets nach wettbewerbsfähigen Lösungen und überlegen, ob es sinnvoll ist, diese innerhalb der Gruppe zu implementieren und gegebenenfalls zu verbessern.“

Obendrein wirkt sich die relevante Marktrolle der Thüga auch auf die Verhandlungsbasis mit SAP aus. So erhalten EVUs, die von Conergos betreut werden, unter anderem Lizenzen zu attraktiven Konditionen.

Ermöglicht werden all diese Vorteile durch eine sehr homogene Anforderungsstruktur der unterschiedlichen Energieversorger. Dies ergab das Ergebnis einer Arbeitsgruppe bestehend aus Thüga-, Conergos- und EVU-Spezialisten. So stellte sich heraus, dass die Anforderungen von Energieversorgungsunternehmen hinsichtlich eines ERP-Systems standortübergreifend zu über 90 Prozent deckungsgleich sind – ideale Voraussetzungen also für eine gemeinsame Lösung. Um jedoch die weiterhin notwendige Individualität zu garantieren, fußt die Plattformlösung auf einem Governance-Modell, das den EVU die Möglichkeit bietet, sich bei fachlichen und inhaltlichen Themen proaktiv einzubringen. So entscheidet beispielsweise ein Gremium aus Kunden- und Thüga-Vertretern, ob von Conergos vorgeschlagene Weiterentwicklungen der Plattform, die sich nach den praktischen Erfahrungen der EVUs richten, umgesetzt werden sollen. „Auf diese Weise wird ein Ausgleich zwischen den berechtigten Individualinteressen und einem hohen Harmonisierungsgrad der kundenspezifischen Anforderungen geschaffen“, erläutert Hanschmann. „Es handelt sich folglich um ein flexibles System, das auf aktive Mitgestaltung und Mitbestimmung aufbaut.“

 

Pilotprojekt gestartet — Rollout ab 2020

Im Rahmen einer solchen Systemumstellung startete mit der GEW Wilhelmshaven GmbH bereits 2018 ein Pilotprojekt zur Implementierung der neuen S/4HANA-Software. Nach der notwendigen Ausarbeitung des Vorkonzepts, dem Aufsetzen des Prototyps und der anschließenden Realisierungsphase soll die erste Version der Software Ende 2019 an den Start gehen. „Seit 1999 haben wir sehr erfolgreich im R/3 gearbeitet. Aufgrund der ausbleibenden Wartung des Systems und den zusätzlichen Optimierungsmöglichkeiten durch das S/4HANA war es für uns jedoch nur konsequent, gemeinsam mit Conergos dieses Projekt als Pilot anzugehen und ein umfassendes Upgrade unserer IT-Struktur durchzuführen“, so Oliver Kieling, Bereichsleiter Finanzen und Controlling bei der GEW Wilhelmshaven GmbH. „Momentan werden hierzu die technischen Grundlagen bei der Conergos umgesetzt. Insgesamt sind wir mit dem bisherigen Verlauf zufrieden und freuen uns auf die weitere Zusammenarbeit.“

Nach erfolgreicher Abwicklung des Projekts wird zwischen 2020 und 2023 der Rollout von S/4HANA innerhalb der Thüga-Gruppe stattfinden. Die Plattform ist jedoch auch offen für die Beteiligung weiterer EVU außerhalb dieser Strukturen.

 

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