Wie kann man Drucker in SAP-Landschaften homogenisieren und konsolidieren?

Die Konsolidierung der Drucker in SAP-Landschaften stellt IT-Abteilungen vor Herausforderungen. In der Regel müssen alle SAP-Formulare (SAP-Script, SMARTForms, Adobe Forms, …) und spezifische Druckeinstellungen weiter nutzbar sein, wenn man den Drucker-Leasinganbieter wechseln möchte. Wenn man die Abhängigkeit von Druckerherstellern auflöst, Homogenesierung anstrebt und Hardwareunabhängigkeit schafft, können Kosteneinsparungen winken.

André Schnibbe – Business Development bei SEAL Systems – berichtet über die größten Hürden bei der Druckerkonsolidierung und darüber, wie man diese überwinden kann. Zudem veranschaulicht er dies an Beispielprojekten von SAP-Anwenderunternehmen.

 

 

Herr Schnibbe, welche Motivation haben SAP-Anwenderunternehmen, wenn sie eine Druckerkonsolidierung planen?

André Schnibbe: Die Gründe für eine Druckerkonsolidierung sind vielfältig: Zum einen wollen die Unternehmen Kosten sparen, zum Beispiel indem sie nur noch eine Art von Toner-Zubehör einkaufen oder indem sie Pay-per-Page Modelle oder Managed-Print-Services nutzen.

Zum anderen wollen viele Unternehmen die Anzahl unterschiedlicher Druckermodelle minimieren und Multifunktionsdrucker nur noch auf Abteilungsebene zulassen. Zu guter Letzt besteht häufig auch der Wunsch, eine Hardwarevergleichbarkeit bei der Ausschreibung zu erreichen. Soweit zumindest die Theorie.

 

Wo liegen die größten Herausforderungen und Hindernisse?

Gerade im SAP-Kontext sind bei vielen SAP-Anwenderunternehmen noch die unterschiedlichsten Formulartypen im Einsatz. Noch nicht jeder setzt Adobe Forms zu hundert Prozent ein. Viele haben in den alten SAP-Formulartechnologien Datenermittlung, Verarbeitungsschritte und Scripting integriert. Das war in den letzten 20 Jahren auch nicht anders möglich.

Der Umstieg auf die neuste Formulartechnologie von Adobe ist deshalb nicht sofort und nur mit sehr hohem Aufwand möglich. Daher muss bei jeder Druckerausschreibung auch die Kompatibilität zum SAP-System geprüft werden. Im schlimmsten Fall können Drucker, welche im Rahmen einer Ausschreibung neu beschafft wurden, aus dem SAP-System nicht angesprochen werden, beziehungsweise die Formulare können nicht oder nur fehlerhaft ausgegeben werden.

Neben den technischen Fallstricken ist es auch entscheidend, sich hardwareneutral aufzustellen. Letztendlich sollte Druckerhardware immer vergleichbar sein. Jeder Drucker-Leasinganbieter bringt jedoch seine eigenen Softwarekomponenten mit in die Systemumgebung des Kunden. Diese Systeme – angefangen vom Drucktreiber bis hin zum Fleetmanagement – wieder zu löschen, falls in Folge einer erneuten Ausschreibung ein neuer Anbieter ausgewählt wird, ist mit einem enormen Aufwand verbunden.

 

… und wie kann man sie meistern?

Mit unserem Output Management für SAP machen wir es SAP-Anwendungsunternehmen sehr einfach, eine neutrale Instanz zum Drucken und zur elektronischen Verteilung einzuführen.

Bzgl. der Drucker im SAP-Kontext: Für uns spielt es keine Rolle, welche Druckerhardware (Multifunktionsdrucker, Arbeitsplatzdrucker, Produktionsdrucker und Etikettendrucker) zum Einsatz kommen. Auch die Formulartechnologie ist nicht entscheidend, da wir auch in Zukunft alle SAP-Formulare druckspezifisch konvertieren und somit immer ein gleiches Druckbild erzeugen. Das gilt für alle Druckerhersteller und Modelle.

 

Können Sie uns typische Kundenszenarien oder Beispiele von SAP-Anwenderunternehmen nennen?

Bei unserem Kunden MANN + HUMMEL in Ludwigsburg war das Zielvorhaben, eine neue Druckerausschreibung zu planen. Dort wurden alle Anwendungsapplikationen, aus denen gedruckt wird, frühzeitig analysiert. Somit wurde die Druckerabhängigkeit im SAP-System rechtzeitig identifiziert. Mit unserem zertifizierten Output Management für SAP wurde dann die Hardwareneutralität hergestellt. Dadurch kann in Zukunft jedes Druckermodell aus dem SAP-System angesprochen werden, ohne die SAP-Formulare anpassen zu müssen.

 

Wodurch können Kostenvorteile entstehen?

Die Neutralisierung der Druckerhardware gegenüber den SAP-Formularen war augenscheinlich der erste Mehrwert, denn dadurch wurde eine neutrale Druckerausschreibung letzten Endes möglich.

Fast noch wichtiger war allerdings, dass dank unserer zentralen Druckerverwaltung Kosten im Bereich der IT-Infrastruktur und SAP-Basis eingespart werden konnten. Mit easyPRIMA werden alle Drucker im Unternehmen zentral verwaltet. Dieses führende System ermöglicht die Anlage und Pflege von Druckern für SAP, Windows-Printserver, Drittsysteme und anderen Output Management Systemen. Dabei werden auch Einsatzbereiche und die Verwendung von Druckern berücksichtigt, da wir zwischen physikalischen und logischen Druckern für die Zielsysteme unterscheiden können. Somit ist es Mitarbeitern aus der IT zentral oder dezentral möglich, Drucker in einem System zu managen.

 

Können Sie das beziffern? Machen Sie ROI-Berechnungen?

Die Herstellung der Unabhängigkeit gegenüber Druckerherstellern ist für die IT und den Einkauf ein entscheidender Punkt. Allerdings lässt sich dieser Prozess nur sehr schwierig mit einer Wirtschaftlichkeitsberechnung bewerten, denn unterschiedliche Ausschreibungen kann man schlichtweg nicht vergleichen, indem man nur diesen einen Faktor betrachtet.

Vielmehr macht sich heute die Ablösung von manuellen Tätigkeiten hin zur Automatisierung, Virtualisierung und Skalierung in Output-Prozessen bemerkbar. Dazu zählen zum Beispiel die automatische Erkennung von Druckern in Unternehmensnetzwerken und die weitere Verarbeitung in der zentralen Druckerverwaltung.

In beiden Fällen gelingt uns die ROI-Betrachtung erst gemeinsam mit dem jeweiligen Kunden, da die Prozesse und Projekte doch sehr spezifisch sind.

 

Welche Bedeutung hat ein gutes Output-Management für Digitalisierungsvorhaben?

Neben dem klassischen dezentralen Druck von Dokumenten wird die elektronische Verteilung immer wichtiger. Dazu zählen jedoch nicht nur E-Mail und Fax, sondern auch die Kollaboration zwischen Projektteams, Kunden und Lieferanten, sowie die papierlose Fertigung in der Produktion. Der qualifizierte Austausch und die Bereitstellung der richtigen Dokumente zur richtigen Zeit am richtigen Ort, inklusive der Rückmeldung von Daten und Dokumenten, wird die Digitalisierung entscheidend vorantreiben.

Für große Kunden in globalen Strukturen war Output Management schon immer Herausforderung und Erleichterung zugleich. In Zeiten von Cloud-Strategien (Cloud First) wird der Ansatz auch für kleine Unternehmen und Institutionen immer wichtiger. Nur so können Wettbewerbsfähigkeit und Flexibilität gewahrt werden. Durch Lösungen wie z.B. Cloud-Printing, gehen wir den nächsten Schritt in Richtung Software-as-a-Service (SaaS), auch im SAP-Kontext.

 

Was wird für Sie in den kommenden 12 Monaten das dominierende Thema in der SAP-Community?

Transformationsprojekte nach SAP S/4HANA.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.