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Agile IT: Verbindung von SAP und SharePoint für schnellere IT-Projekte

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Posted 20. März 2017 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

Unternehmen verbinden ihre SAP- und SharePoint-Systeme, damit der Zugriff auf Informationen und Dokumente nicht vom jeweiligen Speicherort abhängt, sondern in beiden Welten möglich ist. Andere Beweggründe können kürzere Projektlaufzeiten bei der Umsetzung von Fachbereichsanforderungen sein, weil sich die jeweiligen Stärken der Standardprodukte dann kombinieren lassen. Ein Standardprodukt ermöglicht die Kopplung von SAP und SharePoint.

 

Datensilos aufbrechen – Systeme vernetzen – Interoperabilität erreichen

Der Druck auf die Unternehmen und IT-Verantwortlichen ist groß, Geschäftsprozesse durch Digitalisierung zu beschleunigen und gleichzeitig die Prozesskosten zu reduzieren. Der Erhalt – mehr noch die Steigerung – der Wettbewerbsfähigkeit dürfte im Fokus jeder IT-Abteilung stehen.

Das Problem hierbei: die Vielzahl der beteiligten Systeme, die Fülle der erforderlichen Dokumente und der teilweise unstrukturierten Informationen erschweren Mitarbeitern den schnellen Zugriff auf notwendige Informationen. Der Wechsel zwischen unterschiedlichen Applikation ist kontraproduktiv und verbaut die Chance auf ein positives Nutzerempfinden, oder neudeutsch: „Customer Experience“. Das parallele Arbeiten auf verschiedenen Plattformen lässt sich aufbrechen, wenn man deren „Interoperabilität“ erreicht, also das Kommunizieren und Interagieren der Systeme untereinander.

 

Gartner: IT Abteilungen müssen agiler werden

SAP Sharepoint TandemIT-Abteilungen favorisieren in der Regel Lösungen, die sich schnell entwickeln, mit wenig Aufwand zu den Nutzern ausrollen und einfach betreiben lassen. Gartner spricht in diesem Kontext von der zukünftigen Notwendigkeit einer bi-modalen IT, also der Ergänzung der klassischen IT-Planungs- und Arbeitsweisen durch agile Komponenten.

Das wird — auch im Rahmen von Digitalisierungsbemühungen und im SAP-Kontext — wichtiger, um auf Anforderungen von Fachbereichen flexibler eingehen zu können und eine schnellere Nutzbarkeit (time-to-value) zu erreichen.

 

Agile IT: Reduzierung von Programmieraufwänden und schnelle Nutzbarkeit

Die Verknüpfung der jeweiligen Vorteile von Microsoft SharePoint und SAP, kann eine Möglichkeit sein, um IT-Projekte zu beschleunigen. Die Nutzung eines SharePoint-Frameworks ermöglicht die Erstellung von Geschäftsanwendungen nahezu ohne Individual-Programmierung. Stattdessen lassen sich Konfigurationsmöglichkeiten (Customizing) intensiv nutzen.

Die Erarbeitung von Lösungen kann systemnah erfolgen, indem Fachbereich und IT die Soll-Lösung gemeinsam konfigurieren. SharePoint bietet bekanntermaßen von Haus aus „best-practices“ zur Zusammenarbeit, wie beispielsweise Versionierung, gemeinsamen Bearbeitung, Kommentierung und Freigabeverfahren.

Ein IT-Leiter eines Industrieunternehmens, das die beiden Standardprodukte bereits vor vielen Jahren verknüpfte, fasst seine Erfahrungen so zusammen: „Das ist für mich gelebte Agilität in der IT, die den Fachbereichen direkt zu Gute kommt und das Ansehen der IT im Unternehmen erhöht. Anwender erfahren hohe Usability durch Wiedererkennungseffekte der Lösungen und hohen Nutzen durch die Verbindung von SAP und SharePoint.”

 

Beispiel: SAP und SharePoint Kopplung beim SAP-Systemhaus T.CON

Die Vorteile der Interoperabilität von SAP und SharePoint nutzt auch das SAP-Systemhaus T.CON GmbH & Co. KG für die revisionssichere Archivierung von Dokumenten im Vertragsmanagement, sowie von ein- und ausgehenden Personal-Dokumenten im HR-Umfeld. Auch Informationen zu Kreditoren und Debitoren können zwischen den Systemen barrierefrei ausgetauscht werden.

Im Vertragsmanagement werden zusätzlich zur Archivierung Vertragsfristen, Vertragsrisiken, Laufzeiten und andere Informationen automatisiert im Blick behalten. Dadurch steigt die Transparenz über die Abhängigkeit von Verträgen, beispielsweise bei Unterverträgen zu Rahmenverträgen.

In Verbindung mit einer digitalen Personalakte, die direkt an SAP andockt, und workflow-gestützten HR-Prozessen, angestoßen aus dem unternehmenseigenen HR-Portal (Eigenentwicklung der T.CON), ergibt sich für den HR-Bereich nach eigenen Angaben ein deutlich produktiveres Arbeiten.

Bartosz Golas, Partnervertrieb bei der T.CON GmbH & Co. KG, fasst die Vorteile der Verbindung der beiden Plattformen so zusammen: „Diese übergangsfreie Form des Arbeitens auf beiden Plattformen in einem revisionssicheren Umfeld war ein erheblicher Schritt, um unsere interne ´applications map´ zielorientiert und mit einem optimalen Kosten-Nutzen-Rahmen nach vorn zu entwickeln. Diese neue Flexibilität, welche Anwendung wir auf welcher Plattform betreiben, ermöglicht uns einen Schritt in Richtung ´agile IT´ zu machen.“

 

Verbindung von SAP und Sharepoint mit Standardprodukt

T.CON nutzt zur Kopplung von SAP und SharePoint ein Standardprodukt namens Archive Content Manager (ACM) des Herstellers HENRICHSEN AG. Die Verbindung von SAP und Microsoft SharePoint wird hierbei im Kontext dokumentenzentrierter Prozesse vorgenommen.

Dadurch verschwinden die Systemgrenzen und alle Dokumente sind unabhängig von der Quelle auf beiden Plattformen — SAP und SharePoint — inklusive der Metadaten des jeweiligen Objekts im Zugriff.

Eine dreistufige Architektur ermöglicht die zur jeweiligen Anforderung passende Skalierung:

Ausbaustufe 1: Revisionssichere Archivierung

In der ersten Ausbaustufe erfolgt die revisionssichere Archivierung aller ein- und ausgehenden Dokumente inkl. der Verknüpfung mit einem SAP Beleg über die SAP ArchiveLink Schnittstelle. Eingehende Dokumente können per Drag&Drop oder direkt aus Microsoft Office abgelegt, archiviert und mit dem SAP Beleg verknüpft werden. Anwender haben aus allen SAP Transaktionen heraus Zugriff auf die revisionssicher archivierten Dokumente und können diese im SAP GUI recherchieren und anzeigen lassen.

Ausbaustufe 2: Recherchemöglichkeiten in SAP und SharePoint

In der zweiten Ausbaustufe erfolgt ein (automatischer) Aufbau von Akten im SharePoint mit SAP Bezug. Dokumente können damit entweder direkt aus SAP aufgerufen oder im SharePoint über Akten oder Volltextsuche recherchiert werden. Es bestehen ferner Möglichkeiten zur internen und externen Zusammenarbeit (Kollaboration).

Ausbaustufe 3: Verknüpfung mit SAP Belegen

In der höchsten Ausbaustufe können Dokumente in SharePoint Applikationen oder Akten hochgeladen, archiviert und ergänzend auch mit SAP Belegen verknüpft werden. So haben auch SAP Anwender hochgeladene Dokumente (z.B. eine E-Mail eines Kunden) im Zugriff.

 

Cloud-Anwendungen und andere Informationsquellen in SAP einbinden

In heterogenen Systemlandschaften sollen sich — neben SAP und SharePoint — noch weitere Systeme und Applikationen einbinden lassen. Das können bereits stillgelegte read-only Datenquellen oder moderne Cloud- oder Social Media-Applikationen sein.

Ohne eigene Datenhaltung werden sie durch das Produkt “Information Logistics Center” (ILC) kontext- und rollenbezogen dem Nutzer zur Verfügung gestellt. Suchaufwände sollen sich dadurch nach Herstellerangaben um bis zu 60 Prozent reduzieren lassen.

 

Schaubild: Danke für die Bereitstellung an die HENRICHSEN AG

 

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