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Intelligente Datenarchivierung vor dem Wechsel auf S/4HANA

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Posted 15. Juni 2017 by Redaktion IT-Onlinemagazin in IT-Leiter

SAP Archivierung SicherungWarum man vor einer SAP S/4HANA Migration nicht mehr benötigte Daten archivieren sollte, welche wichtigen Gründe dafür sprechen, wie eine Archivierung rechtssicher erfolgen kann und wann sich SAP-Archivierungsprojekt amortisiert, berichtet Christian Kirsch, Leiter Portfolio Management & IT der HENRICHSEN AG, in seinem Gastbeitrag.

Ferner erläutert er, welche zusätzlichen Funktionen und Vorteile sich durch den Einsatz geeigneter Add-Ons für die tägliche Arbeit ergeben können.

 

Wichtige Aspekte für eine erfolgreiche Migration auf S/4HANA

Der Wechsel auf S/4HANA kann für Unternehmen eine ganze Reihe von Vorteilen mit sich bringen und unterstützt die Integration der SAP-Cloud-Lösungen, wie z.B. SAP Ariba, SAP SuccessFactors oder SAP Leonardo. SAP sieht in S/4HANA den „digitalen Kern“, der für eine zukunftsorientierte Unternehmens- und IT-Strategie unerlässlich ist. So weit so gut. Doch diese Reise in die neue SAP Welt muss gut vorbereitet werden, damit man auch sicher ans Ziel gelangt. Ein Schritt auf dieser Reise ist die Reorganisation und Datenarchivierung der bestehenden SAP ERP Datenbanken.

 

Individuelle Konzepte erforderlich

Zu beachten ist, dass es zur Vorbereitung einer S/4HANA Migration kein Archivierungs- und Reorganisations-Standard-Szenario gibt, das bei jedem Anwender in gleicher Art und Weise angewendet werden kann. Somit muss für jedes SAP-Anwender-System ein individuelles Konzept erstellt und umgesetzt werden.

Die im Laufe der Zeit zum Teil erheblich anwachsenden SAP-Datenbanken führen, wenn sie ihr Kapazitäts-Limit erreicht haben, zu verschlechterter Systemperformance und der User merkt dies spätestens an langsamer werdenden Suche- und Antwortzeiten. Eine intelligente und durchdachte Datenarchivierung kann hier Abhilfe schaffen. Im Kontext einer Migration auf S/4 HANA gibt es eine klare Empfehlung des Herstellers, möglichst viele Altdaten vor der Conversion zu archivieren. Dadurch werden viele Probleme, die den Prozess verzögern können, vermieden.

 

Wesentliche Gründe für die SAP Datenarchivierung

1.Performance

Eine Reorganisation der Datenbank bietet neben einer Erleichterung des Datenbank-Handlings, der Optimierung von Backup – und Recovery-Zeiten auch eine Optimierung der Antwortzeiten. Die Folge ist eine Steigerung der System-Performance.

2. Datenbankgröße/-wachstum

Die SAP Datenarchivierung wirkt vielen gängigen Datenbankproblemen entgegen:

  • Kritische Datenbankgrößen werden entschärft
  • Speicherplatzprobleme werden behoben
  • Umstellung auf Unicode
  • Migration auf S4/HANA verringert Kosten der Migration erheblich
  • Bereitet einen Release – Wechsel optimal vor

3.Qualität

Unternehmen erreichen eine spürbar höhere Datenqualität durch die Archivierung und Löschung löschgekennzeichneter Daten, beziehungsweise durch die Bereinigung der Daten nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen.

4.Rechtliche Gründe

Auch die rechtlichen Rahmenbedingen, wie die Anforderungen von Wirtschafts- und Steuerprüfern und Nachweispflichten beispielsweise im Rahmen von Produkthaftung, müssen beachtet und eingehalten werden. Eine GoBD-konforme SAP Datenarchivierung stellt die Einhaltung dieser Rahmenbedingen sicher.

 

Rechtliche Aspekte: GOBs / GoBD-konformer Archivierungsprozess

Archivierung ist aber hierbei nicht gleich Archivierung. Rechtliche Rahmenparameter erfordern, dass betriebswirtschaftlich abgeschlossene Buchungsbelege erst nach Ablauf einer hinterlegten Mindestverweildauer verlagert werden und dieser Prozess gesetzeskonform mit einer Verfahrensdokumentation dokumentiert wird.

Die Folgen hieraus sind:

  • der archivierte Beleg ist weiterhin vorhanden; lediglich der Speicherort des Belegs hat sich verändert
  • der archivierte Beleg ist jederzeit im Zugriff
  • die „gewohnten“ Standardzugriffstransaktion funktionieren in der Regel weiter
  • Alternativzugriffstransaktionen sind vorhanden
  • Belegflussketten bleiben erhalten
  • der archivierte Beleg kann nicht mehr geändert werden

 

Praxisbeispiel: Einsparungspotential aus einem abgeschlossenen Projekt

Zur Performancesteigerung auf dem produktiven SAP System wurden mehrere SAP Archivierungsobjekte identifiziert und exemplarisch für die Visualisierung des Potentials, wurde das Objekt RV_LIKP (SD-Lieferungen) detailliert dargestellt. Weitere zu archivierende Objekte sind beispielsweise IDOCs (IDOC-Belege), EX_PCA_ITM (Profit-Center-Rechnungen) oder FI_DOCUMN (Finanzbuchhaltungsbelege). Daraus ergab sich für dieses Archivierungsobjekt bis einschließlich des Geschäftsjahres 2012 ein Archivierungspotential von rund 63 Prozent, entsprechend einer Datenmenge von 266.395 MB. Insgesamt wurde ein Gesamtpotential von 2.500.255 MB ermittelt.

Potentielle Kosteneinsparung pro Monat

Unter der Prämisse von 1GB = je 0,30€/Monat für das Test- und das Entwicklungssystem und 1GB = 1€/Monat für das Produktivsystem ergab sich eine mögliche monatliche Gesamtkosteneinsparung von 1GB = 1,60€. Einschließlich des Geschäftsjahres 2012 bestand somit ein Einsparungspotenzial von 4.206,19€ pro Monat. Hiervon fielen 416,24€ alleine auf das Beispielobjekt RV_LIKP.

Projektkosten vs. Einsparungen

SAP Archivierung Potenzial

Abb.: Archivierungspotenzial (Quelle: HENRICHSEN AG)

Gerechnet mit dem jährlichen Einsparungspotential von 50.474 € ist in diesem Projekt eine Amortisierung bereits nach einem Jahr erfolgt. Zieht man die Kosten für bereits vorhandene Projektbestandteile ab, ist die Amortisation sogar schon früher möglich. Zusätzliche Kosteneinsparungen durch eine Datenarchivierung im Vorfeld einer S4/HANA – Migration wurde hierbei noch nicht berücksichtigt.

Die SAP Datenarchivierung und der involvierte SAP Content Server wirken also vielen Datenbank-Problemen entgegen. Somit ist für alle dokumentenzentrierten Anwendungen und Business-Szenarien, die keine Langzeitarchivierung benötigen, in jedem Fall die erforderliche technische Infrastruktur gegeben.

Da der SAP Content Server über die HTTP-Schnittstelle integriert ist, bleibt das tatsächlich verwendete Speichermedium für SAP-Applikationen vollkommen transparent. Eine Umstellung auf andere Speichermedien kann jedoch jederzeit vorgenommen werden. Gegebenenfalls auch auf Medien, die als Add on – Lösung erweiterte Funktionalität bieten, wie der Archive Content Manager (ACM) der HENRICHSEN AG.

 

Add on-Lösung bietet weitere Funktionalitäten

Im Vergleich zum SAP Content Server, existiert mit dem Archive Content Manager (ACM) eine SAP ECM Add on-Lösung, die eine Reihe von Vorteilen und zusätzlicher Funktionen bietet:

  • im Gegensatz zum SAP Content Server ist ein Scan Client verfügbar
  • in Bezug auf das Datenhandling ist jederzeit eine Skalierbarkeit gegeben
  • die Schnittstelle ist KPMG- und SAP-zertifiziert, sodass eine gesetzeskonforme Datenarchivierung sichergestellt ist
  • es existieren zahlreiche Adapter, um WORM Storage Lösungen anzubinden und somit eine revisionssichere Archivierung aller eingehenden und ausgehenden Dokumente — inklusive der Verknüpfung mit SAP Objekten — zu ermöglichen.

Mit dem Archive Content Manager (ACM) erschließt sich — mittels der optionalen SharePoint Integration — außerdem die Möglichkeit, beide Welten zu verbinden und die jeweiligen Vorteile der Plattformen auszunutzen.

 

Resümee

„Arbeiten 4.0“ bedeutet für heutige SAP Wissensarbeiter modernste Technologien zu nutzen und aus allen SAP Transaktionen jederzeit Zugriff auf revisionssicher archivierte Dokumente zu haben und sich diese im SAP GUI recherchieren und anzeigen lassen zu können.

Eine intelligente Datenarchivierung vor dem Wechsel auf S/4HANA macht also nicht nur technisch Sinn, sondern, mit den richtigen Add on Tools, wird aus dem Erfordernis der SAP Datenarchivierung eine intelligente Funktionalitätserweiterung, die in der täglichen Arbeit zu erheblichen Effizienzsteigerung führt.

 

Zum Autor Christian Kirsch

Christian Kirsch ist der Leiter Portfolio Management & IT der HENRICHSEN AG und IT-Strategieberater. Er konzipiert und implementiert Prozesslösungen für SAP-Anwenderunternehmen und hat tiefe Einblicke zu Erfordernissen der Daten- und Dokumenten-Migration im Zuge der Digitalisierung in mittelständischen Unternehmen. In früheren Tätigkeiten war er für Business-Anwendungen und IT-Systeme in Industrieunternehmen verantwortlich.

 

 

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