BPO: Lohnabrechnung sicher und reibungslos vom HR-Spezialisten

Der Automobilzulieferer Wolverine Advanced Materials GmbH lässt seit Januar 2012 die monatliche Lohnabrechnung vom IT-Dienstleister switspot durchführen. Dieses Serviceunternehmen ist auf SAP® HCM spezialisiert und führt, neben allen SAP-Anpassungen und Wartungsarbeiten in der Zeitwirtschaft, nun auch die Lohnabrechnung für den Kunden als Dienstleistung durch. Wolverine Advanced Materials GmbH wechselte von einem großen IT-Dienstleister zu switspot, da man mit dem Service nicht mehr zufrieden war. „Wir haben uns für switspot entschieden, weil wir durch den Anbieterwechsel nun die Möglichkeit hatten, die Bereiche Zeitwirtschaft und Abrechnungsabwicklung aus einer Hand zu haben. Der Entfall der problembehafteten Schnittstellen, sowie ein regionaler Anbieter der besser und  flexibler auf unsere Anforderungen reagieren kann“, vervollständigt HR-Leiterin Martina Winter die Gründe für den Wechsel.

Wolverine Advanced Materials GmbH ist Zulieferer von geräuschdämpfenden Produkten und Dichtungen auf Basis von gummibeschichtetem Metall im Bereich Automotive mit europaweiten Kunden- und Lieferantenbeziehungen. Das in den USA produzierte Rohmaterial wird am Standort in Deutschland weiterverarbeitet und vertrieben. Das mittelständische Unternehmen mit ca. 100 Mitarbeitern ist aufgrund seiner Mitarbeiterzahl auf schlanke Strukturen in der Administration angewiesen. Das switspot-Portfolio an Produkten und Dienstleistungen passt daher gut für Wolverine.

[toggle_simple title=“Umstellung der Lohnabrechnung ab 1. Januar 2012″ width=““]Bevor die erste Lohnabrechnung in 2012 durchgeführt werden konnte, waren im Januar wichtige vorbereitende Dinge zu erledigen. switspot erstellte ein Abrechnungshandbuch, in dem alle notwendigen Bearbeitungsschritte beschrieben wurden. Mit den Fachabteilungen stimmte man die Inhalte der zukünftigen Listen und Reports ab. Ferner wurde das bewährte switspot-Ticketsystem für den Kunden eingerichtet, um Wünsche und Anforderungen an switspot formulieren und priorisieren zu können. Zu jeder Anfrage lässt sich nun – von allen berechtigten Wolverine Mitarbeitern – jederzeit der Bearbeitungsstatus nachvollziehen. So kann beispielsweise ermittelt werden, ob die Anforderung angekommen, gelesen, in Bearbeitung oder fertiggestellt ist. Da die Transparenz sehr hoch ist, sind zeitintensive Statusnachfragen – im Gegensatz zu früher – nicht mehr nötig.[/toggle_simple] [toggle_simple title=“Datenschutzaspekte sind bei der Lohnabrechnung berücksichtigt“ width=““] Bei der Lohnabrechnung wird mit sensiblen personenbezogenen Daten gearbeitet. Deshalb ist der Datenschutz und die Datenintegrität für beide Parteien zwingend. Statt personenbezogene Daten per E-Mail über lange Datenwege zu versenden, haben sich Wolverine und switspot auf die Nutzung eines Datentransfertools geeinigt, das den bisher durch den ehemaligen Dienstleister betriebenen FTP-Server ablöste. Das Tool bietet eine sichere 256-Bit Ende-zu-Ende Datenverschlüsselung auf dem Transportweg und auf den Servern, auf denen die ausgetauschten Informationen gespeichert sind. Das Produkt ist zudem mit einem unabhängigen Datenschutzgütesiegel ausgezeichnet, was für einen hohen Sicherheitslevel spricht.[/toggle_simple] [toggle_simple title=“Keine Wartungsarbeiten am SAP-System durch Kunden notwendig“ width=““] Die Wolverine IT-Mitarbeiter sind von Aktualisierungsarbeiten am SAP-HR-System befreit, denn diese Aufgaben übernimmt der IT-Dienstleister. switspot  veranlasst das Einspielen von Updates und Servicepackages, aktualisiert monatlich die Krankenkassendatei, damit alle Krankenkassenfusionen berücksichtigt sind, und bereitet das SAP-System so vor, dass es an jedem Monatsende abrechnungsbereit ist. Zur Vereinfachung des Handlings, wurde bestimmte Fixtermine vereinbart, die alle internen und externen Beteiligten kennen: Es steht fest, wann die Systemaktualisierungen abgeschlossen sein müssen, bis wann Lohnänderungen einzutragen sind, wann die Zahlläufe stattfinden müssen und wann der Zahlungseingang beim Mitarbeiter sein soll. Dadurch wird die Zusammenarbeit verbindlich und transparent geregelt, im Notfall kann man natürlich auch flexibel reagieren und anders vorgehen.[/toggle_simple] [toggle_simple title=“Ablauf einer Lohnabrechnung mit BPO (Business Process Outsourcing)“ width=““]Zum vereinbarten Termin nimmt ein switspot-Mitarbeiter die Lohnabrechnung vor, korrigiert etwaige Einstellungs-, Aktualisierungs- und Konfigurationsprobleme, bis die Abrechnung einwandfrei ist. Dann kommt die Personalabteilung ins Spiel. Wenn beide Parteien vor ihrem Rechner sitzen, stößt der switspot-Mitarbeiter den Ausdruck der Gehaltsabrechnungen in der Wolverine Personalabteilung an und alle Gehaltszettel werden dort für Archivierungszwecke ausgedruckt. Bei switspot werden die Ausfertigungen für alle Mitarbeiter gedruckt, kuvertiert und den Mitarbeitern auf dem Postweg zugestellt.[/toggle_simple]

Vorteile der BPO Lohnabrechnung

Die wichtigsten Vorteile für Wolverine lassen sich nach Unternehmensangaben so zusammenfassen: Die Kommunikation ist nun viel einfacher, und ist durch einen festen Ansprechpartner auch persönlicher. Der Status jeder Anfrage lässt sich im Ticketsystem transparent nachverfolgen. Die Systemwartung und Lohnabrechnung übernimmt switspot und die IT- und Personalabteilung werden entlastet. Neben den administrativen Vorteilen, ist die Sicherstellung einer pünktlichen monatlichen Abrechnung durch einen externen Dienstleister ein weiterer Sicherheitsfaktor. Martina Winter fasst zufrieden zusammen: „Drei reibungslose Abrechnungsläufe haben uns in unserer Entscheidung für switspot bestätigt.“