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Im Oktober 2016 wurde bei der Linde Welding GmbH das SAP Add-On „Cash Flow Accounting“ für die Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode installiert und für das Jahr 2016 rückwirkend produktiv gesetzt. Damit kann das Unternehmen seine regelmäßigen Liquiditäts-Forecasts reproduzierbar ermitteln und an die Konzernmutter melden. Bisher waren zur Ermittlung viele manuelle Arbeiten und fundiertes bilanztechnisches Knowhow notwendig.
Die beiden Komponenten des Cash Flow Accounting, die Liquiditätsrechnung (IST-Daten) und die Liquiditätsplanung (PLAN-Daten), ermöglichen im Zusammenspiel mit dem SAP „Cash Management“ einen tagesaktuellen Überblick über die Liquiditätsströme. Die Mittelherkunft und die Mittelverwendung werden laut Anbieter PARADIGMA AG transparent und nachvollziehbar – und das sowohl für IST- als auch für PLAN-Daten.
Erste Komponente: Liquiditätsrechnung
Für die Liquiditätsrechnung wird aus den originären Geschäftsvorgängen automatisch eine separate Datenbasis erstellt. Jedes Konto wird einer Liquiditätsposition zugeordnet. Damit wird gleichzeitig festgelegt, ob es liquiditätswirksam ist oder nicht. Manuelle Ergänzungen oder Eingriffe sind bei der Datenerfassung weder notwendig noch vorgesehen. Diese Datenbasis dient der Erstellung der Kapitalflussrechnung (Cash Flow Statement) nach der direkten Methode.
Wer an tiefergehenden Informationen interessiert ist, dem empfehlen wir unseren früheren Bericht über das SAP Add-On: Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode mit SAP
Bei der Linde Welding GmbH profitiert man vom Einsatz dieser Lösung: „Die Liquiditätsrechnung ermöglicht es uns, die Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode zeitgleich mit dem Periodenabschluss (Fast Close) ohne zusätzlichen Aufwand zu erstellen und an den Konzern zwecks Konsolidierung zu übermitteln“, erläutert Robert Rick, Kaufmännischer Leiter der Linde Welding GmbH, auf Nachfrage.
Zweite Komponente: Liquiditätsplanung
Neben der Liquiditätsrechnung beinhaltet das Cash Flow Accounting auch die Liquiditätsplanung. Nach Abschluss der klassischen Planung zeigt die Liquiditätsplanung gleichzeitig die aus dem Planungsprozess resultierenden geplanten Ein- und Auszahlungen pro Periode und pro Liquiditätsposition.
Dabei werden für jede Periode des zukünftigen Planungszeitraums die liquiden Mittel, die Forderungen und die Verbindlichkeiten als Plangrößen gezeigt. Vorgenommene Planänderungen führen im Rahmen einer rollierenden Liquiditätsplanung zur Aktualisierung dieser Plangrößen.
Im laufenden Geschäftsjahr wird die integrierte Liquiditätsplanung dann von Periode zu Periode im Rahmen eines „Rolling Forecast“ angepasst. Aufbauend auf den IST-Daten der abgelaufenen Periode und den PLAN-Daten der zukünftigen Perioden wird die Liquiditätsplanung aktualisiert bzw. mit der rollierenden GuV-Planung synchronisiert.
Vorteile der direkten Methode mit SAP
Die Lösung wurde bei der Linde Welding GmbH nach eigenen Angaben innerhalb weniger Tage in Betrieb genommen und verrichtet seitdem quasi „unbemerkt“ ihren Job. Manuelle Ergänzungen sind nur dann notwendig, wenn neue Konten hinzukommen. Sie müssen dann einmalig, wie oben beschrieben, zugeordnet werden.
„Die monatlich rollierende GuV-Planung und die damit einhergehende rollierende Liquiditätsplanung zeigt uns zeitnah die Auswirkungen einer veränderten GuV-Planung auf die liquiden Mittel“, erläutert Robert Rick.
Zusätzlich können die Ergebnisse der Liquiditätsplanung in weitere Währungen, bspw. in die Konzernwährung, umgerechnet werden. Hierfür gibt es separate Umrechnungskurse pro Periode, um zeitnah auf Wechselkursänderungen reagieren zu können. „Da die Liquiditätsplanung auch die Plan-Forderungen und die Plan-Verbindlichkeiten pro Periode zeigt, sind damit bereits die wesentlichen Informationen für unsere Bilanzplanung verfügbar“, so Robert Rick.
Als weiteren Vorteil nannte Robert Rick, dass Sachbearbeiter kein Spezialwissen zur Durchführung der Kapitalflussrechnung benötigen, sondern alles Notwendige in der Lösung implementiert ist. Ferner sei die Ermittlung des Liquiditäts-Forecasts jederzeit reproduzierbar und die Vergleichbarkeit mit anderen Perioden oder innerhalb von Unternehmensbereichen sichergestellt. „Alle PLAN-IST Vergleiche schärfen unsere Wahrnehmung und aus etwaigen Differenzen lernen wir für die Zukunft“, fasst Robert Rick zusammen.
„Für die Erstellung der Cash-Flow Statements wird in der Regel ein erheblicher Aufwand von Nöten sein. Wenn dieser Aufwand gegebenfalls viermal im Jahr überflüssig wird, liegt das Einsparpotenzial für Unternehmen auf der Hand“, betont Franz Meyer, Vorstand der PARADIGMA AG. Des Weiteren liefert die Anwendung einen vollständigen Überblick über die Liquiditätsplanung auf Periodenebene und damit auch die wesentlichen Größen für die Bilanzplanung.
Die Lösung soll sowohl mit dem „klassischen“ als auch mit dem „neuen“ SAP Hauptbuch mit SAP ERP und auch mit S/4HANA Finance funktionieren. Bei einer Umstellung auf das „NewGL“ sollen keine Anpassungen notwendig sein. „Unsere Lösung erkennt das selbst“, so Franz Meyer.
Weiterführende Informationen:
Produktbeschreibung: Cash Flow Accounting mit SAP
Artikel: Kapitalflussrechnung nach der direkten Methode mit SAP
Fotos: Herzlichen Dank an die Linde Welding GmbH für die Erlaubnis zur Veröffentlichung.
Screenshots: Herzlichen Dank an die Paradigma AG für die Bereitstellung
Für Insider:
Technische Details: Aufbau des Cash Flow Accounting
Der Aufbau bzw. die Steuerung des Cash Flow Accounting erfolgt im Wesentlichen über zwei Haupttabellen. Im ersten Schritt werden die Liquiditätspositionen definiert. Im zweiten Schritt werden die operativen Konten den Liquiditätspositionen zugeordnet.
Die Liquiditätspositionen werden wiederum zu Liquiditätsgruppen zusammengefasst und orientieren sich an den rechtlichen Vorgaben.
Folgende vier Gruppen werden dabei nach IFRS, US-GAAP, HGB etc. gefordert:
· Fonds (Cash)
· Operatives Geschäft
· Investitionen
· Finanzierung
Die täglichen Geschäftsvorgänge werden in der Buchhaltung und in der Liquiditätsrechnung unabhängig voneinander verarbeitet. Während in der Buchhaltung dem vermögens- und erfolgswirksamen Aspekt Rechnung getragen wird, stellt die Liquiditätsrechnung ausschließlich auf die Veränderung der liquiden Mittel ab.
Die Liquiditätsrechnung muss damit pro Geschäftsvorgang zwei Information liefern. Einerseits muss erkennbar sein, ob ein Geschäftsvorgang überhaupt einen Einfluss auf die liquiden Mittel hat und wenn ja, ist zu zeigen woher die liquiden Mittel kamen (Mittelherkunft) bzw. wofür die liquiden Mittel verwandt wurden (Mittelverwendung).
Die Ergebnisse des Cash Flow Accountings – dies gilt für die Liquiditätsrechnung und für die Liquiditätsplanung – werden wegen dieser Zwei-Dimensionalität zweckmäßigerweise in Matrixform dargestellt. Die eingangs erwähnten Liquiditätspositionen bilden in der Matrix die Merkmale sowohl für die Zeilen als auch für die Spalten. Die Matrixform bildet insofern die Grundlage für das Reporting und ist von der Bedeutung her mit der Saldenliste auf der Buchhaltungsseite vergleichbar.
Diese Abbildung zeigt einen kleinen Ausschnitt aus einer solchen Matrix. Auf der farblich hervorgehobenen Diagonale werden die Anfangsbestände der zur jeweiligen Liquiditätsposition gehörenden Konten gezeigt. Die einzelnen Zellen zeigen den Liquiditätsfluss. Hier wurde aufgrund des Ausschnitts aus der Matrix nur der Betrag in Höhe von 577.150 Euro gezeigt. Die Zeilen sind dabei gedanklich mit einem SOLL und die Spalten mit einem HABEN zu versehen. Ein Doppelklick auf eine Zelle würde alle Geschäftsvorgänge zeigen:
Auf der Grundlage dieser Datenbasis sind dann weitere Berichte verfügbar.
In dieser Abbildung, die auf den Daten der Matrix basiert, wird der Einkauf von Waren in Höhe von EUR 500.000,00 plus 19% MWSt. und die anschließende Zahlung unter Abzug von 3 Prozent Skonto gezeigt:
