Change Management in S/4HANA-Projekten nicht vergessen

Um sich mit neuen Technologien und Standards, wie eine schnellere HANA-Datenbank und eine holistische Architektur mit SAP S/4HANA, auch im Kern optimal für die Zukunft aufzustellen, entschied sich der Schäfer Shop für eine System-Conversion auf SAP S/4HANA mit dem Release 1909 im Brownfield-Ansatz als Grundlage für Innovationen.

Von Britta Ardelt (Nagarro ES) wollte ich wissen, was sie bei der S/4HANA-Einführung empfiehlt und was man unbedingt vermeiden sollte.

Frau Ardelt ist Gast eines Expert-Talks zur IT-Onlinekonferenz 2021 „SAP S/4HANA, SAP-Optimierung, Effizienzsteigerung und Digitale Transformation“ und berichtet dort gemeinsam mit Vertretern von Schäfer Shop über das Transformationsprojekt.

 

Frau Ardelt, was sollten Unternehmen bei der S/4HANA-Einführung unbedingt beachten — und was vermeiden?

Nagarro ES_Britta ArdeltBritta Ardelt: Das ist eine unheimlich spannende Frage, die aber voraussetzt, dass sich Unternehmen bereits Gedanken dazu gemacht haben, was sie von einer SAP S/4HANA Einführung erwarten.

Und das kann in fundamental unterschiedliche Richtungen gehen: Will ich historisch gewachsene Systeme harmonisieren? Will ich vielleicht sogar Systeme unter SAP S/4HANA konsolidieren? Oder erhoffe ich mir vor allem innovative Szenarien – und muss mir dann die Frage stellen, ob die Systeme dazu bereits in der Lage sind oder erstmal das Grundgerüst gebaut werden muss. Zusätzlich gibt es dann auch noch die Perspektive auf das Deployment: Soll die SAP S/4HANA Einführung genutzt werden, um eine andere Bereitstellung zu ermöglichen? Private, Public Cloud oder hybrid – kann aber wiederum eine Validierung bzw. Optimierung der Prozesse bedeuten. Andererseits ist für Unternehmen aber auch die Rückorientierung an Standardprozesse denkbar.

Sie sehen, Herr Sanden, eine vermeintlich einfache Frage, mit vielen Implikationen, die immer für den Einzelfall getroffen werden muss.

Pauschal kann ich also nur wie folgt antworten: Beachten Sie unbedingt immer die individuelle Ausgangslage mit Ihren eigenen Zielsetzungen und schauen Sie über den Tellerrand. SAP S/4HANA bietet hier viele Möglichkeiten. Und: Vermeiden Sie es, den Umstieg zu unterschätzen und ziehen Sie auch Change Management hinzu. Denn die Mitarbeiter müssen nicht nur geschult, sondern auch abgeholt werden, um eine schnelle Akzeptanz und Effizienz bei den Anwendern zu ermöglichen.

 

Was sind die Herausforderungen, wenn über lange Jahre gewachsene SAP-Systeme auf S/4HANA umgestellt werden müssen?

Wenn die Systeme über Jahre wachsen, dann wachsen meist auch die Prozesse und der Entwicklungsanteil mit. Oftmals zeigt sich dann in den Fit/Gap-Workshops, dass eine schnelle Transition auf SAP S/4HANA nicht so einfach wie vielleicht erhofft realisierbar ist und eventuell ein Re-Design im Hinblick auf die SAP S/4HANA Kompatibilität notwendig wird.

Für die Transition gibt es aber einige Methoden, die für die unterschiedlichen Ausgangslagen anzuwenden sind.  So kommt neben einer Conversion oder einer Neueinführung im Greenfield-Ansatz auch eine Selective Data Transition im Mix&Match oder Shell-Ansatz in Frage. Ein SAP S/4HANA Projekt bietet also immer eine gute Gelegenheit, über eine Prozessoptimierung nachzudenken.

Wenn die Prozesslandschaft bereits durchdacht aufgebaut ist und sich wenig Herausforderungen im Fit/Gap-Workshop zeigen, dann ist eine Conversion im Brownfieldansatz ein guter Weg.

 

Was sind Entscheidungskriterien für eine Brownfield-Umstellung?

Unternehmen entscheiden sich beispielsweise für eine Brownfield-Umstellung, wenn ihre Originaldaten weiterhin verfügbar sein sollen. Das setzt aber natürlich voraus, dass die bestehenden Prozesse zu den neuen Anforderungen passen. Manchmal sind es aber gesetzliche Anforderungen, die den Zugriff auf historische Daten erfordern, die die Entscheidung in Richtung Brownfield treiben.

Der Vorteil einer Brownfield-Conversion liegt dann aber auf der Hand: es sind meist wesentlich kürzere Projektlaufzeiten geplant, weil die bestehende Lösung als Grundlage genutzt werden kann. Weiterhin ist keine Migration nötig und der Aufwand in Richtung Change Management ist geringer.

Meine Antwort hier ist aber ganz klar nicht allumfassend. Wie ich bereits gesagt habe, es muss immer der Einzelfall betrachtet werden. Nur weil ein Unternehmen mit einer Conversion gut gefahren ist, heißt das nicht automatisch, dass das für alle gilt.

 

Welche Fehleinschätzungen beobachten Sie in S/4HANA-Projekten?

Oftmals wird ein SAP S/4HANA Projekt noch als rein technisches Projekt gesehen. Das ist es aber ganz klar nicht! Hier möchte ich vor allem den Aspekt des Change Management hervorheben, der immer mitbetrachtet werden muss. Gibt es neue Prozesse und Funktionen mit SAP S/4HANA? Das hat nämlich Auswirkungen auf die Arbeit der Anwender.

Kommen noch neue Benutzeroberflächen wie beispielsweise FIORI dazu, müssen diese Innovationen transparent für den Anwender sein, um ein Blockieren der Mitarbeiter direkt zu verhindern. Denn es ist ganz klar: Nur wenn der Nutzen klar erkennbar ist, wird es die User Acceptance (die immer dringend notwendig ist) geben.

Ein anderer Punkt ist die Fehleinschätzung, dass Innovationen sofort kommen. Dies ist aus technischer Sicht so korrekt, oftmals müssen aber erst einmal die Grundlagen geschaffen werden, dass die Innovationen auch umsetzbar sind. Eine Umstellung auf SAP S/4HANA ist dabei meist erst nur der Anfang. Wir sehen das folgendermaßen: Weniger ist oft mehr.

Ist die Umstellung erfolgt, können weitere Ausbaustufen kommen. Konzentrieren Sie sich bei der Transition aber in erster Linie auf die notwendigen Schritte, um die Projektlaufzeit zu verkürzen.

 

Was erfahren wir von Ihnen bei der IT-Onlinekonferenz 2021?

Zusammen mit unserem Kunden Schäfer Shop wollen wir zeigen, wie eine SAP S/4HANA Conversion aussehen kann. Welche Erfahrungen wir gemacht und was wir gelernt haben. Ein Bericht direkt aus der Praxis.

 

Was wird 2021 das dominierende Thema in der SAP-Community?

Die verschiedenen Deployment-Optionen aus der Cloud, Hybrid oder On-Premises.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

Ausführliche Informationen bei der IT-Onlinekonferenz 2021:

Sie können diesen und alle Beiträge der #ITOK21 live (25.01. – 28.01.) oder als Aufzeichnung verfolgen und eigene Fragen an die Experten stellen.

Bei der IT-Onlinekonferenz geben SAP-Kunden vier Tage lang Erfahrungsberichte aus S/4HANA-Projekten und SAP-Optimierungen. Zusätzlich gibt es vielfältige Interaktions- und Networking-Möglichkeiten.

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