CLAAS über S/4HANA-Umstieg und Custom Code: Selber machen, auslagern oder automatisieren?

Der weltweit aktive Landmaschinenhersteller CLAAS steht vor der Herausforderung, sein komplexes ERP-System zu modernisieren. Dafür hat sich das Unternehmen intensiv auf die Migration zu SAP S/4HANA vorbereitet. Wir haben mit Edwin Verkaik (S/4HANA Program Manager IT | CLAAS) auf dem DSAG-Jahreskongress 2023 in Bremen über die Strategie hinter der S/4HANA-Roadmap und insbesondere seine Erfahrungen im Umgang mit komplexen Custom-Code-Anpassungen gesprochen.

 

Herr Verkaik, wie hat CLAAS sich zunächst auf den S/4HANA-Umstieg vorbereitet?

Talk IT-Onlinemagazin und CLAAS
Foto (v.l.) Helge Sanden, Maike Rose (beide IT-Onlinemagazin), Edwin Verkaik (CLAAS)

Edwin Verkaik: Unsere Ausgangslage war entscheidend für unsere intensive Vorbereitung auf das S/4HANA-Vorhaben. Wir nutzen bereits seit mehr als 20 Jahren ein zentrales ERP-System, das wir regelmäßig weiterentwickelt haben. Diese Weiterentwicklungen wollen wir behalten. Es soll aber möglichst optimiert migriert werden. Dem gegenüber stehen über 10.000 eigens entwickelte Transaktionen und mehr als 17 Millionen Zeilen Custom-Code. Angesichts dieser Komplexität entschieden wir uns beim ERP-System für eine Conversion mit Brownfield-Ansatz. Greenfield sollte für ein dezentrales EWM und MES mit SAP MII und SAP ME zum Einsatz kommen.

 

Herausforderungen im S/4HANA-Projekt

Was waren Ihre größten Herausforderungen im Vorfeld des S/4HANA-Projekts?

Die größten Herausforderungen waren die Rückendeckung des Top-Managements inklusive einer realistischen Erwartungshaltung. Es war wichtig zu betonen, dass wir mit dem Go-Live von S/4HANA nicht fertig sind. Wir schaffen damit vor allem ein Fundament für die Zukunft. Die Organisation eines Projekts dieser Größe ist ebenfalls eine Hürde. Operative Themen haben in Fachbereichen immer Vorrang. Eine S/4HANA-Roadmap erstreckt sich außerdem über mehrere Jahre. Das ist für viele, insbesondere für das mittlere Management, weit weg und damit schwer greifbar. Wir müssen zudem den Projektumfang mit den uns begrenzt zur Verfügung stehenden Kapazitäten bewältigen. Auch gibt es Altlasten aus der Vergangenheit, deren Mehrwert nicht sofort ersichtlich ist.

 

Effektive S/4HANA Custom-Code-Anpassung

Wie sind Sie bei der Vorbereitung auf die Custom-Code-Anpassung vorgegangen?

Uns war klar: Die frühzeitige Analyse des Scopes ist entscheidend. Das gilt auch für die Custom-Code-Anpassung. Wir haben diese Analyse dann zusammen mit Panaya über eine Impact Analyse und dem ABAP Test Cockpit (ATC) durchgeführt. Ergebnis: Der manuelle Aufwand für eine Custom-Code-Anpassung wurde auf mehrere Tausend Tage geschätzt. Wir haben daraufhin verschiedene Vorgehensweisen geprüft, darunter eine reine Inhouse-Umsetzung, die Beauftragung eines Dienstleisters, auch Offshore, oder eine Automatisierung. Die Herausforderung besteht zudem darin, dass sich das Projekt über einen längeren Zeitraum erstreckt und Releasewechsel innerhalb von S/4HANA zusätzlichen Aufwand erzeugen. Wir mussten außerdem verfügbare Kapazitäten, den Umgang mit der Releasewechsel-Problematik, Kosten und Qualität sowie den Koordinationsaufwand abwägen.

 

Lösungen zur Automatisierung im S/4HANA-Vorhaben

Sie haben jetzt zwei Lösungen im Einsatz, die auf den ersten Blick miteinander kollidieren. Warum?

Wir benötigten Unterstützung in der Impact Analyse, bei der Organisation des Projekts und im Testmanagement. Unserer Einschätzung nach war ein Partner wie Panaya hier gut geeignet. Bei der Umsetzung wäre damit jedoch immer noch zu viel manuelle Arbeit übriggeblieben. Daher entschieden wir uns mit SmartShift für eine weitere Lösung, um die Custom-Code-Anpassung zu automatisieren. Diese Entscheidung musste auch dem Management erklärt werden, der verantwortliche Controller drückte es vereinfacht aber treffend aus: „Panaya ist also das Fieberthermometer, SmartShift die Medizin.“

Bei der Wahl der Partner und Lösungen haben wir Kosten, Qualität und Zeit sorgfältig abgewogen. Wir benötigten Struktur für unser S/4HANA-Projekt. Gleichzeitig wollten wir unsere eigenen Entwicklerressourcen für die anspruchsvolleren Aufgaben nutzen und die Fleißarbeit automatisieren.

 

… und hat dieser Ansatz gut funktioniert?

Es wird sich zeigen, aber auf Basis der ersten Rückmeldungen sind wir optimistisch.

 

Erfolgsfaktoren für ein erfolgreiches S/4HANA-Projekt

Was empfehlen Sie anderen Unternehmen?

Ganz wesentlich ist: Kenne Dein System, kenne die Aufgaben, die auf Dich zukommen. Fang frühzeitig an, im Detail zu analysieren, was auf Dich auch quantitativ zukommt. Eine frühzeitige und ausführliche Analyse des Projektumfangs war für uns maßgeblich. Nur so kann man fundiert entscheiden, wofür die verfügbaren Entwicklerressourcen eingesetzt werden sollen. Kommuniziere die Ergebnisse frühzeitig in die Organisation: IT und Fachbereiche müssen die Auswirkungen kennen, verstehen und für die Planung berücksichtigen.

Wichtig auch: Der gewählte Ansatz muss zur Unternehmenskultur passen. Auch wenn hier die Meinungen auseinander gehen: Brownfield ist ein valider Ansatz.

Und ganz direkt kann ich noch einen dritten Punkt empfehlen: Wenn Sie noch nicht mit der S/4HANA-Roadmap-Planung begonnen haben, fangen Sie jetzt an!

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Maike Rose, IT-Onlinemagazin

 

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