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Eingehende Auftragsbestätigungen automatisiert mit SAP verarbeiten

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Posted 19. September 2017 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Was viele SAP-Anwenderunternehmen bereits bei den Eingangsrechnungen optimiert haben, lässt sich auch für die Bestellabwicklung anwenden: Die Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen lässt sich weitgehend automatisieren. Das kann besonders dann sinnvoll sein, wenn Bestellprozesse über die gesamte Organisation hinweg transparent sein müssen und die Unternehmens-Compliance gewährleistet werden soll.

Wir fragten Torsten Rexin, Mitglied der Geschäftsleitung der AFI Solutions GmbH und verantwortlich für den Bereich der Kundenlösungen, nach Beweggründen von SAP-Anwenderunternehmen, erreichbaren Optimierungen und Empfehlungen für derartige Automatisierungsvorhaben.

Die automatisierte, in SAP-integrierte Verarbeitung eingehender Auftragsbestätigungen wird am 08. November 2017 neben anderen Themen auf dem „AFI-Jahreskongress“ in Stuttgart thematisiert. Das IT-Onlinemagazin ist Medienpartner der Veranstaltung.

 

 

 

Herr Rexin, welche Beweggründe haben SAP-Anwender, die Bearbeitung von Auftragsbestätigungen zu automatisieren?

Torsten Rexin AFI SolutionsTorsten Rexin: Eine Herausforderung auf Kundenseite liegt beispielsweise darin, die unternehmensinternen Compliance-Anforderungen vollumfänglich zu erfüllen. Als Teil des Vertragswerks in der Lieferantenbeziehung ist die Auftragsbestätigung ein wesentlicher Bestandteil. Sie beinhaltet unter anderem die Liefer- und Zahlungsbedingungen des Lieferanten.

Haben die Vertragspartner die Konditionen nicht genau definiert und festgehalten, kann es im Nachhinein zu möglichen Diskussionen oder unterschiedlichen Meinungen diesbezüglich kommen. Fakt ist, dass jede Einkaufsorganisation einen Überblick über ihre Lieferanten mit allen Abweichungen zu Preisen, Terminen oder Mengen benötigt. Somit kann umgehend reagiert werden, wenn das bestellte Material nicht rechtzeitig geliefert werden kann und es dementsprechend zu Verzögerungen in der Produktion kommen könnte.

In der gesamten Prozesskette von Purchase-to-Pay ist die Auftragsbestätigung demnach eine enorm wichtige Komponente. Je besser die Bestellung ist, etwa durch eine Auftragsbestätigung, die Mengen, Termine oder auch Preise korrigiert, umso einfacher und genauer ist im Anschluss der Prozess des Rechnungseingangs.

So verbessern sich nicht nur die Qualität der Bestellungen, sondern auch die der nachgelagerten Prozesse und deren Potenzial zur Automatisierung.

 

Wo liegen die organisatorischen Herausforderungen und wie kann man die Abläufe optimieren?

Eine automatisierte, elektronische Auftragsbestätigungsverarbeitung einzuführen, ist kein reines IT-Projekt, sondern eher ein Organisationsprojekt. Die IT-Abteilung hilft dabei, das System zu installieren. Die Umgestaltung der Organisation ist Aufgabe des Managements, das voll hinter solch einem Projekt stehen muss.

Denn die Herausforderung im Vorfeld ist, zum einen neue Rollen und Teams zu formieren und zum anderen eine Lösung zu designen, die zum Unternehmen passt und mit der alle arbeiten können und wollen.

Die Einführung des neuen Systems ist sicherlich innerhalb von wenigen Tagen zu schaffen. Die Organisation jedoch komplett darauf anzupassen, Mitarbeiter auszubilden und entsprechend mit der neuen Lösung arbeiten zu lassen, dazu gehört mehr. Wir bieten daher Testbegleitung, Schulungen und Trainings der Mitarbeiter an, sowie die Möglichkeit, einen erweiterten Supportvertrag bis hin zu 24/7-Verfügbarkeit abzuschließen.

Zudem können Unternehmen durch unseren Digitalisierungsservice „RedPaperCenter“ Prozessteile aus den Fachabteilungen auslagern, damit sich die Fachkräfte auf ihre eigentliche Arbeit konzentrieren können: Auftragsbestätigungen, die aktuell bei allen Einkäufern als Anlage im E-Mail-Postfach oder als Fax ankommen, werden künftig direkt an ein zentrales E-Mail-Postfach gesendet oder weitergeleitet. Die Anlagen werden automatisiert von den E-Mails abgetrennt. Mittels OCR (Optical Character Recognition) lassen sich die im SLA (Service Level Agreement) definierten Felder einer Auftragsbestätigung auslesen und durch die Mitarbeiter des RedPaperCenters nochmals manuell verifizieren.

Nach dieser Qualitätskontrolle werden die Dokumente und Daten direkt an das SAP-System des Kunden übermittelt. Einkäufer sehen dann für ihre Einkaufsorganisation in einer speziellen Ansicht für Auftragsbestätigungen auf einen Blick, welcher Lieferant den Liefertermin nicht einhalten kann, möglicherweise nicht die bestellte Menge liefert oder einen anderen Preis als bestellt angibt. Diese Transparenz im Hinblick auf die Lieferfähigkeit der bestellten Artikel ist enorm wichtig, um den Produktionsprozess auf Kundenseite nicht zu gefährden.

 

Können Sie die erreichbaren Einsparungen auch betriebswirtschaftlich beziffern?

Unternehmen, die bisher diese Projekte mit uns durchgeführt haben, sind nicht zwingend mit genau diesem Aspekt auf uns zugekommen. Vielleicht kann man sagen, es war ein Teilaspekt, denn der Wirtschaft geht es gut, die Unternehmen expandieren, aber häufig werden keine neuen Stellen genehmigt. Dann spielt der betriebswirtschaftliche Aspekt schon eine Rolle.

Unternehmen versuchen dann, mit den vorhandenen Mitarbeitern das stetig wachsende Volumen an Auftragsbestätigungen zu stemmen. Das ist aber nur ein Nebeneffekt. Deutlich wichtiger für Kunden sind der Qualitätsaspekt, die Liefertreue und die Transparenz in der gesamten Prozesskette.

 

Spielen Cloud-Lösungen oder Managed Services in diesem Zusammenhang eine Rolle?

Im Zusammenhang mit der automatisierten Auftragsbestätigung haben Cloud-Lösungen momentan noch keine Bedeutung. Unsere Kunden betreiben ihr SAP-System in ihrer eigenen Infrastruktur. Mit S/4HANA wird sich dies zukünftig sicherlich ändern. Aktuell haben wir eine neue Produktlinie für die S/4HANA-Welt geschaffen, die sich bereits bei einigen Kunden in der Einführungsphase befindet.

Managed Services als Managed Document Services haben durchaus eine Bedeutung im Kontext von Auftragsbestätigungen und auch Rechnungen. Der elementare, aber nicht fachliche Prozessteil der Erkennung und Verifizierung wichtiger Dokumenteninhalte lässt sich einfach als Service, z. B. in unser RedPaperCenter, auslagern.

 

Wenn Sie eine Empfehlung aussprechen sollten: Worauf muss man bei derartigen Vorhaben besonders achten?

Ein wichtiger Aspekt ist die Qualität. Neben der Qualität der Auftragsbestätigung des Lieferanten muss allerdings auch die Qualität der eigenen Bestellung stimmen. Das bedeutet, wenn Unternehmen eine fundierte Bestellung mit möglichst wenig Freitext verschicken, ihren Materialstamm aktuell und mit der Lieferantenmaterialnummer gepflegt haben, dann kann auch die Auftragsbestätigung entsprechend der Bestellung zugeordnet und automatisiert verarbeitet werden.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, die Menschen, die zukünftig mit der Lösung arbeiten werden, mit einzubeziehen. Es empfiehlt sich, von Anfang an Entscheidungsträger und Key-Player ins Einführungsprojekt einzubinden. Diese können die neue Lösung vorab hinsichtlich ihrer Praxistauglichkeit und ihrer Funktionalitäten testen. Mit dem Feedback, das sich aus dieser Testphase ergibt, lassen sich die vorher definierte Soll-Prozesse zugunsten der Usability noch anpassen.

Alles in allem handelt es sich bei solchen Einführungsprojekten um recht dynamische und agile Projekte, bei dem Mitarbeiter mit einbezogen und Anwender abgeholt werden. Unsere Erfahrungen aus bestehenden Kundenprojekten haben gezeigt, dass die Grundvoraussetzungen in Bezug auf Qualität durchaus gegeben waren. Die größere Herausforderung bestand darin, die Mitarbeiter in den Fachabteilungen abzuholen und in die neuen Prozesse einzubinden.

 

Mit einem Wort ausgedrückt: Was ist aus Ihrer Sicht das dominierende Thema für SAP-Entscheider in den nächsten zwölf Monaten?

Der Umstieg von SAP ECC auf SAP S/4HANA. Das wird das dominierende Thema sein und wir haben uns darauf vorbereitet.

 

Vielen Dank für das Interview.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

 

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