Elektronischer Rechnungsversand: PDF/A per E-Mail wird bevorzugt

„Bei der Umstellung auf einen elektronischen Rechnungseingang ist die Akzeptanz der Lieferanten ein entscheidender Erfolgsfaktor“, so die Erfahrung von Software4Professionals, Hersteller der Standardsoftware-Suite YAMBS. Der Rechnungsversand im PDF-Format per E-Mail wird dabei nach Unternehmensangaben von vielen Rechnungsversendern bevorzugt, und mit den richtigen Maßnahmen ließen hohe Umstellungsquoten der Lieferanten erreichen.

Die Rechnungsvariante PDF per E-Mail sei besonders für Unternehmen interessant, die noch keine oder nur wenig Erfahrung mit dem elektronischen Rechnungsaustausch haben – die Umstellung sei ohne weitere Prozessanpassungen möglich, so das Unternehmen weiter.

PDF/A ermöglicht Extraktion von Daten zur Rechnung

Ein Vorteil der automatischen Verarbeitung von Rechnungen im PDF/A-Format dürfte die direkte Extraktionsmöglichkeit buchhaltungsrelevanter Informationen sein, die Scan- und OCR-Technologien überflüssig macht.

Rechnungsrelevante Daten lassen sich in nächsten Bearbeitungsschritten mit der SAP Unternehmenssoftware zur weiteren Verarbeitung (Rechnungseingangsbuch, Vorkontierung, Verbuchung) nutzen. Ergänzend ist eine Ablage im Archiv möglich.

Schemazeichnung: Dank an Software4Professionals