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„Bei der Umstellung auf einen elektronischen Rechnungseingang ist die Akzeptanz der Lieferanten ein entscheidender Erfolgsfaktor“, so die Erfahrung von Software4Professionals, Hersteller der Standardsoftware-Suite YAMBS. Der Rechnungsversand im PDF-Format per E-Mail wird dabei nach Unternehmensangaben von vielen Rechnungsversendern bevorzugt, und mit den richtigen Maßnahmen ließen hohe Umstellungsquoten der Lieferanten erreichen.
Die Rechnungsvariante PDF per E-Mail sei besonders für Unternehmen interessant, die noch keine oder nur wenig Erfahrung mit dem elektronischen Rechnungsaustausch haben – die Umstellung sei ohne weitere Prozessanpassungen möglich, so das Unternehmen weiter.
PDF/A ermöglicht Extraktion von Daten zur Rechnung
Ein Vorteil der automatischen Verarbeitung von Rechnungen im PDF/A-Format dürfte die direkte Extraktionsmöglichkeit buchhaltungsrelevanter Informationen sein, die Scan- und OCR-Technologien überflüssig macht.
Rechnungsrelevante Daten lassen sich in nächsten Bearbeitungsschritten mit der SAP Unternehmenssoftware zur weiteren Verarbeitung (Rechnungseingangsbuch, Vorkontierung, Verbuchung) nutzen. Ergänzend ist eine Ablage im Archiv möglich.
Schemazeichnung: Dank an Software4Professionals
