IT-Onlinemagazin
Rund 6000 Dokumente muss die Klingspor AG, ein weltweit führender Hersteller von Produkten für die Bearbeitung von Oberflächen und das Trennen von Werkstoffen, täglich archivieren. Aufgrund hoher Lizenzgebühren ersetzte das Unternehmen sein bisheriges ECM-System durch eine – nach eigenen Angaben – schlankere SAP-Archivlösung und migrierte rund 15 Millionen archivierte Dokumente.
Wenn zukünftig weitere SAP-Benutzer, zum Beispiel bei SAP-Rollouts, angelegt werden müssen, sind damit keine zusätzlichen Archiv-Lizenzen verbunden. Zum Einsatz kommt eine Lösung des Anbieters KGS Software. Es speichert die Dokumente auf Dateisystemebene und arbeitet ohne zusätzliche Datenbank.
Gewachsene SAP-Systemlandschaft
Rund 900 SAP-User in 29 Firmen der Klingspor-Gruppe wickeln ihre Geschäftsprozesse mit einem zentralen SAP ERP-System (Release ECC 6.06) in einem Mandanten ab. Betreut wird die SAP-Landschaft – zu der auch weitere Systeme für Business Intelligence, CRM, Extended Warehouse Management und HR gehören – am Firmenhauptsitz im mittelhessischen Haiger. Rüdiger Hees ist Leiter der zehnköpfigen Abteilung IT-Anwendungsentwicklung von Klingspor und ein SAP-Kenner: „Wir haben 1986 SAP R/2 eingeführt und bis heute knapp 30 Roll-outs weltweit betreut. Aktuell beschäftigen wir uns mit Planungen für S/4HANA.“
Das Thema der Archivierung von SAP-Dokumenten stand bei Klingspor schon früh auf der Agenda. 2001 wurde die Lösung eines führenden ECM-Herstellers eingeführt. Die Vorteile eines elektronischen SAP-Archivs: Revisionssicherheit, höhere Geschwindigkeit beim Auffinden SAP-bezogener Dokumente und allgemein Zeit- und Kostenersparnissen gegenüber einem Papierarchiv.
Steigende Anzahl SAP-User trieb Lizenzkosten in die Höhe
Mit Stabilität und der breiten Funktionalität des Altsystems war man grundsätzlich zufrieden. Trotzdem ersetzte es Klingspor Anfang 2016 durch die Lösung von KGS. Der Grund war das für Klingspor sehr ungünstige Lizenzmodell des bisherigen Archivs. Als man das System 2001 einführte, musste man nur für jeden Archivanwender eine Lizenz vorhalten. Hier reichte eine Selbstauskunft darüber, wer das Archiv nutzt.
Nach der Übernahme des deutschen Archivherstellers durch einen ausländischen Konzern wurde das Lizenzmodell grundsätzlich neu interpretiert. Jetzt sollte Klingspor für jeden SAP-User auch eine Archivlizenz bezahlen, der aufgrund seiner Berechtigungen auf das Archiv zugreifen könnte – auch für solche, die das Archiv gar nicht bzw. unbewusst nutzen.
„Wir mussten jährlich neue Archivlizenzen hinzukaufen“, erläutert Rüdiger Hees. „Bei der neuen Lösung dagegen fallen keine Userbasierten-Archiv-Lizenzen an, sondern man zahlt pro SAP-System. Das gibt uns deutlich mehr Planungssicherheit, weil wir wissen, dass hier keine zusätzlichen Lizenzgebühren anfallen, wenn SAP-User dazukommen.“
Dokumentenspeicherung auf Dateiebene und ohne Datenbank
Projektstart war im Frühjahr 2016. Rund 15 Millionen Dokumente (rund 1 TB) wurden über die Migrationssoftware KGS Migration4ArchiveLink vom Altarchiv übertragen. Gespeichert werden die Dokumente direkt im Dateisystem. Dabei werden die Dokumente über iCAS von iTernity vor Manipulationen und ungewolltem Löschen geschützt und auf ihre Integrität hin geprüft.
An der neuen Lösung gefiel der IT-Abteilung nach eigenen Angaben, dass sie sehr schlank ist und technisch bedingt keine Datenbank mehr benötigt, sondern die Dokumente auf File-Ebene verwaltet. Das vereinfacht die IT-Landschaft, denn Klingspor konnte so auch seine bisherige SQL-Datenbank für das Archiv abschalten.
16 verschiedene Sichten auf Dokumente
Eine wesentliche Funktion des Altsystems – die Einrichtung verschiedener Sichten auf Dokumente – musste die neue Archivlösung freilich mitbringen. KGS erfüllte das K.O.-Kriterium mit seinem Produkt KGS ZADOC. Dirk Benner, Mitarbeiter der IT-Anwendungsentwicklung bei Klingspor: „Mit KGS ZADOC können wir, wie schon mit dem Vorsystem, verschiedene Sichten auf Belegarten erstellen.“ Dies sei exakt, was die Fachbereiche heute benötigten.
Öffnet man beispielsweise einen Kundenauftrag in der SAP SD-Auftragsmappe, sieht man alle Dokumente zum Kunden – also Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferbelege usw. „Mit den SAP-Standardfunktionalität ist dies nicht möglich“, so Dirk Benner. „KGS hat uns diese Aktenfunktionalität zum Festpreis angeboten und auch entsprechend umgesetzt.“
Beispiele für Aktensichten sind Aufträge, Materialinfosätze, Lieferungen, Rechnungen oder Fertigungsaufträge. Insgesamt 16 Sichten hat Klingspor im KGS-System eingerichtet, die Optik des Altsystems im SAP-Stil dabei weitgehend nachempfunden und im Zuge des Wechsels auch einige überholte Sichten abgeschafft.
Akten enthalten Dokumente
Der Aktenmanager KGS ZADOC wird über eine separate Transaktion aufgerufen und ermöglicht den SAP-Anwendern nun die Verwaltung aus- und eingehender Belege zu allen SAP-Modulen. Ausgangsdokumente werden automatisch archiviert, bei den eingehenden sind es vor allem Eingangsrechnungen und Bestellungen, teilweise auch allgemeiner Schriftverkehr.
Gesteuert wird der Aktenzugriff über ein Berechtigungskonzept, das vorschreibt, wer welche Sichten sehen darf. Eine KGS-Akte enthält verschiedene Dokumente (Rechnung, Auftrag, Non-SAP-Dokumente). Hinter den Akten verbergen sich die SAP-Objekte, an denen die Dokumente hängen. Diese lassen sich prinzipiell auch direkt aus der SAP-Anwendung heraus betrachten, jedoch erhält man auf diesem Weg eben nur das dem jeweiligen SAP-Beleg zugeordnete Dokument.
Zentrale Lizenzverwaltung und Administration
Eingangsbelege werden über neun KGS-ScanClients digitalisiert und ans Archiv überführt. Die Logistik in Haiger scannt darüber Kommissionierscheine, der Vertrieb eingehende Kundenbestellung, die Finanzbuchhaltung allgemeinen Schriftverkehr. Zwei ScanClients versehen ihren Dienst in den Landesgesellschaften Ukraine und Polen.
Für den Massenimport von Kundenbestellungen ins Archiv, die an den ScanClients digitalisiert werden, kommt der KGS DocumentRouter zum Einsatz. Für einen solch verteilten Einsatz der Scansoftware hat KGS seinen ScanServer entwickelt. Alle Lizenzen und Einstellungen können zentral in Haiger administriert werden.
User Exit für zusätzliche Berechtigungsprüfungen
Besondere Anforderungen hat der Konzern, was die Zugriffsberechtigungen auf Informationen im ERP angeht. Klingspor nutzt neben SAP- auch eigene Berechtigungsobjekte, um sicherzustellen, dass jeder Nutzer nur sehen kann, was er auch sehen darf.
Die vorhandenen Berechtigungsprüfungen waren für die Anforderungen von Klingspor nicht ausreichend. Die KGS stellte daraufhin einen User Exit für SAP zur Verfügung, der die Klingspor-eigenen Berechtigungsobjekte integriert. „Innerhalb von nur zwei Wochen hat uns die KGS diese Zusatzprogrammierung erstellt“, so Hees.
Weiterer Ausbau des Systems
Ein Folgeprojekt wurde bereits gestartet. Innerhalb des Konzerns werden zahlreiche Intercompany-Geschäfte mittels EDI-Datenübertragung abgewickelt. Hier gilt es bei buchhaltungsrelevanten Prozessen sicherzustellen, dass die Dokumente im EDI-Konverter nicht verändert werden. Deshalb müssen sie sichtbar gemacht werden, um kontrolliert werden zu können. KGS wird dafür einen Konverter entwickeln, der EDI-Nachrichten vor und hinter dem Konverter in einer für den Menschen lesbaren Form archiviert. Dieses Projekt startete im Frühjahr 2017.
Produktfoto: Klingspor / Fotos Hees und Benner: Frank Zscheile – vielen Dank für die Bereitstellung.
