IT-Onlinemagazin
Die Präferenzkalkulation und Lieferantenerklärung kann man in SAP auf unterschiedliche Arten realisieren, im SAP-Standard oder mit Add-On Lösungen, beispielsweise vom SAP-Partner abilis. Wir wollen die Vorteile und Nachteile beim Aufwand der Erstellung, bei der Dokumentation, bei der Nachverfolgung, beim Widerruf von Langzeiterklärungen und bei der Anforderung von Lieferantenerklärungen beleuchten.
Transparenz, Nachvollziehbarkeit, Nachweismöglichkeiten und Prozess-Sicherheit sind im Zusammenhang mit der Präferenzabwicklung wichtig, denn fehlerhafte Lieferantenerklärungen oder Lücken bei der Nachweispflicht können nach Angaben der Zollbehörden zivilrechtliche, steuerrechtliche, bußgeldrechtliche oder gar strafrechtliche Rechtsfolgen haben. Zusätzlich dürften Wettbewerbsnachteile entstehen, wenn man die eigenen Produkte nicht präferenzberechtigt anbieten kann.
SAP Standard enthält alle Basisfunktionen für Lieferantenerklärung und Präferenzkalkulation
Wenn man den SAP-Standard passend eingerichtet hat – der Customizing Aufwand dürfte im Schnitt bei 5-10 Tagen in Abhängigkeit der Anzahl statistischer Warennummern im Unternehmen liegen – lassen sich sowohl die Präferenzkalkulation als auch die Erstellung und Anforderung von Lieferantenerklärungen sicher ausführen. Als Basisfunktionen stehen unter anderem das erstellen, anfordern, mahnen, pflegen, verdichten (wenn man für die Produktion Waren von mehreren Lieferanten bezieht) von Lieferantenerklärungen zur Verfügung. Die Präferenzkalkulation kann einzeln oder als Sammelkalkulation erfolgen.
Vorteil: Die Stammdatenpflege erfolgt zentral. Alle im SAP System vorhandenen Informationen, z.B. Präferenzregeln, Stücklisten, Zollprodukte, Lieferanten oder Kunden, werden direkt ausgewertet und beispielsweise Präferenzinformationen auf Auftragsbestätigungen oder Rechnungen gedruckt.
Nachteil: Im SAP Standardprozess ist vorgesehen, dass die Ablage der Lieferantenerklärungen in Papierform erfolgt. Hat man viele Komponenten, Produkte, Kunden und Lieferanten, steigt der Aufwand die Übersicht zu halten. „Wenn ich eine Komponente ab sofort aus einem anderen Ursprungsland beziehe, ist es im Standard nahezu unmöglich herauszufinden, wem ich eine Lieferantenerklärung abgegeben habe, die ich nun widerrufen oder aktualisieren muss“, erläutert Ronny Förderer, Leiter SAP Consulting und Prozessberatung bei abilis.
Bei der Präferenzkalkulation sollten für alle Komponenten entsprechende LE vorliegen. Die Nachvollziehbarkeit, welche Erklärungen von Lieferanten vorliegen, und das Mahnwesen erfordern im Standard manuellen Aufwand.
Lieferantenerklärung anfordern mit SAP Add-on
Eine hohe Rücklaufquote bei der Anforderung von Lieferantenerklärungen kann den Verwaltungsaufwand reduzieren. Dieses Ziel will das SAP Add-On „Lieferantenerklärung anfordern“ von abilis erreichen, indem es den zeitlichen und organisatorischen Aufwand für den Aussteller reduziert. Das Anfordern erfolgt mittels elektronischem Formular (Adobe Interactive Form), das bereits soweit wie möglich mit den Informationen aus den SAP Stammdaten vorgefüllt ist.
In der Regel muss ein Lieferant nur noch auswählen, ob er eine Langzeiterklärung, eine Einzelerklärung oder keine Erklärung abgibt und auf „senden“ drücken. Die rücklaufenden Informationen werden im SAP Add-on automatisch verarbeitet und papierlos in SAP oder einem ausgewählten Archiv abgelegt. Der Prozess wird zusätzlich optimiert, da auch das Mahnwesen für noch fehlende Erklärungen automatisch erfolgt.
Automatische Anforderung der LE bei Bestellung
Auch die Anforderung der Lieferantenerklärung geschieht automatisch: Entweder zyklisch (zum Beispiel einmal pro Jahr) oder wenn eine Materialbestellung erfolgt, für die noch keine gültige LE vorliegt. Der Einkäufer muss das nicht mehr manuell prüfen und anfordern, diese Aufgabe übernimmt das SAP-Add-On für ihn.
Vorteil: Erhöhter Ausfüllkomfort für Ersteller / Lieferanten durch einheitliches und vorausgefülltes Standardformular, hohe Rücklaufquote möglich, papierlose Dokumentation , Ablage und direkter Aufruf in SAP, Automatisierung der Anforderung und des Mahnwesens.
Nachteil: Das SAP Addon (Preis derzeit 14.990,-€) muss implementiert und eingerichtet werden. Den Aufwand hierfür beziffert abilis mit wenigen Tagen.
„Wir führen jährlich rund 30.000 Bestellungen mit rund 75.000 Bestellpositionen durch. Dabei bestellen wir etwa 25.000 unterschiedliche Produkte bei ca. 325 Lieferanten. Manuell könnten wir die Anforderung, Überwachung und das Mahnwesen der Lieferentenerklärung nur mit hohem personellen Aufwand schaffen. Die Investition in das abilis Add-On dürfte sich spätestens nach 12 Monaten amortisiert haben“, schätzt Michael Grzalik, Leiter Einkauf bei IWK Verpackungstechnik GmbH, auf Anfrage des IT-Onlinemagazins.
Lieferantenerklärung erstellen mit SAP Add-on
Hohe Transparenz scheint das Ziel des SAP Add-On „Lieferantenerklärung erstellen“ von abilis zu sein. Alle für eigene Kunden ausgestellten und übermittelten Lieferantenerklärungen werden als PDF Dokument archiviert und abgelegt. Somit kann man immer nachvollziehen, welche LE ausgestellt wurden.
Für den Fall, dass ein Produkt nun in einem anderen Land produziert wird und die LE dadurch widerrufen werden muss, kann über Suchmasken (Kunde, Material, Datum) ausgewertet werden, welche Kunden informiert werden müssen. Der Widerruf kann automatisch erfolgen.
Vorteil: Papierlose Dokumentation , Ablage und direkter Aufruf in SAP, automatischer Widerruf und Auswertungsmöglichkeiten von ausgestellten Lieferantenerklärungen.
Nachteil: Lizenzkosten und Einrichtungsaufwand (Pauschalpreis).
„Unternehmen, die eine drei- oder vierstellige Zahl an Lieferantenerklärungen abgeben, können ohne Auswertungsmöglichkeiten kaum die Transparenz bekommen, die sie für sichere Prozesse und durchgängige Nachvollziehbarkeit benötigen“, äußert sich Ronny Förderer gegenüber dem IT-Onlinemagazin.
Fazit: Lieferantenerklärung mit SAP
Die Basisfunktionen sind im SAP Standard vorhanden und müssen konfiguriert werden. Der Aufwand liegt in der Regel bei 5 – 10 Tagen. Zusätzlich gibt es SAP Add-On Produkte, wie beispielsweise von abilis, mit denen man Prozesse automatisieren und die Transparenz erhöhen kann. Derartige Lösungen dürften sich ab 1.000 Zukaufteilen und ab 100 Lieferanten rentieren.
Weiterführende Informationen:
Wie man die Lieferantenerklärung und Präferenzkalkulation in SAP optimieren kann
Whitepaper (mit Registrierung)
SAP Help: Einführung in die Präferenzabwicklung mit SAP
Zoll online: Lieferantenerklärung – Bestimmungen und Rechtsfolgen
