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Will man aus funktionalen oder muss man aus technischen Gründen – zum Beispiel bei einer S/4HANA Migration – auf das neue SAP Hauptbuch umstellen, ergeben sich einige Herausforderungen.
Damit derartige Projekte nicht nur zum Geschäftsjahreswechsel möglich sind, sind beispielsweise Lösungsansätze gefragt, mit denen man unterjährig oder rückwirkend eine Hauptbuch-Umstellung durchführen kann.
Bei großem Belegaufkommen ist zudem eine geringe Downtime während der Umstellung wünschenswert, damit die Migration im laufenden Betrieb gelingt. Auch fachliche Fragen müssen beachtet werden.
Gründe für Umstellung auf das neue Hauptbuch (New GL)
Die wichtigsten funktionalen Beweggründe für die Nutzung des neuen SAP Hauptbuches (New General Ledger / New GL) sind die Beschleunigung des Periodenabschlusses (Fast Close), die Möglichkeiten der parallelen Rechnungslegung (parallel ledger), um internationale Rechnungslegungsstandards und Rechnungslegungsrichtlinien (z.B. HGB, IAS, IFRS, US-GAAP, FER, RAS) in einem SAP-System abzubilden, und Bilanzierungsmöglichkeiten auf Profitcenter-Ebene.
Wichtig zu wissen: Nach der Umstellung auf S/4HANA gibt es nur noch eine Journaltabelle, die auf der Struktur der New GL Tabellen basiert. Aus diesem Grund muss man entweder vor der S/4HANA Migration das neue Hauptbuch einführen oder dieses bei der Umstellung rückwirkend aktivieren.
Herausforderungen bei „New GL“ Umstellungen
Die internationale Einigung auf einen einheitlichen, länderübergreifend gültigen Kontenrahmen dürfte insbesondere in Konzernen ein mühsamer Einigungsprozess mit politischer Brisanz sein. Die Harmonisierung ist jedoch wichtiger Erfolgsfaktor für derartige Projekte und den späteren Nutzen der Umstellung.
Ferner sollte man die Datenqualität historischer Belege in Bezug auf die nun notwendige Belegaufteilung (Belegsplit) prüfen. Wenn Belege nicht eindeutige Kennzeichen tragen, die eine automatisierte Zuordnung zu Profitcentern erlauben, kann hier nachträglich ein hoher manueller Aufwand notwendig werden.
Die unterjährige Umstellung auf das neue Hauptbuch kann für Unternehmen eine Herausforderung darstellen, weil die SAP-Bordmittel das nicht ohne weiteres hergeben. Es gibt nur einige wenige Lösungsansätze am Markt, die eine rückwirkende Aktivierung oder Umstellung im laufenden Geschäftsjahr ermöglichen.
Bei hohem Belegaufkommen — bei einem deutschen Logistikdienstleister sind das beispielsweise 4,5 Millionen Belege pro Woche — und damit verbundenen großen Datenmengen zur Umstellung, muss auf die erwartete Downtime der SAP-Systeme während der Umstellung geachtet werden. In diesen Fällen können Methoden zur „Vormigration“ notwendig und hilfreich sein, um das neue Hauptbuch im laufenden Betrieb einzuführen und bei Umstellung — beispielsweise am Wochenende — nur noch fehlende Delta-Belege zu migrieren.
New GL Umstellung häufig im Kontext anderer Maßnahmen
Wir fragten Klaus Wesp, Mitglied des S/4HANA Core-Teams bei der SNP AG, nach seinen Beobachtungen und der Strategie der SAP-Anwenderunternehmen: „Projekte, die ausschließlich das Ziel der Nutzung des neuen Hauptbuchs haben, führen wir für Kunden eher selten durch. In der Regel erfolgen Hauptbuch-Umstellungen in Kombinationen mit Kontenplanumstellungen, Mergern, Carve-Outs oder S/4HANA-Migrationen und werden in diesem Zuge einfach mitgemacht. SNP bietet mit dem SNP Transformation Backbone für diese Zwecke ein flexibles Werkzeug an, was viele Referenzprojekte der letzten Jahre zeigen.“
Bei der Erstellung einer Roadmap für derartige Vorhaben kann es demzufolge sinnvoll sein, in diesem Zuge auch gleich über eine Hauptbuch-Umstellung nachzudenken.
