Provisionsabrechnung und Rückvergütung muss für SAP S/4HANA überarbeitet werden

Die SAP-Funktionen im SD und MM für Provisionsabrechnungen, Rückvergütungen und Bonusabrechnungen müssen überarbeitet werden, wenn man auf SAP S/4HANA umsteigt. Die Umstellung auf die neue Logik kann man bereits im SAP ECC durchführen und sie damit von der restlichen S/4HANA-Migration entkoppeln. Zusätzlich kann man dann heute schon von verbesserten Funktionalitäten profitieren.

Wir fragten Jörg Zeutzius, Geschäftsführer des SAP-Beratungshauses CONSALTUM, warum die Umstellung notwendig ist, welche Vorteile eine frühzeitige Anpassung liefern kann und welche Erfahrungen SAP-Anwenderunternehmen gesammelt haben.

 

 

Herr Zeutzius, warum muss die Logik der Provisionsabrechnung und Rückvergütung unter SAP S/4HANA umgestellt werden?

Jörg Zeutzius: Seit dem SAP Release ECC 6.0 EHP 6 bietet die SAP die kontraktbezogene Vergütungsabrechnung als Standardprozess für die automatisierte Bonusberechnung an. EHP 7 und EHP 8 bringen weiteren Komfort und zusätzliche Funktionalität rund um den Konditionskontrakt als zentrale Steuerungseinheit für die neue Bonusabrechnung. Gleichzeitig wurde die Weiterentwicklung der klassischen MM und SD Bonusfunktionalitäten eingestellt.

Mit SAP S/4HANA werden die alten Abrechnungsfunktionalitäten endgültig nicht mehr unterstützt und der Kunde muss die neue Konditionskontraktabrechnung (CCS, Condition Contract Settlement) aus dem Umfeld des Abrechnungsmanagements (Settlement Management) für die Pflege der Konditionen und die Berechnung der Vergütungen benutzen.

 

Was muss im SAP-System aktualisiert werden?

Die bestehenden Konditionen müssen in den so genannten Konditionskontrakt überführt werden, ebenso wie bestehende kundenindividuelle Anpassungen. Dabei ist es sinnvoll diese Phase für eine Konsolidierung der bestehenden Abrechnungs-Szenarien zu verwenden und gewachsene Strukturen auf mögliche Vereinfachungen zu untersuchen.

Da in der neuen CCS-Welt die ermittelten Vergütungsdaten zunächst in Belegen des Abrechnungsmanagements gesammelt werden, bevor sie in die Finanzbuchhaltung überführt werden, müssen auch im Bereich des Abrechnungsmanagements einige Einstellungen im Customizing vorgenommen werden.

 

Welche Vorteile haben die neuen Funktionen?

Es gibt einige Vorteile, unter anderen:

1. Der Konditionskontrakt ist ein übersichtliches Instrument zur Pflege und Verwaltung der jeweiligen Bonusvereinbarungen.
2. Man hat die flexible Wahl der Abrechnungsbasis — bis hin zu individuellen Kundentabellen, die aus externen Daten befüllbar sind.
3. Nachträgliche Berechnung der Vergütung und Nutzung von Belegen des Abrechnungsmanagements erleichtern die Prüfung und Korrektur der Berechnungen, bevor diese in der Finanzbuchhaltung landen.
4. Langwierige und umständliche Korrekturbuchungen entfallen.
5. Einsparung durch nachweislich höhere Qualität der Bonusberechnungen und einfacherer Handhabung sind möglich.
6. Kontrakt und Abrechnungsmanagement können darüber hinaus noch in vielen weiteren Szenarien hilfreiche Standard-Bordmittel sein.

 

Wann ist es sinnvoll, die Aktualisierungen bereits vor dem eigentlichen S/4HANA-Projekt durchzuführen?

Aus technischer Sicht: Wenn Kunden derzeit SD und/oder MM Bonus einsetzen, bzw. individuell entwickelte Abrechnungsszenarien mit gleichem oder ähnlichem Ziel und das System mindestens auf EHP 7 läuft.

Aus organisatorischer Sicht: Wir haben die Erfahrung gemacht, dass derzeit viele Kunden mit der Planung der S/4HANA-Einführung so gefordert sind, dass es zu einer Art ‚Projektvakuum‘ kommt. Altes wird nicht weiterentwickelt, da man nicht weiß, ob es unter S4/HANA noch genutzt werden kann. Neues wird nicht angegangen, da man das ‚große Bild‘ noch nicht hat. Hier bietet sich dieses Thema hervorragend an, da man schon heute damit beginnen kann und später bei der großen Umstellung eine Sorge weniger hat.

 

Welche Erfahrungen und best-practices zur Umstellung können Sie nennen?

Unsere Erfahrungen ähneln sich bei vielen Kunden. Die aktuellen Bordmittel sind unübersichtlich, unflexibel und bieten keinen besonders großen Funktionsumfang. Erweiterungsmöglichkeiten sind in diesen Modulen aus der Entstehungszeit des SAP ERP kaum vorhanden und so wird viel gebastelt und improvisiert.

Immer wieder kommt es zu Fehlern in der Berechnung, die jedoch erst spät erkannt werden und dann langwierige Korrekturprozesse nach sich ziehen. Wenn man Pech hat, bemerkt man den Fehler gar nicht und verliert damit unter Umständen bares Geld. Wirklich nachvollziehen kann die Ergebnisse kaum jemand, da die Einflussfaktoren an zu vielen unterschiedlichen Stellen liegen können und sich nur schwer zu einem Gesamtbild zusammenfügen lassen. Über Jahre immer weiter aufgebaute, komplexe Spezialfälle sorgen endgültig dafür, dass sich nur noch wenige ‚Experten‘ im Unternehmen an das Thema wagen. Manch einer hat sich in der Vergangenheit gleich mit einer kompletten Eigenentwicklung dem Thema gewidmet, um den Einschränkungen im Standard zu entgehen.

Mit dem Konditionskontrakt, der ursprünglich aus der Komponente Global Trade stammt, steht im SAP-Standard schon länger eine sinnvolle Alternative zur Verfügung, die jedoch in der Vergangenheit nur durch Eigenentwicklung mit anderen Modulen zur Zusammenarbeit ‚überredet‘ werden konnte. Der Konditionskontrakt vereint alle Absprachen und benötigten Informationen, die zur Abrechnung mit einem Lieferanten oder einem Kunden benötigt werden, an einer Stelle.

Der best-practices Ansatz ist zunächst die bestehenden Vereinbarungen und Verträge zu analysieren und nicht einfach die bestehenden Konditionstabellen im System technisch in einen Kontrakt zu migrieren (für eine solche technische Migration stellt die SAP Programme zur Verfügung). Meist stellt sich heraus, dass man das Regelwerk mit ein paar Tricks und Kniffen deutlich reduzieren kann und Wünsche, die bisher nicht oder nur sehr schwer umsetzbar waren, mit einfachen Mitteln umsetzen kann. Hierfür ist es nützlich, wenn Consultants auch Entwickler-Knowhow haben. Dann lässt sich so viel wie möglich mit Customizing und Standard-Bordmitteln lösen, und man kann im Bedarfsfall auch Erweiterungen individuell hinzu programmieren.

Am Ende steht ein Kontrakt für jeden physischen Vertrag mit einem Lieferanten oder Kunden, der sauber die getroffenen Vereinbarungen abbildet.

 

Was wird für Sie in den kommenden 12 Monaten das dominierende Thema in der SAP-Community?

Wie passt ein Kamel durch ein Nadelöhr — oder wie bekomme ich mein über 20 Jahre gewachsenes R/3 nach S/4HANA.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.