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RISE with SAP: Wie eine kostenoptimierte Lizenzierung gelingen kann

Peter RatteyImmer mehr Unternehmen beginnen mit der Planung zum S/4HANA-Umstieg und prüfen die Möglichkeiten. Das RISE-Programm wird von SAP als zukunftssicher angepriesen und steht bei vielen zumindest als Variante mit in den Untersuchungen, sagt SAP-Lizenzexperte Peter Rattey (VOQUZ Labs AG | Foto). In seinem Gastbeitrag beschreibt er das momentane Dilemma der Unternehmen: Welchen Weg sollen wir einschlagen, ohne die Kosten unangemessen in die Höhe zu treiben?

RISE with SAP: Einfache Preisvariante für die Cloud?

Bei diesen Überlegungen ist die Cloud und damit auch RISE with SAP eine Option. SAP kreierte dieses Angebot mit der Mietvariante für FUEs (Full User Equivalents) als einfache Preislösung, um mit seinem gesamten ERP-System in die Cloud zu wechseln. Besonders verlockend war hier, dass die gesamte Infrastruktur inkludiert war und nur gewisse Extras extra gemietet werden mussten. Damit wäre das aufwändige Thema Betriebssicherheit vom Tisch und man müsste sich nur noch um die funktionalen Prozesse kümmern.

 

Wichtige Punkte für die Entscheidungsfindung 

Wie sehen nun die grundlegenden Punkte einer SAP S/4HANA-Transformation aus? Hier fallen Begriffe wie Product-Conversion, Contract-Conversion, Public-Cloud, Private-Cloud, STAR-Analyse, Hyperscaler und spätestens jetzt wird es unübersichtlich. SAP bietet zur Transformation viele Möglichkeiten. Dass sich diese Angebote im Laufe der letzten Jahre permanent geändert haben, macht die Auswahl nicht einfacher. In die Cloud zu gehen ist eines davon. Es war den meisten Veränderungen unterworfen und beeinflusst auch alle weiteren Angebote der SAP zur Transformation.

Um eine Entscheidungsbasis darüber zu schaffen, in welche Richtung die SAP S/4HANA-Transformation gehen soll, sind in der Vorbereitung drei Punkte zu klären.

1.) Erstellen einer augenblicklichen Nutzungsanalyse der kostenpflichtigen SAP-Systeme.

Hierbei wird ermittelt, was vom augenblicklichen Inventar wirklich genutzt wird, welche Software eventuell Shelfware ist, die nicht mit in die SAP S/4HANA-Umgebung migrieren soll, und welche Produkte in der Zukunft zusätzlich zum Einsatz kommen müssen. Der Einsatz einer Optimierungssoftware ist dabei sinnvoll, ebenso wie das Hinzuziehen eines Dienstleister oder der SAP direkt. Denn deren Produktportfolio ändert sich laufend, und damit auch die dazugehörige Preisstruktur.

2.) Sichtung bestehender Verträge und Zusammenstellung der zur Disposition stehenden vertraglichen Produkte.

Dies unterscheidet sich in der Regel drastisch von der augenblicklichen Nutzungsanalyse.

3.) Festlegung möglicher Wechsel-Szenarien auf Basis der erfolgten Nutzungsanalyse und des überprüften Portfolios.

Wie viele Möglichkeiten hier zur Auswahl stehen, sollte das Unternehmen nicht allein untersuchen. Unabhängige Spezialisten sind gefragt, die sich in der komplizierten Materie auskennen und solche Fragen laufend für andere Kunden klären. Auch dafür gibt es entsprechende Softwareprodukte wie visoryQ von Voquz. Sie integrieren alle erhobenen Daten, berücksichtigen laufende Veränderungen und stellen alles transparent in einzelnen möglichen Szenarien gegenüber. Eine Option, die dabei immer berücksichtigt wird, ist RISE with SAP, dessen Rahmenbedingungen sich im Laufe der Zeit sehr verändert haben.

 

Userlizenzierung in RISE with SAP

In den Anfängen nannte SAP Userlizenzen unter RISE noch FUE-User, später nur noch FUEs. Das hatte seinen Grund: Das gesamte Cloudangebot hatte noch nicht den Namen RISE und die Angebote in der Cloudlandschaft (Azure, AWS …) machten das Auswahlverfahren unübersichtlich.

Darauf reagierte SAP mit der Schaffung von RISE with SAP und dem damit verbundenen Versprechen eines einfachen Wechselverfahrens aus der On-Premises-Welt in die Cloud. Kernprozesse wurden ebenso definiert wie eine Basisinfrastruktur, die mit der Miete von entsprechenden FUEs zur Verfügung gestellt wird. Wer darüber hinaus Leistungen oder Produkte benötigte, konnte diese zusätzlich mieten.

Mit den FUEs bot SAP eine neue Flexibilität an, die bisher in der Userlizenzierung nicht existierte. Hatte ein Unternehmen eine gewisse Anzahl von FUEs gemietet, konnten diese für die RISE-Lizenztypen genutzt werden. Ein große Erleichterung! Wurde z.B. eine FUE durch den Wegfall eines Advanced-Users frei, konnte diese jetzt selbständig z.B. für 30 Self-Service-User oder 5 Core-User genutzt werden.

Allerdings birgt diese Flexibilität auch gewissen Verwaltungsaufwand: Es muss weiterhin darauf geachtet werden, dass User jederzeit die richtige Lizenz besitzen. Der  angesprochene Advanced-User muss sofort als nicht mehr notwendig erkannt und das FUE zur neuen Vergabe bereitgestellt werden. Wer seine Kosten im Griff behalten möchte, kommt also an einer Optimierungssoftware kaum noch vorbei. Anders als in der On-Premises-Welt ist durch die transparente Nutzung in SAP for Me sofort sichtbar (auch gegenüber SAP), wann eine Unterlizenzierung besteht.

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STAR-Analyse: Werkzeug für die Userlizenzierung

Geht es um mögliche Userlizenzierung, kommt man um die STAR-Analyse (einen kostenlosen Service von SAP) nicht herum. Diese ermittelt in den existierenden Berechtigungen die Berechtigungsobjekte und schlägt auf dieser Basis eine entsprechende Lizenz pro User für RISE with SAP vor.

Ein weit verbreiteter Irrtum ist es allerdings, dass mit der einmaligen Analyse klar wird, welche Lizenzen und damit wie viele FUEs benötigt werden. Vielmehr stellen die Ergebnisse nur einen Snapshot der augenblicklichen Berechtigungslandschaft dar und nicht die benötigten FUEs nach den Aktivitätsprofilen der User.

Fazit: Die STAR-Analyse ist ein sehr gutes Instrument, um nicht benötigte Berechtigungen zu identifizieren (weswegen auch Voquz sie in seine Optimierungssoftware integriert hat). Nach der Analyse muss allerdings das Berechtigungskonzept auf die SAP S/4HANA-Bedingungen umgebaut werden und erst dann kann die STAR-Analyse als Überprüfung erneut durchgeführt werden. Hier besteht die Gefahr einer erneuten Überlizenzierung.

 

Kostenentwicklung der FUEs im Laufe der Jahre

FUEs werden günstiger, wenn man eine bestimmte Rabattstufe überschritten hatte. Es kann sich also lohnen, gleich einige FUEs mehr zu mieten und damit in einer niedrigeren Rabattstufe zu landen. Die Kostenersparnisse infolge dieser Maßnahme können beträchtlich sein. Anfangs bestand SAP auf einer Mindestabnahmemenge von 136 FUEs, die dann aber bald abgeschafft wurde. Allerdings wurden die Rabattstaffeln angepasst und eine neue Rabattstufe von 1 bis 135 geschaffen.

Hatte man also früher die Pflicht, mindestens 136 FUEs zu erwerben, ließen sich ab 2023 auch kleinere Mengen erwerben. Allerdings stieg dabei der Preis pro FUE um über 300 Prozent, was sich dennoch lohnen konnte. Auch die Kostenstruktur der FUEs hat sich im Laufe der Jahre stetig verändert. In den letzten zwei Jahren sind die Preise allerdings konstant geblieben.

 

Weitere Produkte unter RISE with SAP

Hier wird es schwierig und einzelne Fakten sind schwer zu vergleichen, vor allem weil sich die Metriken ändern. Frühere Aktivitäten, die mit Userlizenzen lizenziert wurden, werden inzwischen z.B. über Objekte oder Mitarbeiterzahlen lizenziert. Mit dem Start von RISE with SAP war der zusätzliche Bedarf an Produkten oder Leistungen außerhalb der FUEs auch schon ein Kostenfaktor und belief sich basierend auf Projekterfahrungen auf etwa 40 Prozent zusätzliche Kosten in Bezug auf die FUEs. Das hat sich in der Preisstruktur soweit geändert, dass die FUE-Kosten augenblicklich nur noch ein Faktor in der Preisbildung darstellen und zusätzliche Kostenfaktoren hier dominieren.

 

Lift & Shift kann Return on Invest mindern

SAP hält bei der Variante RISE with SAP grundsätzlich die größten Rabatte bereit. Wie hoch sie ausfallen, bleibt Verhandlungssache. Hier gibt es zwar von der SAP vorgegebene Richtwerte, aber es sind eben nur Richtwerte.

Der Wechsel in die Cloud funktioniert nach anfänglichen Schwierigkeiten inzwischen ohne weitere Probleme. Funktional ist festzustellen, dass SAP eher auf Kundenforderungen reagiert. Der Wechsel auf SAP S/4HANA ist mit relevanten Mehrkosten verbunden. Diese lassen sich damit rechtfertigen, dass eine Cloudumgebung innovative, neue und kostensparende Funktionalitäten aufweist, mit denen man diese Mehrkosten kompensieren kann.

Ob das für das eigene Unternehmen zutrifft, muss jeder für sich beurteilen. Auf keinen Fall sollten einfach die alten Prozesse ohne weitere Prüfung oder Innovation technisch nach SAP S/4HANA transferiert werden. Mit so einem simplen Lift & Shift würde die Chance der Prozessoptimierung vertan und somit der Return on Invest (RoI) der Migration mit Sicherheit gemindert.

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S/4HANA-Transformation in die Cloud mit optimierter Lizenzlandschaft – geht das?

Wie können Unternehmen den Weg in die SAP-S/4HANA-Welt kostensicher gestalten? Wie verhindert man kostenintensive Fehler auf der Reise in die SAP-S/4HANA-Welt und in die Cloud? Wie nutzt man die STAR-Analyse (S/4HANA Trusted Authorization Review) für eine grundlegende Optimierung?

Im Rahmen der 19. IT-Onlinekonferenz zeigen Stefan Mauch (Head of SAP Competence Center | Sensirion) und Peter Rattey (Lizenzoptimierungsexperte | VOQUZ Labs) am 29. Januar um 15:30 Uhr Möglichkeiten und den Evaluierungsprozess zu SAP S/4HANA – und wie der Wechsel in die Cloud eine Erfolgsgeschichte werden kann. Jetzt kostenlos anmelden und live dabei sein – oder nach Registrierung  den Webcast on-demand anschauen. Zur Anmeldung

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