E-Rechnungspflicht: Wie bereitet man sich vor?

Die E-Rechnung wird in Deutschland künftig eine sehr viel wichtigere Rolle spielen als bisher. Eine E-Rechnungspflicht bedeutet, dass sich Unternehmen geplant auf die Umstellung vorbereiten müssen. Sven Holtmann (Product Manager E-Invoicing bei der xSuite Group | Foto) erklärt in seinem Gastbeitrag, worauf dabei zu achten ist. Er sagt: „E-Invoicing bedeutet zugleich zahlreiche Benefits für die Unternehmen, was Prozessoptimierung, Aufwandsminimierung und Qualitätssteigerung angeht.“ Mehr dazu gibt es auch auf einem Thementag zur E-Rechnung.

Ab 1. Januar 2025 kommt sie nun, die schrittweise Einführung der E-Rechnungspflicht in Deutschland im B2B-Bereich. Gesetzliche Grundlage ist das Wachstumschancengesetz, das nach einigem Hin und Her vor seinem Inkrafttreten steht. Damit verbunden ist die kommende Einführung eines Umsatzsteuer-Meldesystems. Zukünftig werden Rechnungen in einem technischen Format (XML im Wesentlichen) über E-Netzwerkportale oder gleich über die Finanzbehörden an ihre Empfänger übermittelt. Dort wird dann die Umsatzsteuer direkt mit dem Rechnungsversand vorangemeldet (Continous Transaction Control-Modell).

Mit der E-Rechnungsplicht im B2B wird der Anteil elektronischer Rechnungen rasant ansteigen. Unternehmen müssen prüfen, ob ihre jetzigen Lösungen bereit dafür sind. Sie sollten es vor allem schnell tun, denn sie werden dafür schon bald mit einer Masse an Unternehmen konkurrieren, die sich ebenfalls genau darum kümmern müssen. Rechenbeispiel: Es gibt ca. 23 Millionen Unternehmen in Europa, etwa 300 zertifizierte Peppol-Dienstleister und 2.000 Serviceanbieter, die das Thema E-Rechnungs-Implementierung anbieten.

Früh anstellen – die Serviceanbieter sind knapp

Jeder der Serviceanbieter muss also durchschnittlich 11.500 Kunden mit Software zur Erfüllung der E-Rechnungs-Pflicht ausstatten, was 220 Jahren Implementierungsaufwand entspricht. Benötigt würden demnach ca. 40.000 Dienstleister. Unternehmen, die noch Handlungsbedarf haben, sollten sich daher früh anstellen.

Ein E-Rechnungsprojekt will analysiert und geplant werden – durch Bildung eines Projektteams, das sich aus allen thematisch betroffenen Fachbereichen zusammensetzt, zusätzlich natürlich der IT-Abteilung. Außerdem ist es ratsam, Fachkräfte für (Steuer-)Recht mit einzubeziehen, wegen der neu zu beachtenden gesetzlichen Verpflichtungen.

Sind die laufenden Systeme noch State of the Art?

In dieser Phase sind die rechtlichen Anforderungen zu prüfen und man sollte sich die Struktur des aktuellen Rechnungseingangs- und Ausgangsprozesses ansehen. Welche Kosten entstehen dabei, gibt es schon Software für den Rechnungseingang und -ausgang? Auch die Höhe des Automatisierungsgrads spielt eine Rolle: Sind die laufenden Systeme noch State of the Art, ist der Einsatz von Third-Party-Software möglich?

Weil sich der Rechnungsprozess für alle ändert – Unternehmen sowie deren Lieferanten und Kunden – muss in der ersten Phase zudem eine Kreditoren-Debitoren-Analyse stattfinden: Welche der eigenen Lieferanten und Rechnungsempfänger können bereits E-Rechnungen versenden oder empfangen?

Kosten einsparen mit der E-Rechnung

Im Folgenden ist der aufgenommene Ist-Zustand auszuwerten. Lässt sich der Ein- und Ausgangsprozesses noch optimieren? Wo können durch die E-Rechnung Kosten eingespart werden? Was lässt sich durch die Verlagerung von Input/Output-Management-Anwendungen in die Cloud sparen? Erforderlich ist auch eine Debitoren-/Kreditorenstrategie. Erstere müssen überzeugt werden, E-Rechnungen zu empfangen, zweitere, sie zu senden. Auch wenn die gesetzliche Verpflichtung besteht, muss dies nicht heißen, dass es alle zeitgerecht können. Gibt es gegebenenfalls Kreditoren, die man überzeugen kann, auch schon vor Ablauf der Übergangsfrist bis zur Verpflichtung komplett umzusteigen? Liegen alle Informationen vor, lässt sich an dieser Stelle schon ein erster Return-on-Invest der E-Rechnungslösung abschätzen.

Um den richtigen E-Invoicing-Anbieter zu finden, der Rechnungsversand, -annahme und -verarbeitung abdeckt, müssen diesem die richtigen Fragen gestellt werden, idealerweise zusammengestellt in einem Anforderungskatalog. Darin sind die Informationen aus der vorangegangenen Analyse aufgeführt, der Zeitpunkt, bis zu dem die Lösung implementiert sein muss und wie viele buchhalterische Einheiten umgesetzt sein müssen.  Weiter gibt der Katalog Auskunft, welche Länder, Portale und Formate benötigt und welche (ERP-)Systeme bedient werden müssen, wie die Systemarchitektur auszusehen hat und welche Business-Features benötigt werden.

Die Suche nach dem richtigen E-Invoicing-Anbieter

Sehr wichtig ist dabei auch das Landes-, Format- und Netzwerkportfolio des Anbieters und wie er dieses an Systeme anbindet. Idealerweise ist ein E-Rechnungsprojekt ein technisch/rechtliches Projekt, d.h. es wird einfach nur ein einzelner Input-/Output Channel zusätzlich zu den bestehenden bereitgestellt, der das benötigte Portfolio abdeckt. Läuft es gut, merken Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung so gut wie nichts von der Umstellung. Weitere Qualitätsanforderungen an den Anbieter: Seine Größe sollte zur Größe des beauftragenden Unternehmens passen und er muss über freie zeitliche Kapazitäten für ein solches Projekt verfügen.

Internes Projektmarketing ist für ein E-Rechnungs-Einführungsprojekt (das ein nicht zu unterschätzendes Change Management mit sich bringt) unabdingbar. Das bereits gebildete Projektteam wird in dieser Phase crossfunktional erweitert, denn das Vorhaben muss intern kommuniziert, weitere individuelle Anforderungen müssen eingeholt werden.

In enger Abstimmung mit den internen Stakeholdern geht schließlich das neue System für die Inbound- und Outboundprozesse in den Betrieb. Ab dann ist kontinuierlich zu prüfen, ob weiterte Software-Funktionen notwendig werden, zum Beispiel für die Verarbeitung neuer Formate, oder ob Produktneuerungen verfügbar sind.

Weiterführende Informationen:

Wer sich informieren möchte, was die E-Rechnungspflicht für den B2B-Sektor konkret bedeutet, welche technischen Voraussetzungen es braucht und worauf man bei der Implementierung entsprechender Lösungen achten sollte, kann sich zum Thementag E-Rechnung von xSuite am 18. Juni 2024 anmelden.

Unter dem Motto „Auf dem Weg zu den Rechnungsprozessen der Zukunft“ , treffen die Teilnehmenden außerdem auf bekannte E-Rechnungs-Koryphäen und erhalten  exklusive Einblicke in den neuen E-Invoicing-Report „The global e-invoicing and tax compliance report: Watch the tornado!“