Vorteile beim Wechsel von ArchiveLink zu CMIS

Beim Dokumentenmanagement überlebt ArchiveLink das Cloud-Zeitalter nicht und wird durch den cloudoptimierten Schnittstellenstandard CMIS ersetzt. Vor oder bei der S/4HANA- oder Cloud-Transformation muss man dies berücksichtigen und sich mit der neuen Technologie vertraut machen.

Von Benny Schröder (Head of R&D | KGS Software) wollten wir wissen, was für einen Wechsel von ArchiveLink zu CMIS spricht, welche Mehrwerte eine frühzeitige Umstellung bringen kann und welche Rolle die SAP Business Technology Platform dabei spielt.

Anhand von Kundenbeispielen und Use-Cases erläutert er bei der ITOK22, was der Wechsel von ArchiveLink zu CMIS bedeutet, wie man einen Übergang schafft, was mit alten ArchiveLink-Dokumenten passiert und welche Chancen die neue Schnittstelle mit sich bringt. Der Archivexperte gibt auch Anregungen, wann ein frühzeitiger Wechsel lohnenswert sein kann. Registrieren Sie sich jetzt für den Expert-Talk mit Benny Schröder. Gerne können Sie in der Livesendung individuelle Fragen an ihn stellen.

 

Herr Schröder, Sie waren auch letztes Jahr aktiv bei der IT-Onlinekonferenz dabei — was hat sich seitdem am Markt und zur Archivierung verändert?

Benny-SchröderBenny Schröder: Im letzten Jahr haben wir gemeinsam mit unserem Kunden EnBW gezeigt, wie und warum es Sinn macht, die Cloud-Transformation frühzeitig ins Auge zu fassen und seine Systemlandschaft „fit für die Zukunft“ zu machen – auch hinsichtlich des cloudoptimierten Schnittstellenstandards CMIS. Über 150 Teilnehmer hatten wir letztendlich – das hat sich auch in unseren Gesprächen im Nachgang wiedergespielt, in denen wir eine erhöhte Nachfrage zu den Themenbereichen CMIS und Cloud-Archivierung festgestellt haben.

Grundsätzlich nimmt die Nachfrage nach Cloud-Services stetig zu – damit einher geht natürlich auch die Nachfrage und Neugier nach der SAP unabhängigen Schnittstelle CMIS. Speziell der Trend hin zu hybriden Szenarien und Cloud-Services – den auch Sie Herr Sanden in Ihren Artikeln häufig highlighten – zeichnet sich auch für uns deutlich ab. Ebenso SAP Cloud-Services sind hier ein großes Thema. Die Nachfrage ist zwar insgesamt im Vergleich noch verhalten, nimmt aber stetig zu.

 

Erfahrungsbericht über CMIS bei EnBW

Damals haben Sie über Cloud-Services zur Archivierung bei EnBW berichtet. Was waren die Kernerkenntnisse, falls jemand im letzten Jahr nicht dabei war?

Klare Kernerkenntnis war, dass eine frühe Auseinandersetzung mit dem Thema absolut lohnenswert ist. Insbesondere, wenn es im eigenen Unternehmen bereits eine Cloud-Transformation oder Cloud-Strategie gibt oder diese geplant ist, lohnt es sich, einen genaueren Blick zu riskieren und sich entsprechend zukunftsorientiert aufzustellen – natürlich auch im Hinblick auf dokumentenbasierte Prozesse sowie dem Bereich der rechtssicheren Archivierung.

Eine weitere Erkenntnis war, dass die Einbindung von Non-SAP Anwendungen für die Community ein großer Punkt ist, der auf dieser Basis ermöglicht werden kann. So können dokumentenbasierte Prozesse, die auch im Hinblick auf Homeoffice und Co. weiter zunehmen werden, im Cloud-Kontext realisiert werden.

Generell haben wir als Fazit gezogen, dass es unabdingbar ist, die Modernisierung seiner Systemlandschaft anzugehen, um den Anforderungen in den neuen Umgebungen gerecht zu werden. Für Unternehmen kann sich das nicht nur hinsichtlich der Prozesse, sondern auch einer TCO Reduzierung lohnen.

 

Frühzeitig mögliche CMIS-Mehrwerte analysieren

Welche Kundenprojekte konnten Sie im vergangenen Jahr umsetzen und was waren die Mehrwerte für die Anwender?

Da das gesamte Thema CMIS bei vielen unserer Interessenten und Kunden noch neu ist, haben wir im vergangenen Jahr den Schwerpunkt auf „Aufklärungsarbeit“ gelegt. Wir haben gemeinsam mit Interessierten CMIS-Workshops realisiert, die in einigen Fällen letztlich in einem Proof-of-Concept gemündet haben. Aktuell stecken wir in mehreren Vorprojekten.

Das rege Interesse liegt sicher auch an den zahlreichen Mehrwerten, die sich für Unternehmen ergeben. Die wichtigsten Mehrwerte sind:

  • Die Einbindung von Cloud-Services auf Basis der SAP Business Technology Platform (BTP) DMS-Services
  • Das Einbinden von Non-SAP-Applikationen für einen besseren Workflow
  • Konsolidierung und Modernisierung der Systemlandschaft
  • Reduzieren der Komplexität: Verschlankung
  • Kostenoptimierung

 

Gibt es Aktualisierungen seitens der SAP? Welche Rolle spielt die SAP Business Technology Platform (BTP) für die Migration?

Vor allem hinsichtlich des Harmonized Document Managements und damit die standardisierte Integration in die Fiori Apps sehen wir eine deutliche Entwicklung. Sowohl On-Premises als auch für S/4HANA ES.

Für die Transformationen zu Cloud-Services spielt die BTP eine große Rolle, da hier die SAP DMS-Services angeboten werden, mit deren Hilfe DMS Integrationen für SAP S/4HANA ES oder SAP-Partnerlösungen umgesetzt werden können. Die BTP ist hier die zentrale Plattform für die Integration.

 

Wann ist Wechsel von ArchiveLink zu CMIS sinnvoll?

Was erfahren wir von Ihnen bei der IT-Onlinekonferenz 2022?

Ich werde anhand von Kundenbeispielen und Use-Cases aufzeigen, was der Wechsel von ArchiveLink zu CMIS bedeutet, wie man einen Übergang schafft, was mit alten ArchiveLink-Dokumenten passiert und welche Chancen die neue Schnittstelle mit sich bringt. Besonders wichtig ist es mir, herauszustellen, wann und wieso ein frühzeitiger Wechsel lohnenswert ist.

Die S/4HANA-Transformation und die Migration in die Cloud haben für viele IT-Entscheidungsträger aktuell höchste Priorität. Die Herausforderungen, die daraus für die Dokumentenverwaltung resultieren, sind häufig nicht bekannt oder noch ungelöst. Wir möchten aufklären und eine Entscheidungsgrundlage liefern. Hier registrieren …

 

Ist Ihr Erfahrungsbericht für alle relevant, die über die Public Cloud oder Private Cloud-Nutzung oder den S/4HANA-Umstieg nachdenken?

Auf jeden Fall! Insbesondere bei Public Cloud und hybriden Szenarien. Aber auch für Private Cloud und On-Premises haben wir interessante Use Cases im Gepäck. Auch Best Practice Beispiele, wie man DMS-basierte Prozesse heute umsetzt, haben wir vorbereitet.

 

Was wird 2022 das dominierende Thema in der SAP-Community?

Wir gehen davon aus, dass sich der Trend aus dem letzten Jahr weiter verstärken wird. Das ist ganz klar die S/4HANA als auch die Cloud-Transformation an sich. Damit einher geht auch der Bedarf nach Cloud-nativer Software.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

Ausführliche Informationen zu CMIS bei der ITOK22:

ITOK22-SAPSie können diesen und alle Beiträge der #ITOK22 live (24.01. – 27.01.22) oder als Aufzeichnung (sofern Sie sich für den jeweiligen Expert-Talk registriert haben) verfolgen und eigene Fragen an die Expertinnen und Experten stellen.

Beim siebten Gipfeltreffen der SAP-Community geben SAP-Kunden vier Tage lang Erfahrungsberichte aus S/4HANA-Projekten, SAP-Optimierungen, Business-Transformationen und zur Automatisierung. Zusätzlich gibt es vielfältige Interaktions- und Networking-Möglichkeiten.

 

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