Wie hat Gilgen Door Systems die Angebotserstellung automatisiert?

Im komplexen Anlagenbau sind präzise und zeitnahe Angebote eine Herausforderung. Zahlreiche Faktoren wie individuelle Kundenwünsche, schwankende Materialpreise und lange Lieferketten machen die Kalkulation aufwendig und zeitintensiv.

Die Gilgen Door Systems AG zeigt, dass es auch anders geht: Der Anlagenbauer hat den Angebotsprozess automatisiert und damit den gesamten Workflow beschleunigt. Wie das Unternehmen dazu vorgegangen ist, erläutert Stefan Weiss (TeamWork | Foto) in seinem Gastbeitrag.

Ziel: Angebote direkt aus SAP SD generieren

Die Gilgen Door Systems AG (Gilgen DS) ist international tätiger Anbieter von Antriebssystemen und Komplettanlagen für Tür- und Torsysteme. Als klassischer Anlagenbauer stand Gilgen DS im Vertrieb vor der Herausforderung, komplexeste Angebote in ansprechendem Design automatisiert zu erstellen und zu versenden. Ziel war es, die Angebote direkt aus SAP SD zu generieren. In der Vergangenheit mussten die Verkäufer Preise und Komponenten für die individuellen Angebote manuell im SAP-System ermitteln und in MS-Word übertragen. Ein zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, den der Anlagenbauer mit Unterstützung von SAP-Partner TeamWork nun automatisiert hat.

Herausforderung: komplexe Angebotsstruktur

Eine große Herausforderung im Rahmen der Umsetzung stellte die komplexe Angebotserstellung dar. Ein Angebot besteht bei Gilgen DS aus vielen Einzelkomponenten, Varianten und Positionen. Die Erstellung muss dreisprachig sowie in unterschiedlichen Versionen möglich sein. Zudem gehörte ein automatisierter Versandprozess per E-Mail zu den Kernanforderungen.

Formularbasierte Angebotserstellung soll Aufwand reduzieren

Grundlage der Prozessoptimierung bildete ein vom SAP-Partner individuell entwickeltes Angebotstool in SAP mit einer standardisierten Lösung zur Generierung von Formularen. Diese Lösung greift sowohl auf SAP als auch auf Drittdatenquellen zu und erstellt via MS-Word die Angebotsdokumente im DOCX- oder PDF- bzw. PDF/A-Dateiformat. Die Verwaltung der Angebotspositionen mit integrierter Preiskalkulation erfolgt dabei in SAP SD.

Die Formularvorlagen sind als MS-Word-Templates ähnlich einem Serienbrief aufgebaut, als Datenquellen werden aber Felder von SAP bzw. Drittlösungen verbunden. Durch die Word-Standardtechnologie ist eine Formularerstellung ohne Entwicklerwissen der Fachabteilungen möglich. Ganz ähnlich funktioniert der Versand der Angebote. Dafür werden die Kundendaten aus SAP an MS-Outlook übergeben, mit vordefinierten Texten ergänzt und das Angebot als PDF-Datei angehängt.

SAP- und non-SAP-Datenquellen in einheitlich automatisiertem Prozess

Der gesamte Angebotsprozess hat bei Gilgen DS heute einen Fokus auf Benutzerfreundlichkeit in Kombination mit Automatisierung und Effizienz: Der Anlagenbauer erstellt Angebote auf Basis verschiedener SAP- und non-SAP-Datenquellen und erzeugt bzw. verwaltet davon unterschiedliche Versionen. Ist die Angebotsversion für den Kunden bereit, wird die versandfertige E-Mail mit anhängendem PDF-Angebot, E-Mail-Adresse, Betreff und Anschreiben dynamisch generiert, kann bei Bedarf vom zuständigen Verkäufer nochmals angepasst und dann versendet werden. Die Formatvorlagen sind in drei Sprachen verfügbar und die bestehende Dokumentenverwaltung wurde per SAP ArchiveLink angebunden, sodass auch die rechtskonforme Ablage der Dokumente geregelt ist.

Der Angebotsprozess zusammengefasst:

1. Die Kundendienstzentrale von Gilgen DS erfasst die Angebotsdaten inklusive sämtlicher Positionen im implementierten Angebotstool auf Basis von SAP SD.
2. Die Dokumentengenerierung erfolgt automatisch aus SAP unter Einbeziehung dritter Datenquellen (z.B. Bilder, technische Unterlagen u.a.) über die Lösung zur Angebotsgenerierung in den MS-Word Templates.
3. Das Word-Dokument kann von den Mitarbeitenden der Kundendienstzentrale angepasst werden. Sobald geprüft und freigegeben, wird daraus automatisiert ein PDF-Dokument generiert.
4. Das PDF-Dokument wird versandfertig an MS-Outlook inklusive E-Mailadresse, Betreff und Mailtext übermittelt und kann direkt versendet werden. Die Ablage im Dokumentenarchiv erfolgt ebenfalls automatisch.

Neues Potenzial erschlossen bei EG-Konformitätserklärungen und Sicherheitsnachweisen

Bereits wenige Monate nach dem Go-Live hat Gilgen DS weiteres Potenzial für die Lösung zur Angebotserstellung erkannt: Denn auch die EG-Konformitätserklärungen und Sicherheitsnachweise, die zu jeder verkauften Anlage erstellt werden müssen, wurden bisher manuell verfasst.

Um hier weitere Effizienzreserven zu heben, hat Gilgen DS mit Partner TeamWork inzwischen auch diese Aufgabe automatisiert: Heute werden die erforderlichen Daten im Produktionsprozess live aufgenommen und die Dokumente anschließend automatisiert generiert. Im Prozess werden die digitalen Signaturen der zuständigen Produktionsfachleute abgeholt und die PDF-Dokumente  dem Kunden im Anschluss an die Lieferung per E-Mail übermittelt. Eine Digitalisierungsmaßnahme, die sowohl zum Erbringen der Nachweise und der Qualitätssicherung als auch zur Kundenzufriedenheit beiträgt.

Nutzung nach Umstieg auf SAP S/4HANA Private Cloud

Ursprünglich wurde die Lösung im SAP-ECC-System der Gilgen DS aufgebaut. Aktuell wird die Systemlandschaft auf SAP S/4HANA und RISE with SAP umgestellt. Damit werden die Anwendungen zur Formulargenerierung in die S/4HANA Private Cloud migriert inklusive der Angebotslösungen. Die Zukunfts- und Investitionssicherheit soll so gewährleistet bleiben.