XRechnung: Fristen laufen jetzt ab – Was kann man kurzfristig noch tun?

Im November 2019 und im April 2020 laufen bei öffentlichen Auftraggebern letzte Fristen für die Verarbeitung elektronischer Rechnungen (XRechnung) ab. Längst nicht alle Einrichtungen auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene dürften die notwendigen Hausaufgaben bereits gemacht haben.

Von Torge Link, Teamleiter Public Solutions bei der WMD Group, wollte ich wissen, wie weit Städte, Kommunen und andere öffentliche Einrichtungen mit der Umsetzung sind, was man tun kann, wenn man noch kurzfristig aktiv werden muss und worauf bei der elektronischen Rechnung im öffentlichen Bereich besonders zu achten ist.

 

Herr Link, was beobachten Sie am Markt? Haben schon alle ihre Hausaufgaben gemacht?

Torge Link: Ganz eindeutig: Nein. Die ersten öffentlichen Auftraggeber in Deutschland haben zwar die Annahme und Verarbeitung von elektronischen Rechnungen im Format XRechnung umgesetzt. Das ZRE-Portal des Bundes wurde beispielsweise bereits im November 2018 in Betrieb genommen, genauso wie das Bremer E-Rechnungs-Portal zERIKA. Ein Großteil der öffentlichen Auftraggeber ist aber noch nicht so weit. Ich habe den Eindruck, insbesondere bei kleineren Verwaltungen ist das Thema zum Teil noch gar nicht bekannt.

Und mir scheint, dass auch noch nicht jedem klar ist, wie weit die Pflicht zur E-Rechnung eigentlich reicht: Die gesetzlichen Vorgaben betreffen nämlich nicht nur die öffentliche Verwaltung im engeren Sinne. Es geht explizit um alle öffentlichen Auftraggeber. Darunter fallen auch viele Hochschulen, Krankenkassen, Energieversorger, Sozialversicherungen, etc. – häufig ist diesen nicht bewusst, dass auch sie demnächst verpflichtet sind, XRechnungen anzunehmen.

 

Welche Fristen laufen im November 2019 und im April 2020 ab?

Seit November 2018 müssen bereits die obersten Bundesbehörden und die Freie Hansestadt Bremen XRechnungen annehmen. Ab dem 27. November 2019 gilt die Pflicht auch für alle weiteren öffentlichen Auftraggeber auf Bundesebene.

Im April nächsten Jahres endet die letzte Frist für alle öffentlichen Auftraggeber auf Länder- und Kommunalebene: Am 18.04.2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber in der Lage sein, XRechnungen anzunehmen.

Und es gibt übrigens noch eine weitere wichtige Frist, nämlich den 27. November 2020: Ab dann werden alle Rechnungssteller gegenüber öffentlichen Auftraggebern des Bundes und der Freien Hansestadt Bremen zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet, sofern es sich um Rechnungsbeträge über 1.000 Euro handelt. Das Ende der Papierrechnung ist damit eingeläutet.

 

Was kann man jetzt noch kurzfristig tun, wenn man dringenden Nachholbedarf hat?

Für Auftraggeber mit SAP im Einsatz, die XRechnungen annehmen müssen, haben wir ein Einstiegspaket zusammengestellt: „XRechnung Light“.  Mit diesem Paket können XRechnungen, die per E-Mail eintreffen, angenommen und visualisiert werden. Es erfolgt eine Prüfung der Datei auf die Einhaltung von Syntax, Semantik und Business Rules. Kreditoren- und Bestelldaten können mit dem SAP-System abgeglichen werden. Am Ende wird die XRechnung in SAP vorerfasst. Auch die Anbindung eines eRechnungsportals ist möglich, z. B. via Webservice.

Damit sind die öffentlichen Auftraggeber zumindest rechtlich auf der sicheren Seite: Die Pflicht, XRechnungen annehmen und verarbeiten zu können, ist erfüllt.

 

Wie lange dauert es, eine derartige „Basislösung“ in Betrieb zu nehmen?

Wir wissen, dass die Zeit drängt. Deshalb haben wir auf die Projektlaufzeit ein besonderes Augenmerk gelegt. Das komplette Projekt, vom Infrastrukturworkshop über den Produktivstart bis zur Schulung der Anwender schaffen wir in zwei Wochen.

 

… und in der nächsten Projektphase macht man dann Optimierungen?

Genau. Das Paket „XRechnung Light“ hat wirklich nur zum Ziel, dass die öffentlichen Auftraggeber es schaffen, die gesetzlichen Anforderungen überhaupt noch fristgerecht zu erfüllen.

Der eigentliche Charme einer elektronischen Eingangsrechnungsverarbeitung liegt darin, dass sie Prozesse vereinfacht, digitalisiert und beschleunigt. Unsere Komplettlösung kann nicht nur elektronische Rechnungen verarbeiten, sondern beliebige Rechnungsformate: von der klassischen Papierrechnung, über PDFs, Word- und Excel-Dateien sowie diverse Bildformate bis hin zu maschinenlesbaren Rechnungen wie eben XRechnung oder ZUGFeRD. Das heißt: Alle Rechnungen können mit einer Lösung in einem einheitlichen Prozess bearbeitet werden.

Zudem bieten wir für die Schritte nach dem Rechnungseingang und der Validierung – also dem Prüfen, Vervollständigen und Freigeben von Rechnungen – SAP-integrierte Workflows an. Das vereinfacht und beschleunigt den Rechnungsprozess deutlich und bietet ein höchstes Maß an Transparenz zur Rechnungsbearbeitung in Echtzeit. In unserer Kundenumfrage von Mai 2019 bestätigten unsere Kunden eine Halbierung der durchschnittlichen Rechnungsdurchlaufzeit von zwölf auf sechs Tage.

 

Was müssen Lösungen für XRechnungen grundsätzlich können?

Technologisch ist die Annahme von XRechnungen gar keine so große Herausforderung: Es handelt sich um eine standardisierte XML-Datei, die automatisch ausgelesen werden kann.

Ich würde aber jedem öffentlichen Auftraggeber empfehlen, einen Anbieter auszuwählen, der sich mit der Thematik auskennt und am Ball bleibt. Das Format XRechnung ist nicht in Stein gemeißelt, sondern wird kontinuierlich weiterentwickelt. Seit Juli ist die 3. Version (1.2.0) aktuell und ab Januar 2020 gilt die 4. Version der XRechnung (1.2.1). Da müssen natürlich auch die Lösungen zur Annahme und Verarbeitung entsprechend mitgehen.

Es ist davon auszugehen, dass auch die Version 1.2.1 nicht der finale Stand ist und es noch weitere neue Versionen der XRechnung geben wird. Einige Themen sind nämlich noch gar nicht final in der Umsetzung geklärt, zum Beispiel die Verwendung der Leitweg-ID. Auch gibt es noch besondere Rechnungsformen, die sich so mit einer XRechnung noch nicht gut abbilden lassen, beispielsweise Baurechnungen.

 

Mit dem Kassen- und Einnahmenmanagement, Kameralistik und Doppik, gibt es in der öffentlichen Verwaltung einige Besonderheiten. Worauf muss man bei der Verarbeitung von XRechnungen achten?

Ganz ehrlich: Der Zeitdruck durch die gesetzlichen Vorgaben ist für Öffentliche Auftraggeber gerade so groß, dass ich darauf jetzt nicht das Hauptaugenmerk legen würde.

Das ist eher ein Thema für die zweite Phase, die Sie vorhin angesprochen haben, die Optimierung. Wenn es um die Automatisierung der Prozesse in SAP mit Hilfe von Workflows geht, empfehle ich eine Lösung zu wählen, die auch mit den genannten Besonderheiten des öffentlichen Sektors umgehen kann. Sie sollte nicht nur die SAP-Module FI und MM bedienen, sondern auch in PS-M, PS-CD und im DZ-Kommunalmaster integriert sein.

 

Was empfehlen Sie Verantwortlichen mit hohem Handlungsdruck?

Zum einen: Nicht noch länger abwarten! Zum anderen: Es nicht zu kompliziert machen. Das Vorgehen in zwei Stufen – erst einmal fristgerecht die gesetzlichen Anforderungen erfüllen und danach erst die Optimierung der Prozesse in Angriff nehmen – ist absolut sinnvoll.

Um sich vorstellen zu können, wie so ein zweistufiger Projektablauf genau aussehen kann und um offene Fragen zu beantworten, haben wir ein Informations-Angebot eingerichtet: Alle vierzehn Tage stehen wir in einem Webinar interessierten Öffentlichen Auftraggebern Rede und Antwort.

Ferner haben wir rechtliche und technologische Grundlagen der XRechnung und Praxistipps in einem Whitepaper „XRechnung für alle?“ zusammengefasst.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

Weiterführende Informationen:

Webinartermine XRechnung Light – vierzehntägig freitags um 10 Uhr
Im Webinar werden Anforderungen, Funktionsumfang, ein möglicher Projektablauf vorgestellt sowie individuelle Fragen beantwortet.

WMD-Whitepaper: XRechnung für alle?
9 Seiten zu rechtlichen und technologischen Grundlagen, plus Blick in die Praxis.