Anzeige


XRechnung mit SAP verarbeiten: Workflows für den Public Sector

0
Posted 27. April 2018 by Redaktion IT-Onlinemagazin in Geschäftsführer

Christian BreiholzÖffentliche Auftraggeber müssen ab 2020 elektronische Rechnungen im Format „XRechnung“ empfangen und verarbeiten können. Das führt zu Änderungen in den SAP-Lösungen von Städten, Kommunen und in anderen öffentlichen Bereichen.

In einem Gastbeitrag erläutert Christian Breiholz, Bereichsleiter Produktmanagement xSuite bei der WMD Group, wie man im Public Sector die elektronische Rechnungsverarbeitung auf die neuen Anforderungen ausrichten kann und welche Besonderheiten öffentliche Verwaltungen bei Rechnungsempfang und Rechnungsprüfung berücksichtigen sollten.

 

 

 

Neue Rechnungsverarbeitungslösung für SAP PSCD und PSM

Ab November 2018 treten in Deutschland schrittweise die gesetzlichen Regelungen zur Umsetzung der EU-Richtlinie 2014/55/EU über die elektronische Rechnungsstellung bei öffentlichen Aufträgen in Kraft. Spätestens im April 2020 müssen alle öffentlichen Auftraggeber auf Bundes-, Länder- und Kommunalebene in der Lage sein, elektronische Rechnungen zu empfangen und verarbeiten.

Für die Umsetzung der EU-Richtlinie hat der IT-Planungsrat das Format XRechnung als Standard eingeführt. Das bringt einschneidende Veränderungen für den Prüfungs- und Freigabeprozess von Rechnungen mit sich. SAP-integrierte Lösungen, die auf den öffentlichen Sektor zugeschnitten sind und das Format XRechnung unterstützen, sind deshalb gefragt.

Mit der Einführung der Module „PSCD“ für Kassen- und Einnahmenmanagement sowie „PSM“ für das Public Sector Management unterstützt SAP sowohl die Buchhaltung in der öffentlichen Verwaltung mit Kameralistik als auch mit Doppik. Vor allem größere Städte beschäftigen sich daher mit der Einführung von SAP im Finanzwesen oder nutzen dieses bereits.

 

Elektronische Rechnungseingangverarbeitung wird für Kommunen wichtig

Das Thema elektronische Rechnungseingangsverarbeitung wird für Kommunen vor dem Hintergrund der EU-Richtlinie 2014/55/EU künftig noch deutlich an Bedeutung gewinnen. Da nicht wenige Verwaltungen SAP im Finanzwesen einsetzen, gibt es inzwischen Adaptionen der am Markt befindlichen SAP-integrierten Rechnungsverarbeitungslösungen, welche auf kommunale Belange zugeschnitten sind.

Auch die WMD Group hat eine SAP-integrierte Lösung speziell für diese Anwendergruppe zur Annahme und Verarbeitung elektronischer Rechnungen entwickelt. Basis ist eine Technologie (xSuite), die in der Lage ist, unterschiedliche Plattformen und IT-Systeme miteinander zu verknüpfen und mit diesen zu kommunizieren. Die Steuerung verschiedener Unternehmensanwendungen wird dadurch möglich.

 

Workflow zur Rechnungsprüfung für die XRechnung

Der Rechnungsprüfungsworkflow ist eines der Hauptmodule dieser Technologie. Dessen kommunale Ausprägung „xFlow Public Sector“ ist vollständig integriert in die SAP-Public-Sector-Finanzbuchhaltungen und arbeitet mit der Logik der Module SAP PSCD, SAP PSM sowie mit dem DZ-Kommunalmaster.

Die Software liest die Rechnungsdaten aus und übernimmt sie automatisch in SAP. Die Prüfung findet über den folgenden Workflow statt. Rechnungen können in verschiedenen Formaten verarbeitet werden: in Papierform, per E-Mail aus z.B. einem zentralen Postfach sowie als E-Rechnung im ZUGFeRD-, EDI-, IDoc- oder XRechnungs-Format. Die Lösung ist somit auf die neuen gesetzlichen Regelungen zur Annahme von Rechnungen nach dem zukünftigen Norm-Format XRechnung vorbereitet. Bei Bedarf lässt sich ein elektronisches Archivsystem einbinden.

 

Besondere Anforderungen der öffentlichen Verwaltungen berücksichtigt

Bereits berücksichtigt ist ein eigener Prozess für Daueranordnungen und ein fachamtsbezogenes Berechtigungskonzept mit Workflowsteuerung. Investive und konsumtive Rechnungslegung, integrierte Geschäftspartnerbuchhaltungen, Mittelbindung (Auslesung, Vorkontierung, Mittelprüfung) sowie die Anlage von Vertragskonten sind weitere auf den kommunalen Sektor ausgelegte Spezifika.

Die Lösung nutzt das SAP-Customizing, bucht brutto und netto und beinhaltet einen Skontorechner zur Prüfung der Auszahlungssumme. So kann das Szenario des elektronischen Rechnungsempfangs um Funktionen für SAP-integrierte Rechnungsprüfungs- und Freigabeprozesse erweitert werden.

 

Foto: Mit Dank an WMD Group

 

Wir danken Ihnen, wenn Sie diesen Artikel jetzt weiterempfehlen:


Newsletter-Abo


Abonnieren Sie jetzt unseren IT-Onlinemagazin Newsletter.   Etwa zweimal pro Monat werden Sie kompakt und unterhaltsam mit wichtigen Nachrichten aus der SAP- und ERP-Community versorgt.