Wie Mann & Schröder Cosmetics die Rechnungsverarbeitung automatisiert

Weniger Fehler, mehr Transparenz, effizientere Abläufe und zuverlässige Compliance: Automatisierte Rechnungsprozesse erschließen Unternehmen zweifellos vielfältige Mehrwerte. Das weiß man auch beim Kosmetikhersteller Mann & Schröder Cosmetics Group. Eine neue Invoice Management Lösung soll nun den Weg dorthin ebnen.

Heterogenes Bestandssystem stieß an Grenzen   

„Unser bisheriges System bestand aus unterschiedlichen Komponenten und war schon etwas in die Jahre gekommen“, erklärt Adrian Dexheimer, Leiter Shared Services in der Softwareentwicklung bei der Mann & Schröder Cosmetics Group. Der Kosmetikhersteller mit Sitz im baden-württembergischen Siegelsbach beschäftigt rund 850 Mitarbeitende und vertreibt seine Produkte in 70 Ländern.

Die Verarbeitung eingehender Rechnungen war für die Buchhaltung in der Vergangenheit ein aufwendiger und komplexer Prozess – nicht zuletzt aufgrund der vielfältigen Rechnungsformate. Denn viele Rechnungen wurden nicht elektronisch, sondern als E-Mail oder Papierdokument verschickt. Zugleich erschwerte die heterogene Systemlandschaft Updates und Wartung – vor allem im Rahmen von SAP-Releasewechseln: „Je mehr Randsysteme man anbindet, desto mehr muss man natürlich auch in die Vorbereitung stecken“, verdeutlicht Dexheimer.

Gute Vorbereitung zahlt sich aus

Um diese Aufwände zu reduzieren und die Rechnungseingangsverarbeitung effizienter und transparenter zu gestalten, entschied sich die Mann & Schröder Cosmetics Group 2025 den gesamten Prozess in die Cloud zu verlagern. Ziel war es, die eigenen Abläufe gründlich unter die Lupe zu nehmen und ganzheitlich zu automatisieren – und dabei auch gleich die Vorgaben der seit Anfang 2025 geltenden E-Rechnungspflicht mit zu erfüllen. „Gute Vorbereitung ist dabei das A und O“, sagt Adrian Dexheimer. Er empfiehlt deshalb, betroffene Fachbereiche am besten von Beginn an eng in derartige Projekte einzubinden. Nur so lasse sich der Status Quo zuverlässig erheben und potenzielles Optimierungspotenzial identifizieren.

Die Suche nach einem geeigneten Partner für die Transformation war schnell erledigt: „Wir arbeiten bereits lange mit FIS zusammen und fühlen uns mit unseren Anforderungen dort gut aufgehoben“, sagt Adrian Dexheimer. Mit Unterstützung des SAP-Partners löst Mann & Schröder deshalb sein bisheriges Dokumentenmanagement System (DMS) durch die Invoice Management Lösung von FIS ab. Diese stellt mithilfe von Künstlicher Intelligenz (KI) und Cloud-Technologien die Weichen für eine umfassende Automatisierung der Rechnungsprozesse. Sie unterstützt die Einhaltung der gesetzlichen E-Invoicing-Vorgaben in Deutschland und ermöglicht eine effiziente Verarbeitung von ein- und ausgehenden Rechnungen.

Smarte Belegerkennung reduziert manuelle Eingriffe

„Unser System nutzt zur Belegerkennung sowohl klassische OCR (Optical Character Recognition) als auch KI-gestützte Verfahren “, erläutert Olaf Bischoff-Straub Senior Specialized Sales von FIS. „Ein wichtiger Aspekt, wenn es darum geht, Rechnungen aus einer großen Anzahl an Belegen korrekt zu interpretieren. Dank automatisierter Kategorien und intelligenter Zuordnungen von Rechnungen werden manuelle Eingriffe minimiert, lediglich bei Abweichungen braucht es noch einen prüfenden Blick der Buchhaltung. Zudem unterstützt die FIS-Lösung die Einhaltung internationaler Rechnungslegungsstandards und -anforderungen.

Damit dies alles reibungslos funktioniert, braucht es aus Sicht von Bischoff-Straub allerdings vor allem eins: Hochwertige Stammdaten. „Jeder Geschäftsprozess kann letztlich eben nur so gut sein, wie die zugrundeliegenden Daten “, unterstreicht er. Eine sorgfältige Pflege der Stammdaten sei dementsprechend nicht Kür, sondern Pflicht.

Deutlich schnellere Rechnungsverarbeitung

„Heute ist unser neues Invoice Management System nahtlos in unser SAP-Umfeld integriert und erleichtert die Bearbeitung von Rechnungen und Lieferscheinen“, sagt Dexheimer. Zudem ordnet die neue Lösung auch andere Belegarten wie Kontrakte und Auftragsbestätigungen automatisch den passenden Vorgängen zu. Außerdem konnte die Bearbeitungszeit für Rechnungen signifikant reduziert werden. „Und auch die internationalen Anforderungen an die Rechnungsberichterstattung erfüllen wir heute in über 55 Ländern mühelos“, verweist der Leiter Shared Services.

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