IT-Onlinemagazin
Ergänzende HR-Software kann SAP-Lösungen noch besser machen und die Alltagsarbeit in Personalabteilungen optimieren. Die Anforderungen an Datenschutz, Compliance und Datenqualität sind mittlerweile hoch und möglichst wollen solche Erweiterungen auch zu 100 Prozent in SAP-ERP-HCM Standard oder SAP SuccessFactors integriert sein.
Von Heiko Mouhlen, Business Lead ̶ Sales von Accenture Software for HCM, wollte ich wissen, in welchen Bereichen sich Erweiterungen besonders schnell rechnen, welche Alternativen SAP-Anwenderunternehmen haben und wie man zukunftsfähig bleibt, falls man mittel- oder langfristig SAP SuccessFactors nutzen möchte.
Für welche Aufgaben setzen Personalabteilungen IT-Erweiterungen bzw. Extensions ein? Was wird am meisten nachgefragt? Was rechnet sich schnell?
Heiko Mouhlen: Für welche Aufgaben? Ganz allgemein, um wahrgenommene Lücken des Personaldatenverwaltungssystems zu schließen. Selbst wenn das Standard-Core-System eine eigene Lösung bietet, können sinnvolle Erweiterungen die Benutzerfreundlichkeit, die Einfachheit der Bedienung oder den Funktionsumfang für den Anwender steigern und dadurch punkten.
Und das gilt für alle Themenbereiche in der Personalarbeit. Je nach Dringlichkeit des Bedarfs suchen die Personalabteilungen dann geeignete Erweiterungen, wobei der Trend zum Wechsel auf Software-as-a-Service-Lösungen (SaaS) geht. Dabei unterstützt unsere Software for Human Capital Management beim Schutz der Personaldaten, bei der Einrichtung interner Kontrollsysteme und einem insgesamt verbesserten, umfassenden Anwendererlebnis.
Denn nur wenn der Prozessablauf stimmt und die Daten richtig verarbeitet werden, ist der Anwender ̶ und jeder andere vom Ablauf Betroffene ̶ am Ende zufrieden. Diese Testarbeiten konform mit den Datenschutzvorschriften durchzuführen und durch vernünftige interne Kontrollen zu flankieren, ist eine anspruchsvolle und zeitintensive Aufgabe der Personalabteilung. Daher amortisieren sich unsere Erweiterungen für diese Bereiche auch am schnellsten bei unseren Kunden. Denn die bestätigen mir immer wieder, dass eine solide Teststrategie nicht ohne Accenture Clone and Test auskommt.
Und was hilft IT-Abteilungen besonders? Gibt es hier auch „Bestseller“?
In unserem Bereich sind das die Lösungen, die der IT helfen, über den Tellerrand zu schauen, bzw. mit der Personalabteilung gut zusammen zu arbeiten und das beste Ergebnis zu erzielen.
Lassen Sie mich ein Beispiel geben: Wenn sich ein Unternehmen im Rahmen seiner Digitalisierung auf den Weg in die Cloud macht, dann steht früher oder später die Migration der Personaldaten an. Zur erfolgreichen Bewältigung dieser Aufgabe wünscht man sich natürlich nicht nur ein funktionierendes technisches Migrationswerkzeug. Es bietet sich geradezu an, bei diesem Schritt gleichzeitig auch die Datenqualität zu erhöhen, nicht mehr gebrauchte Daten zu archivieren, fehlende Daten zu ergänzen und den gesamten Datenbestand anhand von Plausibilitätsprüfungen zu durchleuchten und zu aktualisieren.
Seit vielen Jahren bieten wir genau dafür eine Produkt-Suite für Human Capital Management zum Testen, Migrieren und Konsolidieren von Personaldaten an. Die Erfahrung aus Hunderten von Projekten steckt inzwischen in dieser Software und steht jedem unserer bisher mehr als 1.900 Kunden zur Verfügung.
Worauf sollte man bei Erweiterungen für SAP HCM oder für SAP SuccessFactors achten?
Über den Funktionsumfang kann man sich mithilfe der Produktbeschreibungen schnell einen Überblick verschaffen. Wichtiger ist allerdings das Konzept der Integration: Je tiefer eine Erweiterung in SAP HCM und SAP SuccessFactors integriert ist, umso mehr Synergien lassen sich realisieren ̶ wenn beispielsweise die Benutzerverwaltung und -berechtigungen genutzt werden können oder die Speicherung von Arbeitsergebnissen direkt in den Systemen erfolgen und die Daten wenige „Ausflüge“ aus dem System heraus machen.
Damit erspart man sich langwierige Untersuchungen bezüglich des Datenschutzes oder Mehraufwand bei Daten-Backup und gegebenenfalls Datenwiederherstellungen. Das sind nur zwei Aspekte, die jedoch im späteren Betrieb neben den Funktionen über die Wirtschaftlichkeit der Lösung entscheiden.
Wir raten zudem immer, sich neben dem Funktionsumfang und dem Konzept der Integration in die Systeme auch einen Überblick über die Erfahrung, das Know-how und das Geschäftsmodell des Anbieters zu verschaffen. Anbieter mit einem auf Software-Erweiterungen ausgerichteten Geschäftsmodell bieten neben der Beratung und dem Support häufig zahlreiche Leistungen an, die im Betrieb vor Überraschungen schützen und den Nutzen weiter steigern können. Neben der Qualitätssicherung der Auslieferung können dies Angebote zum regelmäßigen Austausch über neue Versionen oder die Möglichkeit zur Einflussnahme auf die Weiterentwicklung der Software sein.
Denn Software ist nicht gleich Software. Prototypen sind schnell entwickelt. Wir bei Accenture HCM konzentrieren uns jedoch mit mehr als 100 Experten auf die Herstellung solider Standardsoftware.
Wenn man diese Punkte beherzigt, dann bleibt die Pflege und Weiterentwicklung beim Anbieter der Erweiterung; und der Kunde kann sich darauf konzentrieren, alles aus der Lösung herauszuholen, was die Produktbeschreibung verspricht.
Würden Sie Eigenentwicklungen noch empfehlen oder welche Alternativen haben Anwenderunternehmen?
Eigenentwicklungen von HR-IT-Ergänzungen können notwendig werden, wenn es keine wirtschaftlich attraktive Alternative zur Lösung eines Problems oder der Verbesserung eines Prozesses gibt.
Bevor man aber mit der Eigenentwicklung beginnt, sollte man den Gesamtaufwand und den Produktlebenszyklus realistisch einschätzen. Faktoren wie Qualitätssicherung, Dokumentation, Wartungsfreundlichkeit und Weiterentwicklung sind zu berücksichtigen. In der Konsequenz stellt sich die Frage, welche Kapazitäten man für eine solche Eigenentwicklung zur Verfügung stellen möchte und ob man dauerhaft auch die erforderlichen Fähigkeiten und Erfahrungen der eigenen IT-Entwickler halten oder sogar weiterentwickeln kann.
Ich empfehle jedoch sehr, sich vom bloßen Blickwinkel des eigenen Unternehmens zu lösen und darüber nachzudenken, ob die Aufgaben auch bei anderen Unternehmen relevant sind. Dann könnte es schon einen qualifizierten Nischenanbieter für eine Lösung geben. Bereits heute ist das Angebot an einsatzbereiten Anwendungen groß. Alleine für SAP-Kunden stehen über 1.000 Anwendungen von Partnern im SAP-App Center bereit, darunter allein fünf zertifizierte Apps von Accenture.
In Kombination mit dem SAP Discovery Center kann man einen großen Teil dieser Anwendungen genauer unter die Lupe nehmen ̶ bis hin zum unverbindlichen Test. (Aber dann bitte nur mit Daten, die mit Accenture Clone and Test vorher anonymisiert wurden.) 🙂
Ich kann nur empfehlen, sich vorab ausführlich über Alternativen zu informieren, bevor man sich für eine Eigenentwicklung entscheidet. „Make“ ist bei genauer Betrachtung selten günstiger als „Buy“.
Wie stellt man die Zukunftsfähigkeit sicher, wenn man über kurz oder lang auf SAP S/4HANA oder SAP SuccessFactors umsteigen möchte oder muss?
Die Erweiterungen für SAP-Software sollten die Strategie des Unternehmens unterstützen. Egal ob eine on-premise, eine hybride oder vollständige Software-as-a-Service-Strategie verfolgt wird, müssen die Erweiterungen in jedem Fall einsetzbar sein. Wir haben uns schon recht früh damit beschäftigt, was das bedeutet und wie wir unsere Erweiterungen konzipieren müssen, um unsere Kunden in allen Szenarien unterstützen zu können.
Bei einem Wechsel in ein SaaS-Modell sind nicht nur technische Fragen zu beantworten. Es geht dabei um den gesamten Betrieb einer Erweiterung nebst Plattform und Dienstleistungen drumherum. Damit der Endanwender die Erweiterung nutzen kann, müssen auch Verfügbarkeit, Datensicherheit und hohe Performanz sichergestellt sein.
Bei Software-as-a-Service kauft der Kunden die Software nicht mehr, sondern mietet sie. Damit legt er die Verantwortung für die Qualität der Services in die Hände des Providers. Unsere Kunden können darauf vertrauen, dass wir neue Technologien und Innovationen frühestmöglich antizipieren und in unsere Produktstrategie einfließen lassen.
Welche Fragen sollten sich SAP-Anwenderunternehmen in Bezug auf ihre Personalprozesse stellen?
Ich denke, es bedarf mutiger Entscheidungen, Personalprozesse auf den Prüfstand zu stellen, neu zu denken und neu zu gestalten. Gerade das aber schafft neue Möglichkeiten, fördert die „Human Experience“ aller von den HR-IT-gestützten Abläufen Betroffenen und kann die Kosten langfristig senken. „Immer weiter wie bisher“ führt dagegen nicht zu grundlegenden Verbesserungen.
Ein Anwendungsfall unseres Accenture Document Composer ermöglicht zum Beispiel den Recruitern, mit SAP SuccessFactors den Wunschkandidaten direkt ein digitales Vertragsangebot zuzusenden und von diesen elektronisch unterzeichnen zu lassen.
Der ursprüngliche Ablauf erforderte mehrere interne Genehmigungen, verursachte Medienbrüche, Wartezeiten etc. Vor der Neugestaltung mussten rechtliche Bedenken ausgeräumt und der Betriebsrat einbezogen werden. Jetzt aber läuft der gesamte Prozess über standardisierte SaaS-Anwendungen, die miteinander kommunizieren. Das übergreifende Ziel, den Prozess mithilfe von SaaS-Komponenten so einzurichten, dass Wunschkandidaten nicht mehr warten müssen und sie auch erleben zu lassen, dass sie sich bei einem innovativen Unternehmen beworben haben, wurde erreicht.
Für mich ist das nur eines von vielen Beispielen, wie wir mit Blick auf alle von den Abläufen Berührten ̶ wie IT-Anwender in HR, interne und externe Kunden oder auch Bewerber ̶ zahlreiche HR-Prozesse hinsichtlich einer Standardisierung diskutieren sollten. Insbesondere wenn es innovative Lösungen gibt, die ein Unternehmen voranbringen können.
Natürlich Schritt für Schritt.
Vielen Dank für das Gespräch.
Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.
Dieses Thema wird bei den Thementagen SAP HCM / SuccessFactors im Rahmen der IT-Onlinekonferenz vom 29. – 30. September 2020 vertieft:
Heiko Mouhlen (Accenture HCM) berichtet gemeinsam mit Patrick Criqui (Sick AG) über den Einsatz von HCM-Lösungen beim weltweit führenden Hersteller von intelligenten Sensoren und Sensorlösungen für Fabrik-, Logistik- und Prozessautomation — und wie man diese schnell und mit hohem Nutzen für die Fachabteilung in der SAP-Welt realisiert.
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