ArchiveLink überlebt das Cloud-Zeitalter nicht

Wenn Unternehmen an die Nutzung von Cloud-Technologie (IaaS, PaaS, SaaS) denken, stellt sich sofort die Frage, wie mit den bestehenden Dokumenten- und Datenarchiven umgegangen werden soll: Wohin mit den Alt- und Archivdaten?

Von Benny Schröder (Head of R&D, KGS Software) wollte ich wissen, wie man seine Cloud- und Archivierungsstrategie synchronisiert, welche Szenarien sinnvoll sind und wo er die Dokumenten- und Daten-Archivierung in sechs Jahren sieht.

Als Gast eines Expert-Talks zur IT-Onlinekonferenz 2021 „Wie sich IT-Entscheider auf die SAP-Zukunft vorbereiten“ am 23. März erläutert er gemeinsam mit Armin Rehm (Servicemanager, EnBW Energie Baden-Württemberg AG), warum und wie das CMIS-Projekt (Content Management Interoperability Services) bei EnBW angegangen wurde und wie der Übergang von ArchiveLink nach CMIS möglichst effizient gelingt.

 

Herr Schröder, welche Herausforderungen ergeben sich im Zusammenspiel von Cloud-Nutzung und Archivierung?

Benny-Schröder-kgsBenny Schröder: Cloud-Lösungen liegen im Trend und sind bei den meisten Unternehmen inzwischen ein großes Thema. Die Herausforderungen, die daraus für die Dokumentenverwaltung resultieren, sind jedoch häufig nicht vollumfänglich bekannt oder finden sich bei Unternehmen als noch ungelöst. An erster Stelle für die Unternehmen steht die Security – denn wann immer wir von Cloud-Nutzung sprechen, verlassen wir das eigene Unternehmensnetzwerk.

Auch das Thema Latenz ist eine häufige Herausforderung. Große Entfernungen zwischen dem Standort des Unternehmens oder schlicht dem User und dem Datencenter können den Zugriff verlangsamen und somit Arbeitsprozesse beeinflussen.

Zuletzt muss die Kostenoptimierung erwähnt werden: Um kostenoptimiert in der Cloud zu archivieren, müssen ganz andere Faktoren bedacht werden als bei der Archivierung On-Premises. Eventgetriebene Skalierung, der Dokumenten-Lebenszyklus und weitere Metriken nehmen Einfluss auf den TCO (= Total Cost of Ownership). Richtig angewendet liegt dieser niedriger als bei einer klassischen On-Premises Archivierung.

Betont werden muss auch, dass es für diese Herausforderungen durchaus smarte Lösungen gibt. Um die Problematik der Latenz anzugehen, ist es zum Beispiel möglich, einen Mix aus On-Premises und Cloud-Archivierung einzuführen. Dem Lebenszyklus der Dokumente und Daten folgend, werden diese zunächst On-Premises und zusätzlich in der Cloud archiviert. Nach einer bestimmten Zeit werden die On-Premises Daten reorganisiert. Über Data Tiering Optionen lassen sich weitere Kostenersparnisse erzielen.

 

CMIS: Content Management Interoperability Services

Welche Fragen muss man zukunftsgerichtet beantworten? Welche Lösungsszenarien sind sinnvoll?

Der Trend CMIS zeichnet sich immer deutlicher ab. Viele Unternehmen erkennen bereits den Vorteil der neuen Schnittstelle. Im Vorfeld gilt es, folgende Fragen zu beantworten:

Was bedeutet der Wechsel von ArchiveLink nach CMIS für die SAP-Landschaft? Wie gestaltet sich der Übergang? Was passiert mit den Unmengen an „ArchiveLink-Dokumenten“? Welche Chancen bringt die neue SAP unabhängige Schnittstelle auch für andere Anwendungen mit sich? kgs hat für die Beantwortung dieser Fragen drei Lösungsszenarien realisiert:

Szenario 1 eignet sich, wenn mit einem neuen Archivierungsprojekt oder zum Stichtag mit einem neuen Repository auf CMIS begonnen werden soll oder in einem neuen Geschäftsbereich S/4HANA Cloud genutzt wird. In diesem Fall kann mit tia CMIS On-Premises oder in der Cloud archiviert werden.

Im Szenario 2 bleibt der ArchiveLink-Bestand unverändert. Dennoch wird auf CMIS-basierte Archivierung gewechselt: Aber der Proxy wird weiterhin genutzt, um auf Altdaten, die per ArchiveLink archiviert wurden zuzugreifen. Hierbei ist keine Migration notwendig. Wir nennen das tia CMIS Proxy.

Im dritten Szenarion werden Altdaten mittels einer Migration in eine CMIS-konforme Archivierung übertragen. Dieses Lösungsszenario ermöglicht einen echten Übergang von ArchiveLink zu CMIS — und somit auch den Übergang zu S/4HANA Cloud und die Nutzung mit anderen Cloud-Anwendungen. Bei uns heißt das: tia Migration.

 

ArchiveLink vor Cloud-Nutzung durch CMIS ersetzen

Wie kann man seine Cloud- und Archivierungsstrategie synchronisieren?

Wenn Unternehmen in Zukunft vermehrt auf Cloud-Strategien setzen, muss auch eine passende Archivierungsstrategie her. Es ist also notwendig, seine Archivierung auf den Einsatz von Cloud-Lösungen vorzubereiten – egal, wann dieser schlussendlich stattfindet. Das ist auch ein Grund, weshalb SAP die Schnittstelle hin zu CMIS ändert. Die neue Schnittstelle hat zahlreiche funktionale Erweiterungen, ArchiveLink ist für die Archivierung in der Cloud nicht der richtige Weg.

Zusammenfassend kann man sagen, dass man seine Archivierung auf den Sprung in die Cloud vorbereiten sollte. Wenn dieser Sprung nämlich erst einmal stattgefunden hat, ist diese Änderung im Nachgang schwieriger als im Voraus.

 

Archivieren statt DMS oder ECM

Was erfahren wir von Ihnen bei der IT-Onlinekonferenz 2021?

In unserem Vortrag legen wir den Fokus auf ein Beispiel aus der Praxis. Gemeinsam mit unserem Kunden EnBW zeigen wir, wie sich der Übergang von ArchiveLink nach CMIS in der Praxis gestaltet. Erst kürzlich haben wir den Schnittstellenwechsel bei dem Energieversorgungsunternehmen durchgeführt und dabei wertvolles Know-how zu einem Thema gesammelt, was bisher meist nur in der Theorie diskutiert wird. Hier registrieren …

 

Wie wird 2027 der größte Teil der SAP-Kunden seine Dokumenten- und Daten-Archivierung organisieren?

Optimistisch gesehen, sind 2027 rund 80 Prozent der ERP-Kunden auf S/4HANA gewechselt – das ist erst einmal die Basis für alles, auch für die neue Schnittstelle CMIS.

Intelligente Archivierung in einer einheitlichen Archivplattform (SPoT) sind nur einige wenige Stichworte, die ich im Jahr 2027 vermehrt sehe.

 

Was wird 2021 das dominierende Thema in der SAP-Community?

Sparen! Archivieren statt DMS — und SaaS statt On-Premises.

Das außergewöhnliche Jahr 2020 hat Worten wie „Einsparung“, „auf Eis gelegt“ und „Investitionsstopp“ nahezu Flügel verliehen – das wird sich 2021 denke ich fortsetzen.

Profitieren werden diejenigen, die sich auf das Wesentliche fokussieren und mit veränderten Prozessen Budgets für neue Felder freimachen können. So lassen sich teure und funktionsreiche DMS- oder ECM-Systeme etwa durch intelligente Archivierungslösungen, die sich schon nach kurzer Zeit rechnen, ersetzen.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

SAP-Archivierung bei der ITOK21:

Sie können den Erfahrungsbericht von Armin Rehm (Servicemanager, EnBW Energie Baden-Württemberg AG) und Benny Schröder bei der #ITOK21 live (22.03. – 25.03.) oder als Aufzeichnung verfolgen und eigene Fragen an die Experten stellen.

Bei der IT-Onlinekonferenz geben IT-Entscheider vier Tage lang Erfahrungsberichte, wie sie sich auf die SAP-Zukunft vorbereiten, die IT-Automatisierung, die SAP-Sicherheit, die Cloud-Transformation, das Management hybrider Multi-Cloud-Umgebungen und den S/4HANA-Umstieg meistern. Zusätzlich gibt es vielfältige Interaktions- und Networking-Möglichkeiten.

 

ITOK21-SAP-S/4HANA

 

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