Change- und Trainingsmaßnahmen im S/4HANA-Projekt verbinden

Eine SAP S/4HANA Einführung bedeutet neue Prozesse, Funktionen und neue Oberflächen. Für einen erfolgreichen Go Live gilt es, Mitarbeitende gut darauf vorzubereiten. Trotzdem unterschätzen viele Verantwortliche die Wichtigkeit von Training und Changemanagement, wie wir aus mehr als 200 CIO-Erfahrungsberichten immer wieder als Feedback von CIO erhalten.

Wir fragten Seyde Sosnovski (Business Development Managerin, Training and Adoption | SAP Deutschland), wie SAP die eigenen Kunden mit Methoden und Inhalten beim Umstieg unterstützt. Bei der IT-Onlinekonferenz (16.-19.05.22) berichtet sie gemeinsam mit Karin Lein (Projektleitung Trainingskoordination des SAP S/4HANA Projekts NexGenERP Conversion | Evonik), wie 15.000 Mitarbeitende in vielen Ländern und Sprachen an SAP S/4HANA herangeführt wurden.

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Frau Sosnovski, wo liegen die Herausforderungen beim Training und Changemanagement in SAP S/4HANA-Projekten?

Seyde SosnovskiSeyde Sosnovski: SAP S/4HANA Projekte sind Transformationsprojekte, die einher gehen mit der Standardisierung und Harmonisierung von Prozessen. Gerade dies bedeutet für die Anwender eine Menge an Neuerungen. Wo es früher Prozesse gab, die individuell und angepasst waren, sehen sich die Mitarbeitenden nun mit ungewohnten, standardisierten Prozessen und neuen, unbekannten Oberflächen konfrontiert.

Viele Mitarbeitende sind verunsichert, welche Auswirkungen der Umstieg für sie bedeutet und halten an alten Prozessen und Routinen fest. Das Vorgehen ist menschlich nachvollziehbar, bedeutet aber auch, dass die Arbeit weniger effizient läuft und die Möglichkeiten der neuen Systeme nicht optimal ausgenutzt werden.

Hier gilt es frühzeitig mit einem integrierten Ansatz aus Change- und Trainingsmaßnahmen den Projekterfolg sicher zu stellen und die Mitarbeitenden frühzeitig mit auf die Reise zu nehmen.

 

Lerninhalte auf die Zielgruppe zuschneiden

Welche Unterstützung gibt SAP als Hersteller — und was hat sich bewährt?

Elementar ist, schon zu Projektbeginn Change und Trainingsmaßnahmen integriert zu planen und aufzusetzen. Fokus ist dabei auf die gesamte Unternehmensleitung und alle Mitarbeitenden zu legen. SAP Training and Adoption hat daher einen ganzheitlichen Ansatz entlang des SAP Activate Prozesses entwickelt, der Mitarbeitende gleichermaßen einbindet und befähigt.

Changemanagement sollte die Mitarbeitenden für den gemeinsamen Kurs begeistern, ihnen die Vorteile darstellen, sie aktiv in die Ausgestaltung der neuen Prozesse einbinden und Bedenken ernstnehmen sowie auflösen.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, für die einzelnen Zielgruppen entsprechendes Training entsprechend ihrer Lernbedarfe anzubieten. Ein Beispiel: SAP-Experten oder die IT-Abteilung benötigen Knowhow in den SAP-Standards, Endanwender wiederum interessieren sich für ihre relevanten Abläufe und Schritte im System.

Das bedingt auch den Einsatz der passenden Tools: für Experten bietet sich der SAP Learning Hub an, der alle Standardtrainingsinhalte zur Verfügung stellt incl. der Möglichkeit zu üben oder Trainern Fragen zu stellen. Für Endanwender ist SAP Enable Now das richtige Tool – SAP Enable Now ermöglicht die Erstellung von kundenspezifischen Doku- und Lern-Materialien, die im System eingebettet werden können.

Ein häufiges CIO-Feedback ist, dass Training und Change-Aufwände trotzdem unterschätzt werden. Woran kann das liegen?

Oft wird Change & Lernen als weiches, schwer zu greifendes Thema gesehen und mehr in Zahlen, Fakten und Prozessen gedacht. Daher hilft es, das Thema Lernen und Change mit Zahlen und Fakten zu beschreiben, z.B. mit Analysen.

Zum Beispiel kann man mit einem Change-Assessment frühzeitig und systematisch prüfen, welche Stärken und Handlungsfelder in Bezug auf Changemanagement vorliegen. Darauf basierend können konkrete Pläne und Konzepte erstellt werden, die auch die damit verbundenen Aufwände transparent machen.

SAP bietet hier verschiedene Services an, wie beispielsweise Deep Transformation Insights. Damit können Erfahrungsdaten (X-data) und Operative Daten (O-data) verbunden und als Basis herangezogen​, um Analysen vorgenommen werden, um zielgerichtet und skalierbare Ableitungen vorzunehmen.

 

Erfahrungsbericht: Internationale S/4HANA-Trainings

Was erfahren wir von Ihnen bei der ITOK22 im Mai?

Im Gespräch mit Frau Lein von Evonik (Projektleitung Trainingskoordination des SAP S/4HANA Projekts) reden wir über den Trainingsansatz und Best Practices aus dem realen Leben. Evonik stand vor der Herausforderung ca. 15.000 EndanwenderInnen unter Pandemiebedingungen zu schulen.

Dafür waren Trainingsinhalte in unterschiedlichen Formaten und in verschiedenen Sprachen notwendig. Dabei gehen wir auf die Erfahrungen mit Blended Learning ein und wie SAP Enable Now die Erstellung der Lerninhalte und den Zugang dazu für die EndanwenderInnen vereinfacht hat.

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Was empfehlen Sie Verantwortlichen, die prüfen wollen, ob in ihrem Projekt das Enablement der Mitarbeitenden ausreichend berücksichtigt ist?

Die Antwort ist in dem Fall relativ einfach: bestehende operative Daten und Meinungen erheben und monitoren, um damit valide Ableitungen für die Change und Trainingskonzepte abzuleiten.

Was wird in den nächsten zwölf Monaten das dominierende Thema in der SAP Training-Community?

Gerade mit Cloud-Software rückt der Fokus immer mehr auf die Endanwender und deren Lernerfahrung. Diese zählt noch stärker als bisher, um die Akzeptanz und Adoption von neuen Lösungen sicher zu stellen. Das gilt auch sicher über die nächsten zwölf Monate hinaus.

Denn Mitarbeitende schöpfen ihr Potential aus, wenn wir sie einbinden, motivieren und befähigen, mit der neuen Software umzugehen. Dieser Prozess ist bei Cloudlösungen schneller umzusetzen als bisher. Darüber hinaus ist wichtig, dass Lernen immer mehr als kontinuierlicher Prozess verstanden wird.

Mit neuen Updates und Releases verändert sich das Lernen: weg von einem einmaligen Event vor einem Go Live hin zu einer Einbindung in den Arbeitsalltag und regelmäßigen Updates, die wir „Stay Current“ nennen

P.S.: Weitere Informationen und Austausch mit anderen SAP-Kunden bekommen Interessierte auch im kostenfreien SAP Training Forum am 23.6. mit dem Motto „Lernen.Verändern.“

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

Best-Practices für S/4HANA bei der ITOK22

Sie können diesen und alle Beiträge der #ITOK22 live (16.– 19.05.22) oder als Aufzeichnung (sofern Sie sich für den jeweiligen Expert-Talk registriert haben) verfolgen und eigene Fragen an die Expertinnen und Experten stellen.

Beim achten Gipfeltreffen der SAP-Community geben SAP-Kunden vier Tage lang Erfahrungsberichte zu SAP S/4HANA- und Cloud-Transformationen, Business- und IT-Automatisierung und zu Veränderungen der IT-Organisation. Am 19. Mai dreht sich ein ganzer Tag um Cyber- und SAP-Sicherheit.

SAP-Kunden wie Atruvia, BayWa, DATEV, Deutsche Börse, Evonik, GTÜ Gesellschaft für technische Überwachung, Kaeser Kompressoren, Open Grid Europe, SPAR Österreich und andere berichten.

 

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