Der digitale HCM-Arbeitsplatz von morgen

Der Corona-Lockdown hat einiges verändert. Die Personalarbeit von Unternehmen dürfte in Zukunft, zumindest teilweise, vom Homeoffice aus stattfinden.

Von Nadine Ziegler (Sales Manager) und Michael Brütting (SAP HCM Consulting), beide von NEXUS / ENTERPRISE SOLUTIONS, wollte ich wissen, inwieweit die Personalabteilungen darauf vorbereitet sind, was sie tun können um den eigenen Reifegrad der Digitalisierung zu erhöhen und wie das mit wenig Aufwand gelingen kann.

 

Hat der Lockdown Personalabteilungen kalt erwischt oder waren viele Unternehmen auf Arbeiten aus dem Homeoffice vorbereitet?

Michael Brütting: In meiner Wahrnehmung ergibt sich ein sehr gemischtes Bild. Viele Unternehmen hat es kalt erwischt. Gerade wenn ein Großteil der Mitarbeiter plötzlich aus dem Homeoffice arbeitet, braucht es auf Seiten der Personalabteilung auch die dazu passenden Prozesse und Strukturen. Wer also bereits angefangen hat, seine Prozesse zu digitalisieren oder sogar mobilfähig zu machen, ist gegen die Corona-Auswirkungen deutlich besser gewappnet.

 

Wann kann man schnell geschaffene Behelfslösungen weiter nutzen, wann sollte man sie ersetzen?

Nadine Ziegler: Behelfslösungen haben gerne mal Defizite in der Usability oder in der Wirtschaftlichkeit. Bei der Wirtschaftlichkeit geht es beispielsweise um Lösungen, die komplett kundeneigen und dadurch von Innovationen im Standardprozess der Personalsoftware abgeschnitten sind.

Des Weiteren trägt man die damit verbundenen Wartungskosten selbst, was beim Standardprozess durch die Standardwartung abgedeckt wäre. Man bezahlt quasi doppelt, denn die Standardwartung fällt ja trotzdem an.

 

Was sind Ihre persönlichen „lessons learned“ aus dem Lockdown?

Nadine Ziegler: Während früher Unternehmen das Thema Digitalisierung gerne mal auf die lange Bank geschoben haben, sorgte der Lockdown zu einem großen Handlungsdruck.

Die Themen „Homeoffice“ und „Mobiles Arbeiten“ wurden früher von Führungskräften mit dem Verdacht abgelehnt, dass von zuhause aus nicht so effizient gearbeitet wird wie im Büro. Nun konnten Mitarbeiter beweisen, dass man von zuhause aus mindestens genauso effizient arbeiten kann. Langfristig gesehen könnte hier ein großes Einsparpotenzial entstehen. Die „City of London“ macht es bereits vor. Hier haben einige Unternehmen schon jetzt ihre Büroflächen verkleinert.

Michael Brütting: Die Treiber der Digitalisierung im Personalbereich waren vor Corona vor allem die Aspekte Geschwindigkeit und Kosteneffizienz, aber auch ein gewisser Personalmarketing-Aspekt spielte und spielt sicherlich immer auch eine Rolle. Mit Corona zeigt sich nun ein weiterer Treiber: Robustheit gegenüber Krisensituationen.

 

Wie sieht der digitale HCM-Arbeitsplatz von morgen aus?

Michael Brütting: Der künftige HCM-Arbeitsplatz ermöglicht, nahezu jeden Prozess zu jeder Zeit an jedem Ort anzuwenden. Das heißt die Anwendungen sollen auch responsive und mobilfähig sein.

Der Anspruch ist dabei nicht, jeglichen persönlichen Kontakt mit der Personalabteilung zu unterbrechen, sondern es soll mehr Zeit geschaffen werden für individuelle Beratung in komplizierteren Situationen. Ein Mitarbeiter der Personalabteilung sollte sich also nicht mehr damit aufhalten, stumpf Urlaubszettel oder Adressänderungen abzutippen, ganz im Gegenteil – zurückkehren zur wesentlichen Kerntätigkeit, für die er sich zu Beginn seiner Ausbildung oder seines Studiums entschieden hat – die Arbeit mit Menschen.

 

Wie kommt man schrittweise und mit überschaubaren Investitionen dorthin?

Nadine Ziegler: Digitalisierung ist ein fortlaufender Prozess. Das Optimum ist schwer zu erreichen, da die Prozesse ständig an veränderte Gegebenheiten angepasst werden müssen. Die Personalwirtschaft ist in den meisten Unternehmen ein unterstützender Prozess, der zwar sicherlich weniger stark von derartigen Veränderungen betroffen ist als die Kernprozesse des Unternehmens, dennoch ist auch hier die Erwartung kontinuierliche Verbesserungen anzustreben.

Um möglichst schnell und kosteneffizient vorwärts zu kommen, ist meine Empfehlung im ersten Schritt die Prozesse zu digitalisieren die besonders häufig auftreten. Ich würde dabei möglichst nah am Standard der jeweiligen ERP-Software bleiben. Wenn man so vorgeht, merkt man, was tatsächlich fehlt und es sind oft andere Dinge als man vorher dachte.

 

Für wen eignet sich die Nutzung von Managed Services, wie beispielsweise für die Entgeltabrechnung, besonders?

Michael BrüttingMichael Brütting: Mit jeder gesetzlichen Änderung verändern sich auch Personalsysteme. Hier das Knowhow – trotz des weiterlaufenden Tagesgeschäfts – auf einem konstant hohen Level zu halten, ist besonders für kleine Personalabteilungen schwer.

Es besteht häufig zusätzlich die Herausforderung, dass das Wissen um die Entgeltabrechnung nur eine Person trägt. Dieser Umstand treibt Personalleitern oft die Schweißperlen auf die Stirn, wenn dieser eine Mitarbeiter ausfällt. Eine komplette oder eine Teilauslagerung kann die Kollegen hierbei sehr entlasten.

Aber auch größere Personalabteilungen bekommen durch die Auslagerung eines Teils ihrer Arbeit neuen Spielraum für andere Themen wie bspw. Recruiting, Personalentwicklung oder Weiterbildungsangebote.

 

Welche Fragen sollten sich SAP-Anwenderunternehmen in Bezug auf ihre Personalprozesse stellen?

Nadine Ziegler: Zum einen muss sich eine Personalabteilung auf strategischer Ebene die Frage stellen, ob man weiterhin selbst die Themen der Personaladministration und Personalabrechnung übernimmt, oder ob man zukünftig einen stärkeren Fokus auf die Themen Recruiting und Personalentwicklung setzt.

Zum anderen stellt sich die Frage, wie man langfristig im Bereich der Personalprozesse und -systeme aufgestellt sein möchte. Eine Möglichkeit ist, die Prozesse nach und nach zu digitalisieren … oder eine weitere Möglichkeit einen Best Practice-Ansatz zu verfolgen — und somit einen ganzen Themenkomplex, wie beispielsweise ein Learning-Modul oder ein Recruiting & Onboarding-Modul, in kürzester Zeit zu implementieren.

Michael Brütting: Auch ganz konkret stellt sich die Frage: Was passiert beim nächsten Lockdown? Müssen wir dann immer noch auf Behelfslösungen zurückgreifen oder haben wir bereits Schritte unternommen und können nun mit soliden und flexiblen Prozessen aufwarten?

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

Dieses Thema wird bei den Thementagen SAP HCM / SuccessFactors im Rahmen der IT-Onlinekonferenz vom 29. – 30. September 2020 vertieft:

Nadine Ziegler und Michael Brütting (beide NEXUS / ENTERPRISE SOLUTIONS) stellen ihr Standardvorgehen vor, damit Personalabteilungen ortsunabhängig arbeiten können, um beispielsweise Zeitbuchungen, Urlaubsanträge und andere HR-Prozesse zu bearbeiten und Genehmigungsprozesse anzustoßen.

Hier registrieren … | 29.09. | 11 Uhr (oder später als Aufzeichnung)

 

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