Digitale Transformationsprojekte: noch immer ein unterschätztes Vorhaben?

Wer schon vor dem Start weiß, welche Herausforderungen und Risiken eine IT-Transformation mit sich bringt, vermeidet Fehler und setzt Ressourcen effizienter ein. Genug Vorlauf einplanen und die Komplexität nicht unterschätzen, lautet deshalb der Rat von Florian Sackmann, Geschäftsleiter des Customer Engagement bei NTT DATA Business Solutions (Foto). In seinem Gastbeitrag ordnet er die wichtigsten Ergebnisse der diesjährigen Transformationsstudie 2024 von Natuvion und NTT Data Business Solutions ein und leitet aus ihnen Tipps für einen positiven Verlauf technischer Transformationsprojekte ab.

Studie untersucht Planungsphase von IT-Transformationsprojekten

Bereits die Planungsphase eines IT-Transformationsprojektes birgt zahlreiche Stolpersteine: Reichen die eingeplanten Ressourcen? Wie lässt sich die Komplexität des Projekts meistern? Was folgt aus dem fehlenden Transformations-Know-how der Belegschaft? Ist der Zeitplan realistisch? Wie hoch wird der Abstimmungsaufwand zwischen den Abteilungen? Antworten auf diese Fragen liefert die Transformationsstudie 2024 von Natuvion und NTT Data Business Solutions. Sie untersucht die größten Herausforderungen, Erfolgsfaktoren und Prioritäten bei IT-Transformationsprojekten. Basis sind Befragungen von über 1.000 Führungskräften aus 15 Ländern und unterschiedlichen Branchen, die bereits Erfahrungen mit solchen Vorhaben gesammelt haben.

Offen kommunizieren, durchgehend dokumentieren

Transparenz und Effizienz sind laut Studie entscheidend für den Erfolg von Transformationsprojekten. Über 23,6 Prozent der Befragten bewerten Transparenz über Systeme, Daten und Prozesse als den wichtigsten Erfolgsfaktor. Eine klare und offene Kommunikation sowie das frühzeitige Einbinden von IT-Beraterinnen und -Beratern mit Transformationserfahrung können hier einen erheblichen Unterschied machen.

Alle relevanten Informationen zu Systemen, Daten und Prozessen sollten daher klar und für alle Beteiligten zugänglich kommuniziert werden. Empfehlenswert sind eine detaillierte Dokumentation der bestehenden IT-Landschaft, klare Schnittstellenbeschreibungen sowie eine kontinuierliche Berichterstattung über den Fortschritt und etwaige Herausforderungen im Projekt. Wesentlich ist auch ein abteilungsübergreifendes Reporting, das regelmäßig aktualisiert wird, um mögliche Probleme frühzeitig zu erkennen und zu adressieren.

Puffer einplanen: Nur 13 Prozent bleiben im Zeitplan

Die Studie zeigt auch die Bedeutung einer realistischen und frühzeitigen Planung: Obwohl 58 Prozent der Unternehmen mehr als ein Jahr für ihre Transformation einplanten, konnten nur 13 Prozent ihren ursprünglichen Zeitplan einhalten. Mehr als zwei Drittel davon erlebten eine Zeitüberschreitung von 20 Prozent und mehr. Dies unterstreicht, wie wichtig großzügige Zeitpuffer sind, um unvorhergesehene Verzögerungen zu vermeiden.

Darüber hinaus empfiehlt es sich, möglichst konsequent auf Standardlösungen von SAP zu setzen. In technischer Hinsicht gewährt das die dringend benötige Interoperabilität, um Insellösungen zu vermeiden. Außerdem lassen sich so auch in Zukunft neue Technologien und beispielsweise KI-Anwendungen schnell und reibungslos mit Updates implementieren. Wirtschaftlich gesehen minimieren Standardlösungen auch die laufenden Kosten des Projekts. Und sie reduzieren ganz nebenbei die Abhängigkeit der Unternehmen von spezifischem Know-how einzelner Mitarbeitender.

Fehlendes Know-how überrascht 

Die Transformationsstudie 2024 belegt: Einer der häufigsten Stolpersteine bei Transformationsprojekten ist die mangelnde Erfahrung der Mitarbeitenden. Über 34 Prozent der befragten Unternehmen waren von der unzureichenden Erfahrung ihrer Teams überrascht. Um dieser Herausforderung zu begegnen, sollten sich Unternehmen unbedingt frühzeitig ein Bild von den vorhandenen Kompetenzen verschaffen und gegebenenfalls gezielte Schulungen aufsetzen.

39 Prozent der Unternehmen stellten fest, dass die Organisation der Kommunikation zwischen Abteilungen eine größere Herausforderung darstellte als erwartet. Sie ist aber immens wichtig, denn Transformationsprojekte sind eben keine reinen IT-Angelegenheiten, sondern betreffen das gesamte Unternehmen. Ratsam sind deshalb von Beginn an eine klare Kommunikation der Ziele, die frühzeitige Einbindung von C-Level-Entscheidern und vor allem ein abteilungsübergreifendes Reporting. Unterstützung bieten hier Tools wie SAP Cloud ALM. Mit ihren umfassenden Reporting-Möglichkeiten decken sie sowohl technische als auch organisatorische Aspekte des Projekts ab.

Transformationsziele: Prozesseffizienz im Fokus   

Traditionell legen Unternehmen im DACH-Raum großen Wert auf wirtschaftliche Stabilität und Wettbewerbsfähigkeit. Das spiegelt sich auch in den Ergebnissen wider, die mit der Transformation erzielt werden sollen. So rangieren im DACH-Raum Kosteneinsparungen (25,1 Prozent) und Effizienzsteigerung (24,3 Prozent) auf den ersten beiden Plätzen. In Deutschland kommt die Effizienzsteigerung mit 29,3 Prozent sogar auf Platz 1. In einem Umfeld hoher Lohnkosten und stark regulatorischer Anforderungen sind Unternehmen gezwungen, ihre Prozesse kontinuierlich zu optimieren und Kosten zu senken, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Effizienzsteigerungen werden daher als zentrale Maßnahme gesehen, um diese Herausforderungen zu meistern und gleichzeitig die Rentabilität zu sichern.

Dennoch sind die initialen Kosten für die Einbindung erfahrener externer Consultants eine sinnvolle Investition. Diese bringen nicht nur wertvolle Erfahrung mit, sondern auch eine objektive Sichtweise, die in vielen Fällen intern fehlt. Sie waren in einer Vielzahl von Transformationsprojekten involviert  und können daher auf einen reichen Erfahrungsschatz zurückgreifen. Frühzeitig erkennen sie potenzielle Herausforderungen und bieten praxiserprobte Lösungen an, die intern vielleicht nicht so schnell erkannt würden. Gerade bei der Einführung neuer ERP-Systeme kann der Input eines erfahrenen Consultants den Unterschied zwischen einem reibungslosen Projektverlauf und kostspieligen Verzögerungen ausmachen.