E-Rechnungspflicht – wann, wie und warum?

Ab 2025 kommt in Deutschland die Pflicht zum Empfang, zur Verarbeitung sowie zum Versand steuerbarer und steuerpflichtiger B2B-Rechnungen im Inland. Wir informieren über Formate, Fristen und den gesetzlichen Hintergrund.

Zehn Jahre ist es mittlerweile her, dass der Zug in Richtung elektronischer Rechnungsstellung in der Europäischen Union Fahrt aufzunehmen begann – mit der Richtlinie 2014/55/EU, die vorschreibt, dass alle Behörden in der Lage sein müssen, zumindest im oberschwelligen Bereich elektronische Rechnungen in einem standardisierten Format (z. B. XML) zu empfangen und zu verarbeiten. Fälligkeitsdatum war April 2019.

Genauso ist es nun Praxis im gesamten deutschsprachigen Raum. Und mehr als das: In Deutschland steht auch für den B2B-Verkehr eine umfassende E-Rechnungspflicht bevor. Unternehmen müssen künftig in der Lage sein, elektronische Rechnungen sowohl annehmen als auch versenden zu können. Damit ist das Land der Schweiz und Österreich voraus, wo es eine entsprechende Pflicht für den Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen noch nicht gibt.

 

Rekapitulation: Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung muss in einem strukturierten elektronischen Format (entsprechend der CEN-Norm EN 16931 aus Richtlinie 2014/55/EU) ausgestellt, übermittelt und empfangen werden. Das Format muss eine elektronische Verarbeitung bzw. eine vollständige und richtige Extraktion der erforderlichen Angaben ermöglichen. Die Formate XRechnung sowie ZUGFeRD 2.x erfüllen diese Anforderung technisch. Der strukturierte Teil kann um einen visuellen ergänzt werden, i.d.R. ein PDF (hybrid). Während es der Empfangsseite bislang freigestellt war, welchen Teil sie für die Weiterverarbeitung verwendet, hat in Zukunft der strukturierte Teil Vorrang. Alle Rechnungen, die diesen Anforderungen nicht genügen, gelten unter der neuen Regelung künftig als „Sonstige Rechnung“.

 

Rechtliche Grundlage – die europäische Perspektive und ViDA

Im Dezember 2022 hat die Europäische Kommission die Initiative VAT in the Digital, kurz ViDA (COM 2022 701) samt korrespondierender EU-Verordnung vorgestellt. Was im B2G-Geschäft gemäß EU-Richtlinie 2014/55/EU bereits verpflichtend ist, soll danach auch für das grenzüberschreitende B2B-Geschäft innerhalb der EU gelten. Im Kern geht es bei ViDA um eine Modernisierung der bisherigen Umsatzsteuer-Richtlinie, mit der künftig transnationale Hürden wie die lokale Mehrwertsteuer-Registrierung überwunden werden sollen. Möglich ist dies aber nur über eine EU-weite Pflicht zum transaktionsbasierten E-Invoicing in einem einheitlichen Standard. Deshalb lässt sich die Richtlinie als klarer Entwurf zur Umsetzung einer E-Rechnungspflicht lesen.

ViDA bezieht sich in erster Linie auf grenzüberschreitende Geschäfte. Die deutsche Regierung hatte jedoch weitergehende Pläne. Sie beantragte deshalb – um nicht erst eine spätere europäische Einigung über ViDA abwarten zu müssen – im November 2022 eine Ausnahmegenehmigung bei der EU zur verpflichtenden Einführung der elektronischen Rechnung für den innerdeutschen B2B-Verkehr.

 

Das Wachstumschancengesetz

Ergebnis dieser Ausnahmegenehmigung und nunmehr gesetzliche Grundlage der E-Rechnungspflicht im B2B-Bereich in Deutschland ist das Ende 2023 verabschiedete Wachstumschancengesetz. Den Bundesrat hat es mittlerweile durchlaufen und lag bis Ende Februar im Vermittlungsausschuss. Dessen Beschlussempfehlung hatte der Bundestag angenommen. Nachdem auch der Bundesrat Ende März zugestimmt hat, kann das Gesetz nun in Kraft treten.

Ab 2025 kommt also die Pflicht zur elektronischen Rechnung. Finanzverwaltungen erlangen damit zeitnah Kenntnis darüber, welches Unternehmen welche Rechnung welchem Geschäftspartner in welcher Höhe geschickt hat. Dies soll ihnen aufwändige Steuerprüfungen im Nachgang ersparen.

Noch keine Vorgaben gibt es im Gesetzgebungspaket für ein ebenfalls geplantes digitales Meldesystem. Dieses kann zum Beispiel so funktionieren: Man schickt eine elektronische Rechnung an den Geschäftspartner und muss parallel aus der Rechnung bestimmte Daten extrahieren und zeitnah an die Finanzverwaltung übermitteln. Damit soll es unmöglich werden, Umsatzsteuer zu hinterziehen. Dem Umsatzsteuerbetrug – immerhin rund 23 Milliarden Euro jährlich in Deutschland – wird auf diese Weise ein Riegel vorgeschoben. Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber das Meldewesen aber zunächst einmal hintenangestellt und führt zunächst die elektronische Rechnung ein.

 

Übertragungswege: Portal, PEPPOL, E-Mail

Nicht näher legt sich die aktuelle Gesetzgebung in der Frage der Rechnungsübertragung fest: per E-Mail, Portal oder PEPPOL? Plattformen für ein künftiges Meldesystem zum Steuer-Reporting bieten sich an, auch für die Rechnungsübertragung genutzt zu werden, wie es in Italien schon der Fall ist. Bis dies auch in Deutschland soweit ist, können Rechnungen weiterhin per E-Mail geschickt werden.

Die PEPPOL (Pan-European Public Procurement OnLine)-Initiative – 2008 als Testprojekt der europäischen Kommission gegründet –  will den elektronischen Dokumentenaustausch im Beschaffungsprozess mit öffentlichen Auftraggebern in der EU vorantreiben. Mit „BIS Billing 3.0“ entstand ein neuer Standard für E-Rechnungen, welcher landesspezifisch durch die zuständigen National-Authorities angepasst werden kann (z.B. die XRechnung in Deutschland durch die KosIT) außerdem wurde das PEPPOL-Netzwerk geschaffen. Über dieses können angeschlossene Organisationen geschäftliche Dokumente sicher austauschen und elektronische Rechnungen an Unternehmen und Behörden in ganz Europa schicken. PEPPOL ist vergleichbar einem Einschreiben mit Rückschein; nach Einschätzung der Fachwelt wird es sich als Versandweg der Zukunft etablieren und ist mittlerweile auch über EU-Grenzen hinaus weltweit im Einsatz.

 

 

E-Rechnungspflicht: Fristen, Ausnahmen, Übergangsregelungen

Die E-Rechnungspflicht gilt ab dem 01.01.2025 sowohl für den Empfang und die Verarbeitung als auch für den Versand steuerbarer und steuerpflichtiger B2B-Rechnungen im Inland. Für den Versand gilt eine Übergangsfrist bis 31.12.2026. Ausgenommen von der E-Rechnungspflicht sind Kleinbetragsrechnungen bis 250,- Euro netto sowie Fahrausweise. Ab 1.1.2025 können vollständige elektronische Rechnungen verschickt werden, die Papierrechnung wird als sonstige Rechnung deklariert, mit verschwindendem Vorrang, Empfänger sind aber noch verpflichtet, sie anzunehmen. Für Kleinunternehmen (unter 800.000 Euro Vorjahresumsatz) soll es eine um ein Jahr verlängerte Ausnahmeregelung geben (vorbehaltlich der Zustimmung des Empfängers). Nach Ablauf einer Übergangsfrist (voraussichtlich zum 1.1.2028) sind dann Papierrechnungen für den B2B-Bereich nicht mehr zulässig.

 

E-Invoicing in Österreich und der Schweiz

In Österreich nimmt der Bund gemäß § 5 IKTKonG im Waren- und Dienstleistungsverkehr ausschließlich strukturierte elektronische Rechnungen entgegen, Grundlage ist die Richtlinie 2014/55/EU. Dafür muss man sich einmalig am Unternehmensservice Portal (USP) des Bundes registrieren oder man nutzt die PEPPOL-Transportinfrastruktur. Zwar gilt das Datenübertragungsverfahren „e-Rechnung.gv.at“ für den Versand an sowohl öffentliche Verwaltung wie Unternehmen, eine Rechnungspflicht für die Privatwirtschaft wie in Deutschland besteht aber in Österreich noch nicht.

Einer rechtlichen Verpflichtung zur elektronischen Rechnungstellung unterliegen österreichische Unternehmen allerdings, sobald eine „feste Niederlassung“ in Deutschland als Leistender oder Leistungsempfänger involviert ist (z.B. bei Konsignationslagern). E-Rechnungen müssen dem europäischen E-Invoicing-Standard entsprechen und in einem der beiden Formate ebInterface (Austrian XML Standard) oder PEPPOL UBL (Universal Business Language) strukturiert sein.

Auch in der Schweiz ist die elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Behörden (B2G) verpflichtend, wenn der Auftragswert 5.000 Schweizer Franken (ca. 4.595 Euro) oder mehr beträgt. Dies gilt seit 2016. E-Rechnungsverkehr im B2B und B2C ist derzeit nicht verpflichtend, jedoch schon weit verbreitet. Viele Unternehmen versprechen sich davon eine Optimierung ihrer Rechnungsprozesse und innerbetrieblichen Kontrollverfahren. E-Rechnungen können über verschiedene Kanäle versendet werden, darunter EDI, E-Mail oder über E-Invoicing-Plattformen, die Interoperabilität unterstützen.

Mit ihrer Initiative e-Rechnung für die öffentliche Verwaltung folgt die schweizerische Bundesverwaltung also einem ähnlichen Kurs wie Österreich. Anders als dort jedoch, wo das Bundesrechenzentrum (BRZ) den größten Teil der e-Rechnungsinfrastruktur umgesetzt hat, setzt die Schweiz stärker auf die Integration von Service-Providern.

 

Fazit

An der elektronischen Rechnungsstellung kommen Unternehmen mittelfristig kaum noch vorbei. Was muss bei der Umstellung beachtet werden, wo liegen die größten Herausforderungen und welche Chancen ergeben sich durch die E-Rechnungspflicht? Darüber haben wir mit SAP-Anwenderunternehmen sowie Expertinnen und Experten aus dem Finance-Umfeld auf der IT-Onlinekonferenz am 15. Mai 2024 gesprochen.

Erhalten Sie hier die Executive Summary zur Konferenz …