Invoice-Workflow: Rechnungsprozess-Harmonisierung bei M&A und S/4HANA-Einführung

NOZ MEDIEN (u.a. Neue Osnabrücker Zeitung) hat 2016 die führenden Medienunternehmen in Schleswig-Holstein und Mecklenburg-Vorpommern übernommen und in der Folge eine SAP-Konsolidierung inkl. Add-ons, am Beispiel digitaler Invoice-Workflow umgesetzt.

Von Jan Schulze (xSuite) wollte ich wissen, was er bei ähnlichen Projekten empfiehlt, wie man Prozessoptimierungen mit der S/4HANA-Einführung erreicht und was man bei gruppenweiten Harmonisierungen von Prozessen und Systemen unbedingt vermeiden sollte.

Jan Schulze ist Gast eines Expert-Talks zur IT-Onlinekonferenz 2021 „SAP S/4HANA, SAP-Optimierung, Effizienzsteigerung und Digitale Transformation“ und berichtet dort gemeinsam mit dem Kunden über das Projekt.

 

Herr Schulze, was sollten Unternehmen bei der Harmonisierung von Prozessen und Systemen unbedingt beachten — und was vermeiden?

Schulze-XSuiteJan Schulze: Wenn eine Harmonisierung angestrebt wird, bedeutet das im Umkehrschluss, dass aktuell die Abläufe noch nicht übereinstimmend sind. Systeme und Prozesse auf einen gemeinsamen Nenner zu bringen heißt Veränderung, eventuell für die eine Seite mehr als für die andere. Damit birgt Harmonisierung auch Konfliktpotential.

Aus diesem Grund ist es wichtig, nicht nur aus der IT-Perspektive auf Prozesse und Systeme zu blicken, sondern auch alle Mitarbeitenden im Blick zu haben. Es ist wichtig, das Ziel, das „Warum“ zu definieren und auch transparent zu machen. Nur so gibt es auch Akzeptanz für Veränderung – und das ist die Voraussetzung für Erfolg. NOZ und mh:n MEDIEN haben das richtig gemacht, indem sie vorab das Eigenverständnis der IT definiert haben, und es ein Leitbild gab, wie die vormals getrennten IT- und Fachabteilungen zusammenwachsen sollten.

 

Was sind die Herausforderungen, wenn man eine gruppenweite Invoice-Workflow-Lösung einführen will?

Ein zentraler Punkt ist wieder der gemeinsame Nenner. Rechnungsverarbeitung ist ein wesentlicher Geschäftsprozess, der de facto jedes Unternehmen betrifft. Also hat jedes Unternehmen dazu bereits seine eingespielten Prozesse und gegebenenfalls Softwarelösungen im Einsatz.

Selbst wenn alle Unternehmen in einer Gruppe in einem ähnlichen Geschäftsfeld tätig sind, sind die Abläufe doch nie 100 Prozent identisch – und können in der Regel auch nicht zu 100 Prozent vereinheitlicht werden. Die Herausforderung ist also herauszufinden, wo Vereinheitlichung machbar und sinnvoll ist und zu entscheiden, welches Vorgehen dann der zukünftige Standard für alle werden soll.

 

Welche Fehleinschätzungen beobachten Sie in derartigen Projekten?

Wie immer steckt der Teufel im Detail. An einem Punkt des Projekts von NOZ und mh:n MEDIEN lässt sich das ganz gut veranschaulichen. Beide Unternehmen hatten vorher schon unseren Invoice-Workflow im Einsatz. Aber sie haben diesen nicht auf exakt die gleiche Weise genutzt.

Das eine hat nur im SAP GUI gearbeitet, das andere hat zusätzlich auch unseren Webclient genutzt. Das eine hat auch den MM-Prozess mit unserer Lösung abgebildet, während das andere unsere Software nur für FI-Rechnungen nutzte. Dann gab es noch unterschiedliche, individuelle User Exits – schlussendlich kamen doch einige Punkte zusammen, die bei der Prozess- und Systemharmonisierung vorab zu klären waren.

 


 

 

Wie verbindet man Prozessoptimierungen mit S/4HANA-Umstellungen?

Eigentlich ist es naheliegend, beides zu verbinden. Ein wichtiger Schritt in der Migrationsvorbereitung ist es, die Nutzung von Add-ons, Schnittstellen und Eigenprogrammierungen zu prüfen – Sie wollen nur auf S/4HANA mitnehmen, was Sie auch wirklich brauchen. Diese Prüfung ist auch ein idealer Ausgangspunkt, um die Prozesse zu hinterfragen, die damit verbunden sind: Ist das „Wie“ so immer noch die beste Lösung? Oder ist eine Vereinfachung, Digitalisierung, Automatisierung möglich?

Um beides zu verbinden, ist ein ganzheitlicher Blick notwendig sowie die Bereitschaft, auch mal alte Zöpfe abzuschneiden. Und es ist ratsam, sich Zeit für das Thema zu nehmen – im Detail steckt häufig mehr Komplexität als vermutet.

 

Was erfahren wir von Ihnen bei der IT-Onlinekonferenz 2021?

Von mir erfahren Sie gar nicht so viel. In erster Linie wird Herr Gödde, Leiter Business IT bei NOZ und mh:n MEDIEN, aus der Praxis berichten.

2019 hat in der Unternehmensgruppe die Migration auf ein gemeinsames S/4HANA-System bei gleichzeitiger Harmonisierung der Prozesse stattgefunden. Ich denke, es wird spannend werden zu hören, wie NOZ und mh:n MEDIEN das Thema auf verschiedenen Ebenen angegangen sind und wie das Projekt gelaufen ist. Besonders konkret wird es dann beim Teilprojekt Invoice-Workflow.

 

Was wird 2021 das dominierende Thema in der SAP-Community?

Die Migration auf S/4HANA ist und bleibt das zentrale Thema. Jetzt wird es aber konkreter: Es geht nicht mehr nur um generelle Schlagworte wie „Brownfield oder Greenfield?“, sondern die Optimierung und Digitalisierung von Prozessen rückt mehr in den Fokus.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

 

Ausführliche Informationen bei der IT-Onlinekonferenz 2021:

Sie können diesen und alle Beiträge der #ITOK21 live (25.01. – 28.01.) oder als Aufzeichnung verfolgen und eigene Fragen an die Experten stellen.

Bei der IT-Onlinekonferenz 2021 geben SAP-Kunden vier Tage lang Erfahrungsberichte aus S/4HANA-Projekten und SAP-Optimierungen. Zusätzlich gibt es vielfältige Interaktions- und Networking-Möglichkeiten.

 

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