Kann eine Poststelle in der Cloud den Posteingang automatisieren?

Mit einem smarten und automatisierten Input-Management – also der Klassifizierung des Posteingangs, der Daten- und Dokumentenübergabe an SAP sowie der Weiterverarbeitung eintreffender Bestellbestätigungen, Aufträge und Rechnungen – beschäftigen sich Unternehmen schon sehr lange.

Von Nina Gielnik und Jan Schulze (beide von xSuite) wollte ich wissen, welche neuen Möglichkeiten es beim Input-Management gibt, wie die SAP-Integration funktioniert, welcher betriebswirtschaftlicher Nutzen sich ergeben kann und für wen die hybriden Lösungen besonders interessant sind?

 

 

Frau Gielnik, welche neuen Möglichkeiten ergeben sich bei Input-Management durch die Cloud-Technologie?

Nina Gielnik: Die Digitalisierung ist seit mehreren Jahrzehnten nicht nur für IT-Unternehmen, sondern für Unternehmen aller Branchen und Sektoren wichtig. Oftmals stehen diese allerdings vor der Frage, welche Bereiche und welche Aufgaben digitalisiert werden können. Gerade im Bereich des Input-Managements herrscht in Bezug auf die Postverteilung eines Unternehmens Unsicherheit darüber, wie standortübergreifendes Arbeiten in einer Poststelle realisiert werden kann, so dass schnelle Reaktionszeiten gewährleistet werden und der gesamte Prozess transparent und schnell ablaufen kann.

Diesen Herausforderungen begegnen wir mit einer automatisierten Postverteilung in der Cloud. Mit einer digitalen Poststelle wird die gesamte Eingangspost eines Unternehmens dezentral und automatisch verarbeitet und bietet dadurch die Möglichkeit, den Prozess der Postverteilung erheblich zu beschleunigen.

Unternehmen haben die Möglichkeit, gerade in Hinblick auf hybride Szenarien, ihre Kernprozesse in den Unternehmenszentralen zu belassen. Die Rede ist von zentralen ERP-Systemen, aber auch von sehr branchenindividuellen Prozessen, die ja in der Regel lokal implementiert sind und über die Jahre komplexer geworden sind. Mit einer digitalen Poststelle besteht die Möglichkeit, standardisierbare Prozesse in die Cloud zu verlagern.

Damit betritt man dann auch die Welt der hybriden Szenarien. Bedeutet: Bestimmte Services werden in die Cloud verlagert und Kernprozesse laufen weiterhin lokal im ERP-System.

Unternehmen erhalten damit maximale Flexibilität, ihre Kernprozesse mit Services aus der Cloud zu kombinieren.

 

Herr Schulze, wie funktioniert das Zusammenspiel mit SAP-Lösungen?

Schulze-XSuiteJan Schulze: Wichtig für ein funktionierendes Zusammenspiel zwischen der Cloud und unterschiedlichen SAP-Lösungen, ist das Bindeglied, welches beide Systeme zusammenführt.

Diese Bindeglieder werden häufig als Cloud-Connectoren bezeichnet. Diese stellen eine sichere Verbindung zwischen der Cloud und dem Endsystem her und dienen als Tunnel für Daten und Dokumente. Außerdem können über diese Schnittstelle verschiedene Input-Szenarien und die jeweiligen Output-Systeme definiert werden.

Im Fall der digitalen Poststelle lassen sich eingehende Dokumente – sei es nun eine Rechnung, eine Bestellung, eine Auftragsbestätigung oder ein Lieferschein – an die entsprechenden Endsysteme, die SAP-integriert ablaufen, übergeben und weiterverarbeiten. Eine Rechnung beispielsweise kann innerhalb SAP weiterverarbeitet werden, nachdem sie in der Poststelle als Rechnung klassifiziert und übergeben wurde.  Analog kann diese Anwendungsweise auch auf andere Dokumenttypen ausgeweitet werden.

 

Welchen betriebswirtschaftlichen Nutzen haben SAP-Anwenderunternehmen?

Jan Schulze: Der größte betriebswirtschaftliche Nutzen ist die Automatisierung des Posteingangsprozesses, aus dem zahlreiche Folgenutzen entstehen. Beschäftigte müssen nun nicht eigenhändig Dokumente klassifizieren und den Mitarbeitenden zuweisen, sondern überwachen nur noch die Verarbeitung. Das Unternehmen erlangt vollständige Transparenz über die eingehende Post. Zahlreiche Ausgabeschnittstellen können kontrolliert und einfacher „befüttert“ werden.

Durch die automatische Zuweisung werden Verarbeitungszeiten und Wege eingespart. Die Eingangspost muss nicht dem Beschäftigten per (Haus-)Post weitergeleitet werden, sondern kann automatisch per E-Mail zugesendet oder dezentral aufgerufen werden.

Die digitale Poststelle dient hier als weiteres „Teammitglied“, das allen Beteiligten unter die Arme greift.

 

Für wen ist Cloud-basiertes Input-Management, also eine Poststelle in der Cloud, besonders interessant?

Nina Gielnik: Insbesondere für Unternehmen mit unterschiedlichen Niederlassungen oder Tochtergesellschaften, die ein hohes Volumen an unterschiedlicher Eingangspost verzeichnen und die vor der Herausforderung einer dezentralen Verteilung sowie der Einhaltung eines gesamtheitlichen, transparenten Prozesses stehen.

Interessant wird es bei der Einführung einer digitalen Poststelle, die in der Cloud stattfindet. Es ist dann nicht mehr notwendig unternehmenseigene Ressourcen zur Verfügung zu stellen. Die digitale Poststelle wird als Software-as-a-Service angeboten, sodass Unternehmen direkt starten können.

Die nötige Flexibilität wird über ein Cloud-spezielles Abrechnungsmodell angeboten. Und im Falle, dass der Verbrauch steigt, können Arbeitspakete einfach hinzugebucht werden. Updates und neue Versionen werden dabei in der Cloud direkt durch den Anbieter gepflegt. Unternehmen arbeiten so also immer mit der aktuellen Version.

 

Wie stellen Sie die Vertraulichkeit der Daten sicher?

Nina Gielnik: Unsere xSuite Helix ist eine Multi-Mandanten-Cloud, die in einem deutschen Rechenzentrum gehostet wird. Der Zugriff erfolgt über eine sichere, verschlüsselte Verbindung. Partner der xSuite Group ist das deutsche Rechenzentrum Rittec (Ritter Technologies) in Oberhausen. Das Rechenzentrum sowie das betreuende Team sind nach ISO-Standards zertifiziert (ISO/IEC 27001:2013).

Darüber hinaus ist die Cloud so konzipiert, dass die einzelnen Mandanten logisch voneinander getrennt sind. Anhand von regelmäßig durchgeführten Penetrationstests und Vulnerability-Scans können Schwachstellen – netzwerk- und anwendungsbasiert– durch geschulte Hacker-Angriff-Simulationen getestet werden.

 

Was wird für Sie in den kommenden 12 Monaten das dominierende Thema beim Input-Management?

Nina Gielnik: Es ist interessant zu beobachten, wie sich aktuell durch das Corona-Thema die Unternehmen mit einem dezentralen Zugriff auf die eingehende Post beschäftigten, da die meisten Beschäftigten im Homeoffice arbeiten und ihre Post nicht wie gewohnt erhalten können. Es gibt bereits erste Schritte, diesen Bereich zu digitalisieren.

Jan Schulze: Außerdem ist neben der Digitalisierung von Prozessen ein weiteres wichtiges Thema der Einsatz künstlicher Intelligenz. Auch die xSuite Group arbeitet hier gezielt an Einsatzmöglichkeiten, die sich in unser digitalen Posteingangslösung widerspiegeln. Gemeint ist in etwa das automatische Erkennen und Trainieren von Feldern. Dieser Ansatz wird weiter fortgesetzt, damit wir unseren Kunden ein breites Portfolio an intelligenten Lösungen vorstellen können.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

 

Beim Thementag 2020 zur Automatisierung mit SAP sind Nina Gielnik und Jan Schulze Gäste eines Expert-Talks. Wir bekommen einen Projektbericht, wie SAP-Anwenderunternehmen eine „Poststelle in der Cloud“ nutzen, wie sie die Beleglesung vornehmen und wie dort auch gleich die Archivierung erfolgen kann.

Automatisierung am Posteingang durch Input-Management
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