Key-User-Belastung in SAP S/4HANA-Projekten: Wenn der Erfolgsfaktor zum Risiko wird

Ohne Key User geht in der SAP S/4HANA-Transformation nichts. Sie vermitteln zwischen Fachbereichen und IT, testen neue Prozesse, dokumentieren Abläufe und Anpassungsbedarf, begleiten Schulungen. Und sie sorgen dafür, dass die Veränderungen im Unternehmen akzeptiert werden. Doch ihre Bedeutung für den Projekterfolg birgt auch eine Schwachstelle: Viele von ihnen sind schlicht überlastet.

 

Key-User-Belastung kann Projektziele gefährden

Eine Umfrage des IT-Onlinemagazins im Auftrag von tts zeigt, wie ernst die Lage ist: Rund 80 Prozent der Teilnehmer berichten von einer aktuellen oder drohenden Überforderung ihrer Key User. Fast ein Drittel (29 Prozent) der befragten Unternehmen sieht durch das enorme „Key-User-Kopfweh“ die Projektziele ernsthaft gefährdet, knapp die Hälfte (49 Prozent) spürt den Druck ebenfalls deutlich, wenngleich noch nicht in existenzbedrohendem Ausmaß. Nur eine kleine Minderheit von 13 Prozent beschreibt die Situation als beherrschbar – und gerade einmal acht Prozent geben an, dass ihre Key User entspannt arbeiten. „Wenn ein derart omnipräsentes IT-Großprojekt wie eine SAP S/4HANA-Transformation ins Stocken gerät, muss man sich ernsthafte Gedanken machen, wie sich die Motivation der wichtigsten Stakeholder steigern lässt“, warnt Maike Rose, Chefredakteurin des IT-Onlinemagazins.

 

Was Key-User an ihre Grenzen bringt

Die Ursachen für das Key-User-Kopfweh sind vielschichtig. Besonders häufig ist es der Mangel an Zeit, der Key User in die Enge treibt. In vielen Unternehmen sind sie nicht vollständig für das Projekt abgestellt, sondern müssen parallel ihr Tagesgeschäft erledigen. Das erschwert die konzentrierte Arbeit am Transformationsvorhaben und führt zu einem permanenten Spagat zwischen operativen Aufgaben und Projektverantwortung.

Hinzu kommt die fachliche und methodische Komplexität der SAP S/4HANA-Transformation. Vor allem bei Greenfield-Ansätzen müssen Key User nicht nur neue Systemlogiken verstehen, sondern auch tiefgreifende Prozessänderungen vermitteln. Ohne begleitende Schulungen geraten sie dabei schnell an methodische und kommunikative Grenzen. „Die Umfrage-Ergebnisse decken sich mit unseren Erfahrungen: Key User sind sehr stark beansprucht und können für Abstimmungen und Zusammenarbeit oft nur wenig Zeit erübrigen“, sagt Klaus Kräft, Head of Learning Consulting bei tts.

 

Vielschichtige Folgen der Key-User-Überlastung

Die Folgen dieser Überlastung zeigen sich auf verschiedenen Ebenen. Projekte geraten ins Stocken, wenn Timelines nicht eingehalten oder Entscheidungen verschleppt werden, weil die fachliche Überforderung steigt. Auch im Arbeitsalltag sind die Signale sichtbar: Key User sind schwer erreichbar, ihre Präsenz in Meetings nimmt ab, die Zahl der Workarounds und Support-Anfragen wächst. Frust und sinkende Akzeptanz des Systems sind die unausweichlichen Konsequenzen. „Ein SAP-Projekt ist mehr als reine Datenmigration – es ist ein von Menschen durchgeführtes Transformationsprojekt mit nachhaltigem Einfluss“, betont tts-Experte Kräft. „In diesem Zusammenhang sind Entscheidungen in Bezug auf Strategie und Ressourcen zu treffen. Das lässt sich nicht im normalen Tagesgeschäft bewältigen.“

 

Wirksame Rezepte gegen Key-User-Kopfweh

Gleichwohl gibt es auch Projekte, in denen die Lage deutlich entspannter ist. Dort werden Key User frühzeitig eingebunden und durch gezielte Schulungen des Projektteams vorbereitet. Externe Ressourcen übernehmen klar abgegrenzte Aufgabenpakete und entlasten die Multiplikatoren. Vor allem aber sind Key User dort nicht bloß Erfüllungsgehilfen, sondern erhalten die Befugnis, Entscheidungen zu treffen und das Projekt aktiv mitzugestalten. „Ob ein SAP-Projekt gut oder schlecht läuft, ist eine strategische Entscheidung, die man bereits zu Beginn des Projekts treffen kann“, erklärt Klaus Kräft. „Wer am Anfang einmal in ein qualitativ hochwertiges Konzept und eine Strategie investiert, profitiert später deutlich davon – und zahlt nicht vielleicht zweimal.“

 

Menschlicher Faktor entscheidet über Projekterfolg

Das Fazit zum Trendbarometer des IT-Onlinemagazins fällt eindeutig aus: Key User sind das Rückgrat jedes SAP S/4HANA-Projekts und zugleich der empfindlichste Hebel. Unternehmen, die ihre Multiplikatoren überlasten, gefährden den Gesamterfolg. Entscheidend sind deshalb eine realistische Ressourcenplanung, die Bereitschaft, externe Unterstützung einzubeziehen, und die Einsicht, dass ein Transformationsprojekt weit mehr ist als eine Datenmigration. Nur wer die Rolle der Key User ernst nimmt und konsequent absichert, wird die SAP S/4HANA-Transformation erfolgreich meistern.