Mit E-Invocing Prozesskosten senken und S/4HANA vorbereiten

E-Invoicing ist in Finanzbereichen zu einem zentralen Erfolgsfaktor geworden. „Der optimierte und automatisierte Dokumentenaustausch, insbesondere bei der Rechnungseingangsbearbeitung, ist ein Muss für alle Unternehmen, die Mobilität gewährleisten und gleichzeitig ihre Prozesskosten senken wollen“, sagt Kerstin Hahn, Technical Sales Consultant bei der HENRICHSEN AG.

Von ihr wollten wir wissen, wie E-Invoicing mobiles Arbeiten unterstützt, welche Einsparpotenziale bei den Prozesskosten existieren und wie man derartige Projekte mit dem S/4HANA-Umstieg synchronisiert.

 

Welche Fragen stellen sich Finanzverantwortliche aktuell zur Automatisierung und Digitalisierung der Finanzprozesse?

Kerstin Hahn: Meistens sind es ganz banale Fragen, die man sich in diesem Zusammenhang stellt: Kann ich mir in der jetzigen Situation, in der ich Mitarbeiter in Kurzarbeit schicken muss, ein Digitalisierungsprojekt personell und finanziell leisten?

Oder anders betrachtet, kann ich es mir überhaupt noch leisten, länger mit der Digitalisierung zu warten, wenn meine Mitarbeiter aus dem Homeoffice heraus noch nicht einmal auf alle Dokumente zugreifen können, um ihre Arbeit zu erledigen?

 

Wie kann E-Invoicing das mobile Arbeiten unterstützen? Was haben Sie im Lockdown von SAP-Anwenderunternehmen gehört?

Wenn ich Rechnungen per digitalem Format und Prozess verarbeite, ist es vollkommen egal, wo ich gerade auf der Welt unterwegs bin. Das, was für ein digitalisiertes Unternehmen selbstverständlich ist, war für viele Unternehmen, mit denen ich während des Lockdowns zu tun hatte, eine große Herausforderung.

Buchhaltungs-, Einkaufs- und auch Personalabteilungen haben die meisten Präsenztage und sind eher selten im Homeoffice, da der Zugriff auf Belege (oft noch in Papierform) nicht durchgängig gewährleistet ist. Man musste erst Möglichkeiten finden, diesen Abteilungen Homeoffice zu ermöglichen, das erfordert allerdings, dass Dokumente und Prozesse digitalisiert sind.

 

Welche Nebeneffekte ergeben sich mit E-Invoicing? Wie hoch sind Einsparpotenziale bei den Prozesskosten?

Der häufigste Nebeneffekt, wenn man anstelle von Papierrechnungen, Rechnungen in digitalem Format erhält, ist der Wegfall von vielen manuellen Schritten, wie das Öffnen, Kopieren, Scannen, Transport von Standort zu Standort und schlussendlich die manuelle Ablage in einem digitalen Archiv.

Nehmen wir mal an, jeder Prozessschritt würde exemplarisch einen Euro kosten, so ist neben der Zeitersparnis das Einsparpotential auf der Prozesskostenseite wohl das größte Argument für die Nutzung von E-Rechnungsformaten. Unsere Kunden bestätigen uns hier ein Einsparpotential von rund 60 bis 70 Prozess bei Prozesskosten und Durchlaufzeiten.

 

… wie synchronisiert man E-Invoicing mit dem S/4HANA-Projekt? Macht man das besser vorher, währenddessen oder danach?

Man kann ein Digitalisierungsprojekt im Finanzumfeld generell sehr gut mit einem Umstieg oder Einführung eines SAP S/4HANA-Projektes synchronisieren. Bevor man alle existenten Prozesse in ein „neues“ System überführt, sollte man sich fragen, ob die existierenden Prozesse nicht einen Refresh bräuchten, wie es das SAP-System gerade im S/4HANA-Projekt erhält.

Beim Zeitpunkt müsste ich fast mit einer sehr untypischen Antwort eines Prozessmenschen antworten: Es kommt drauf an. Jeder Zeitpunkt hat seine Berechtigung. Setze ich den Prozess noch im ECC um, kann man sich an die digitalisierte Arbeitsweise bereits gewöhnen und die positiven Effekte sogar noch vor SAP S/4HANA nutzen, sowie Prozesse feinschleifen, die ich mit in die S/4HANA-Welt nehmen möchte.

Setze ich während des SAP S/4HANA-Projektes auch das E-Invoicing-Projekt um, habe ich zwar einen erweiterten Abstimmungsaufwand und Schulungsumfang, kann aber mit GoLive in der S/4HANA-Welt einen Speed-Start hinlegen. Möchte ich meinen Mitarbeitern gezielt mehr Zeit geben und die Umstellung in S/4HANA, sowie auf E-Invoicing sanfter gestalten, so kann ich auch direkt nach dem SAP-Projekt in ein Prozessprojekt starten.

 

Was wird die Finanzabteilungen in den nächsten 12 Monaten am meisten bewegen?

Kurzfristig bewegt in Deutschland die Umstellung auf die verminderten Steuersätze. Mittel- und Langfristig die vielen unterschiedlichen E-Rechnungsformate in den einzelnen Ländern — und wie diese so einheitlich wie möglich verarbeitet werden können … neben der SAP S/4HANA Umstellung natürlich.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

 

Diese und ähnliche Fragestellungen werden beim Thementag Finanzprozesse  im Rahmen der IT-Onlinekonferenz am 23. Juni 2020 vertieft:

Kerstin Hahn (HENRICHSEN AG) und Daniel Fröhler, Chief Financial Officer (CFO) der JOCHEN SCHWEIZER MYDAYS GROUP berichtet über die Digitalisierung des zentralen Rechnungseingangs für mehr als 13 Gesellschaften, und heute im SAP S/4HANA-Umfeld damit gearbeitet wird.

Jochen Schweizer Gruppe:
Praxis- und Erfahrungsbericht E-Invoicing

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