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Mobile Checklisten: Zukunft der Warenannahme in SAP S/4HANA

Matthias_SchlaubitzSAP-Verantwortliche stehen seit Jahren vor der Herausforderung, manuelle Prozesse wie die Warenannahme zu digitalisieren, ohne den SAP-Kern zu belasten. „Mit der SAP Business Technology Platform (BTP) lässt sich diese Anforderung nun umsetzen“, sagt Matthias Schlaubitz (q.beyond | Foto). Wie die Integration von Apps nach dem Prinzip „Build and Innovate“ eine lückenlose, effiziente und qualitätsgeprüfte Warenannahme in SAP S/4HANA ermöglicht und was das für den Logistikprozess bedeutet, schildert er in seinem Gastbeitrag.

Potenzial im Warenannahmeprozess ausschöpfen

Steigende Anforderungen an Flexibilität, Geschwindigkeit und Effizienz, kombiniert mit einem zunehmenden Kostendruck, stellen Industrieunternehmen vor enorme Herausforderungen. Um diesen zu begegnen und die Wettbewerbsfähigkeit zu stärken, gilt gezielte Digitalisierung längst als entscheidender Faktor. Gerade in der Logistik und Produktion ist eine reibungslose und agile Prozesslandschaft notwendig, um sich in dynamischen Märkten zu behaupten. Dabei gilt es, nicht nur bestehende Abläufe zu verbessern, sondern auch nachhaltige Lösungen zu implementieren, die zukünftige Innovationen und Transformationen unterstützen.

Besonders großes Potenzial birgt die Optimierung der Warenannahme. Denn der klassische SAP-gestützte Warenannahmeprozess weist seit jeher Schwachstellen auf: Die Prüfung eingehender Materialien erfolgt manuell. Mitarbeiter verwenden aufwendig erstellte Papierlisten in der Warenannahmezone, um Nichtkonformitäten der anzunehmenden Ware festzuhalten. Erst nach der vollständigen Anlieferung und Prüfung wird der Wareneingang in SAP gebucht. Die fehlende Echtzeitverknüpfung zwischen der physischen Prüfung und dem SAP-System führt zu Verzögerungen und erhöht das Risiko von Folgefehlern und -kosten.

 

Prozesslücken schließen mit Low-Code/No-Code-Anwendungen

Mit der SAP Business Technology Platform (BTP) – als offene PaaS-Lösung der SAP – und den darauf aufbauenden Low-Code/No-Code-Anwendungen bietet SAP nun die Lösung, um die vorhandene Prozesslücke zu schließen und gleichzeitig eine Alternative zur Individualentwicklung zu bieten.Die Plattform ermöglicht es, Apps zu entwickeln (sogenannte SAP Build Apps), die sich nahtlos in den SAP S/4HANA-Standard integrieren und dennoch flexibel erweiterbar sind. So können Unternehmen ihren Kernprozess unverändert beibehalten, aber gleichzeitig maßgeschneiderte Side-by-Side-Erweiterungen hinzufügen, die ihren speziellen Anforderungen entsprechen.

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Side-by-Side-Erweiterungen im Einklang mit der Clean-Core-Strategie

In den SAP S/4HANA-Standardprozessen gab es bislang keine eingebaute Lösung für spezifische Prüfungen während der Warenannahme. Eine direkte Integration solcher Prüfungen in das SAP S/4HANA-System würde normalerweise mit ABAP-Entwicklungstools erfolgen, was jedoch oft mit einem hohen Aufwand verbunden ist. Außerdem würde dies Änderungen an den Standardprozessen des SAP-Kerns erfordern, was im Widerspruch zur Clean-Core-Strategie der SAP steht. Erst durch die Side-by-Side-Erweiterungen lässt sich der Kern stabil und unverändert halten, um zukünftige Updates und Weiterentwicklungen reibungslos sicherzustellen.

Ein wesentlicher Erfolgsfaktor liegt in der Projektmethodik und den passenden Qualifikationen. Die Einführung neuer Technologien erfordert spezifische Skills, die oft weit über das Wissen traditioneller Entwickler hinausgehen. Unternehmen, die diesen Skill-Aufbau vernachlässigen, können langfristig betrachtet einen Wettbewerbsnachteil erleiden. Gerade, weil die Implementierung von SAP Build Apps keinem Masterplan folgen kann, muss sie passgenau erfolgen – und zwar abhängig von den technischen Gegebenheiten (insbesondere mit Blick auf die SAP Business Technology Platform) und dem vorhandenen Wissensstand.

 

SAP Build Apps reduzieren Kosten und Customizing-Aufwand 

Diese digitale Transformation eröffnet zahlreiche Vorteile: Durch die direkte SAP-Integration wird der Prozess einerseits beschleunigt, andererseits verbessert sich die Datenqualität. Über die Echtzeitverknüpfung mit SAP lassen sich Fehlerquellen minimieren und die Nachverfolgbarkeit optimieren. Die Einführung von SAP Build Apps kann zudem die Total Cost of Ownership (TCO) reduzieren, da die Unternehmen keine teuren Anpassungen am SAP-Kern vornehmen müssen.

Kurzum: Mit der SAP BTP und der konsequenten Umsetzung der Clean-Core-Strategie sind Unternehmen bestens gerüstet, um schneller Innovationen zu realisieren und ihre Prozesse nachhaltig zu optimieren – und das, ohne den SAP-Kern zu belasten. Gleichzeitig wirken sich beispielsweise die kurzen Innovationszyklen der SAP Private Cloud mit maximaler Flexibilität und Planbarkeit positiv auf die zukünftigen Entwicklungen aus.

 

Praxisbeispiel Warenannahme

Warenannahme SAPDoch wie lässt sich dieses Angebot ganz konkret beim Warenannahmeprozess nutzen? Auch hier unterstützen SAP Build Apps die flexible Erstellung und einfache Abarbeitung mobiler Checklisten – mit API-Schnittstellen zum SAP S/4HANA-System. Mit der Low-Code/No-Code-Technologie können Key-User aus den Fachabteilungen eigenständig und ohne Unterstützung der IT-Abteilung Checklisten für die Warenprüfung definieren. Diese Flexibilität erlaubt es, gesetzliche Anforderungen oder eigene Prüfaspekte schnell und unkompliziert umzusetzen. Per Drag and Drop lassen sich Oberflächen für benutzerdefinierte Anwendungen erstellen. Zudem können Unternehmen die individuelle Geschäftslogik mit dem zugehörigen Datenmodell visuell definieren, testen und nahtlos mit dem SAP S/4HANA-System integrieren, und zwar ohne den bestehenden End-to-End-Prozess im SAP S/4HANA-System zu verändern.

Die mobilen Checklisten stehen den Mitarbeitenden wiederum direkt bei der physischen Warenannahme zur Verfügung. SAP Build Apps ermöglichen es, Abweichungen – sogenannte Nichtkonformitäten – in Echtzeit zu erfassen und durch Fotos oder andere Dokumentationen zu belegen. Durch die nahtlose Anbindung an das SAP S/4HANA-System werden die erfassten Daten unmittelbar an den SAP Best-Practice-Prozess „Nonconformance Management“ weitergeleitet. Immer griffbereit sind somit auch die zugehörigen Bestelldaten aus dem SAP S/4HANA-System. Die zentrale, übersichtliche und vollständige Dokumentation sorgt für weniger Folgefehler, einen beschleunigten Prozess und erhöhte Transparenz, was die Nachverfolgbarkeit und Effizienz im gesamten Lieferkettenmanagement signifikant verbessert.

 

Mobile Warenannahme erhöht Effizienz, Transparenz und Sicherheit

Die mobile Digitalisierung der Warenannahmeprüfung bringt nicht nur Effizienz, sondern auch Transparenz und Sicherheit. Dank der direkten Integration in SAP S/4HANA entfallen manuelle Nacharbeiten, und Fehlerquellen werden reduziert. Zudem bleibt der Kern des SAP S/4HANA-Systems durch die Side-by-Side-Erweiterungen sauber, was zukünftige Release-Updates vereinfacht und die langfristige Stabilität sicherstellt – sowohl des Systems als auch des Unternehmens.

Über den Autor:

Matthias Schlaubitz arbeitet seit 30 Jahren im Bereich von SAP QM und ist seit 2022 als SAP Lead Consultant bei der q.beyond AG beschäftigt. Seine früheren Stationen als SAP-Berater in global agierenden Beratungshäusern haben seinen Blick aufs Qualitätsmanagement in der Industrie geschärft. Er ist Sprecher des DSAG Arbeitskreises Qualitätsmanagement und Co-Autor des  SAPPRESS-Buches „Qualitätsmanagement mit SAP S/4HANA“.

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