S/4HANA-Umstieg: Vorbereitungen und Lessons Learned

Auf die neue Produktgeneration wechseln müssen sie alle – damit enden aber dann auch die Gemeinsamkeiten der SAP-Anwenderunternehmen in punkto S/4HANA-Transition. Es geht schon damit los, dass 22 Prozent von ihnen sich noch nicht einmal auf eine Migrationsstrategie festlegen konnten – so eines der Ergebnisse der im Oktober veröffentlichten S4HANA-Studie. Das IT-Onlinemagazin hatte hierzu in Kooperation mit der Scheer Group 106 Personen aus der SAP-Community zu ihren Migrationsplänen befragt. 

SAP-Kunden haben unterschiedliche S/4HANA-Zielsetzungen

14 Prozent der Unternehmen verfolgen demnach eine Greenfield-Strategie, 21 Prozent wollen Brownfield (Lift & Shift) wechseln, weitere 40 Prozent streben die selektive S/4HANA-Umstellung an. Nicht nur die jeweilige Ausgangslage, auch die Zielsetzungen der SAP-Kunden beim Wechsel sind sehr verschieden. Entsprechend unterschiedlich sind die individuellen Erfahrungen während der Migration.

Vom 22. bis 25. Januar 2024 beleuchtet die 15. IT-Onlinekonferenz deshalb das gesamte Erfahrungsspektrum von rund 20 SAP-Kunden. Das Programm befasst sich mit allen „Zutaten“ für eine optimale S/4HANA-Vorbereitung – angefangen bei der Vorab-Prozessanalyse über Stammdatenbereinigung, Custom-Code-Anpassung und Aufsetzen eines zukunftsfähigen Archivierungskonzepts bis hin zur Einführung der SAP-Geschäftspartner. Auch um Lessons Learned wird es gehen. Außerdem werden die konkreten Schritte der Umsetzung im Projekt beleuchtet: Datenmigration, Realisation von Security-Vorgaben, Wahl des Cloud-Providers etc.

Wachsendes Interesse an Analysetools

Gehört ein Unternehmen zu den 28 Prozent, die überhaupt ausreichend interne Ressourcen für ein S/4HANA-Projekt haben (bei 72 Prozent fehlen diese laut S/4HANA-Studie-2023!), so kann es losgehen mit den vorbereitenden Arbeiten. Prozesse zu analysieren und zu designen ist einer dieser wichtigen Vorabschritte eines SAP S/4HANA-Projektes. 36 Prozent der Unternehmen wollen dafür gesonderte Tools einsetzen, 13 Prozent tun dies ohnehin bereits kontinuierlich.

Fachleute beobachten derzeit eine verstärkte Fokussierung der Anwenderunternehmen auf eine prozessorientierte Denkweise und damit einhergehend ein wachsendes Interesse an Analysetools (wie dem SAP-eigenen Signavio oder Drittprodukten). Zweck der Analyse: Die damit geschaffene Transparenz über unternehmensinterne Prozesse bewahrt das Unternehmen beim S/4HANA-Umstieg davor, Systeme lediglich technisch zu migrieren und die alten Legacy-Prozesse unverändert in die neue Welt zu übernehmen.

Debitoren-, Kreditoren- und Materialstammdaten bereinigen

Aufräumen vor dem Wechsel ist auch die Motivation bei der Stammdatenbereinigung. Hier geht es darum, zunächst das Datenvolumen (in Form einer Datenarchivierung) zu reduzieren und nicht mehr benötigte Daten zu löschen. Debitoren-, Kreditoren- und Materialstammdaten müssen bereinigt und gegebenenfalls neu sortiert werden, damit sie im neuen Konzept von S/4HANA mit seinen Business Partnern, Views und Rollen weiterverwendet werden können.

Den bisherigen Materialanlage- und Pflegeprozess gilt es insoweit zu optimieren, dass er anschließend voll integriert in SAP S/4HANA abgebildet werden kann. Stammdatenpflegetools schaffen während oder auch nach der Transition integrierte und durchgängige Prozesse mit Hilfe der Materialstamm- und Geschäftspartner-Pflegetools. Ergebnis ist eine deutliche Verbesserung der Datenqualität.

Stolpersteine bei der Business-Partner-Einführung

Consultinghäuser erleben in ihrer täglichen Praxis beim Kunden immer wieder: Der Einstieg in die komplette Cloud-Transformation vereinfacht sich deutlich, wenn in einem Vorprojekt Stammdaten sowie Daten- und Dokumentenströme genauer unter die Lupe genommen werden. Sind diese geregelt und ist die Archivierung bereits zukunftssicher aufgestellt, schafft man eine stabile, rechtssichere Basis für alle kommenden Prozessveränderungen.

Ein Muss-Projekt, wenn es um den S/4HANA-Umstieg geht, ist natürlich die Einführung der SAP Business Partner. Obwohl diese in SAP ECC nur im Hintergrund angelegt werden und die User keine Berührungspunkte mit dem neuen Objekt haben, ist es essentiell, das Setup des Business Partners bereits „S/4HANA-Ready“ zu gestalten. Wenn – wie bei einem der an der ITOK 2024 teilnehmenden Unternehmen der Fall – 700.000 Business Partner einzurichten sind, bleiben Stolpersteine nicht aus. Worauf muss geachtet werden und wann ist der richtige Zeitpunkt für dieses Vorprojekt?

Erfahrungen nach der Transformation

Und wenn schließlich alles erledigt ist und alle Daten und Prozesse von den bestehenden IT-Systemen auf das neue, leistungsfähigere System umgezogen sind? Wie sieht dann die künftige Praxis der Arbeit im ERP-System aus? Fachleute beobachten hier einen erhöhten Bedarf an geschäftlicher Agilität mit einer hohen Komplexität der IT-Landschaften. Beides hat einen erheblichen Einfluss auf die ERP-Daten.

Exklusive Einblicke bietet eine aktuelle Transformationsstudie, die auf der IT-Onlinekonferenz vorgestellt wird. Die meisten Unternehmen unterschätzen demnach das Projekt „Transformation“, angefangen bei der Einplanung von Ressourcen über die Fehleinschätzung des Team-Know-hows bis hin zur Qualität der eigenen Daten.

Innovative Near-Zero-Downtime-Migrationsansätze

Die Untersuchung zeigt, dass die Zeitfenster für transformationsbedingte Betriebsunterbrechungen schrumpfen. Das macht innovative Near-Zero-Downtime-Migrationsansätze für viele Unternehmen interessant. Umso wichtiger – und eminent für den Projekterfolg – ist deshalb die Wahl des für das eigene Unternehmen optimalen Migrationsansatzes. Was zurückführt zum Eingangsproblem: Greenfield, Brownfield oder hybrider Mittelweg mit selektiver S/4HANA-Umstellung? Wenn die 22 Prozent bislang unschlüssiger Unternehmen sich diesbezüglich festlegen könnten, bedeutete dies zumindest weiteren Schwung für die Migrationswelle in Deutschland.

Wer sich die Erfahrungen von SAP-Kunden zu notwendigen Vorarbeiten einer Transition direkt einholen möchte, kann sich auf der 15. IT-Onlinekonferenz vom 22.-25. Januar 2024 dazu informieren.
Zur Agenda und kostenfreien Anmeldung.

Folgende Unternehmen sind mit Vorträgen zum Thema „Vorbereitung einer S/4HANA-Migration“:
Aachener Grundvermögen/KGS Software, HERMA/Neptune Software,  Natuvion/NTT DATA Business Solution, Shimadzu Europa/FIS, SNP, uvex group, Veolia/Winshuttle/Precisely