S/4HANA-Umstieg: Voruntersuchung zu Rollen und Berechtigungen empfohlen

Bei der HANA- oder S/4HANA-Umstellung ist ein umfassendes Re-Design des Berechtigungskonzepts notwendig, weil viele SAP-Transaktionen durch neue Transaktionen oder SAP Fiori Apps ersetzt werden.

Von Thomas Tiede (CTO von IBS Schreiber) wollte ich wissen, was er bei der S/4HANA-Einführung empfiehlt und was man unbedingt vermeiden sollte.

Herr Tiede ist Gast eines Expert-Talks zur IT-Onlinekonferenz 2021 „SAP S/4HANA, SAP-Optimierung, Effizienzsteigerung und Digitale Transformation“ und berichtet dort gemeinsam mit einem Kunden, wie man eine erfolgreiche Voranalyse für alle berechtigungsrelevante Themen durchführt und dadurch dem Kunden einen reibungslosen Umstieg auf S/4HANA ermöglicht.

 

Herr Tiede, was sollten Unternehmen bei der S/4HANA-Einführung unbedingt beachten — und was vermeiden?

Thomas Tiede - IBS Schreiber GmbHThomas Tiede: Unternehmen sollten alle Hilfsmittel ausschöpfen, die Informationen zum Umstieg auf SAP S/4HANA geben. In einer Vorstudie werden bereits die Prozessanalysen zur technischen und fachlichen Machbarkeit durchgeführt. Schon in dieser Phase sollten die Unternehmen auch tiefer in die Technik von SAP S/4HANA einsteigen, damit sie auch für Themen wie das Berechtigungskonzept gerüstet sind, was in der Vorstudie häufig noch keine wesentliche Rolle spielt.

Daher sollten Werkzeuge wie der SAP Readiness Check, die SAP Fiori Apps Recommendation, der Custom Code Check und der Simplification Item Check auch sehr in der Tiefe genutzt werden.

Man sollte das SAP S/4HANA Migrationsprojekt auf keinen Fall als reines IT- oder Business-Projekt betrachten, es ist vielmehr eine Kombination aus beiden.

 

Was sind die Herausforderungen zum Berechtigungswesen beim S/4HANA-Umstieg?

Die Herausforderung ist die neue Architektur von SAP S/4HANA in Kombination mit der Migrationsstrategie. Schon die Entscheidung, ob der SAP Fiori Frontend-Server als Central Hub Deployment oder Embedded Deployment eingesetzt wird, wirkt sich auf das zukünftige Design der Berechtigungen aus.

Ein wesentlicher Aspekt ist der Umfang des Einsatzes von SAP Fiori Apps. Auch wenn viele Unternehmen bei den meisten Funktionen noch im guten alten SAP-GUI bleiben, ist Fiori die Zukunft und muss beim Rollen-Design von vornherein eingeplant werden.

Nicht zu vergessen ist der geänderte Funktionsumfang im Gegensatz zu SAP ERP, Stichwort „Simplification List“. Zudem ist die Migration der Eigenentwicklungen, die in dem Zuge evtl. mit entsprechenden Berechtigungsprüfungen versehen werden, zu beachten. Hier kommt eine große Aufgabe auf die Unternehmen zu.

 

Welche Fehleinschätzungen beobachten Sie in S/4HANA-Projekten?

Noch vor ein paar Jahren war die größte Fehleinschätzung der zu erwartende Aufwand für die Überarbeitung des Berechtigungskonzeptes. Viele Unternehmen gingen davon aus, dass es mit ein paar Rollenanpassungen getan ist. Das hat sich inzwischen geändert. Den Unternehmen ist größtenteils bewusst, was auf sie zukommt.

Trotzdem ist die größte Fehleinschätzung immer noch die Zukunftsfähigkeit des Berechtigungskonzeptes hinsichtlich des Einsatzes von SAP Fiori Apps. Hier wird maßgeblich unterschätzt, dass die Abkehr vom transaktionalen Ansatz erhebliche Auswirkungen auf das Rollen-Design hat. Einerseits ist dies bedingt durch das gewählte Konzept zum Einsatz von SAP Fiori Kachelgruppen und –katalogen. Anderseits müssen, unabhängig vom Konzept des SAP Fiori Frontend Servers (Central Hub / Embedded), grundsätzlich die Frontend- und die Backend-App berechtigt werden. Hier stellen die Unternehmen schnell fest, dass ein erheblicher Mehraufwand anfällt, insbesondere hinsichtlich der Schulungen der Mitarbeiter auf diese neue Technik.

Das betrifft nicht nur die Rollen-Administratoren, sondern das gesamte Projektteam und insbesondere auch die Fachbereiche, die als Dateneigentümer für die Berechtigungsvergabe der Fiori Apps verantwortlich sind.

 

Wie führen Sie Voruntersuchungen zum Berechtigungswesen durch? Welche Erkenntnisse bekommen Ihre Kunden?

Wir greifen u.a. genau die Themen auf, die ich gerade erläutert habe. Im Rahmen einer Vorstudie zur SAP S/4HANA-Migration wollen die Kunden wissen, ob sie ihr bestehendes Berechtigungskonzept übernehmen können oder ein Re-Design erforderlich ist. In unserer Voranalyse beantworten wir dem Kunden diese Frage und zeigen ihm auf, welche Änderungen sowohl technisch als auch evtl. organisatorisch notwendig sind. Denn bedingt durch die SAP Fiori Apps kann auch eine Anpassung des Prozesses zur Berechtigungsvergabe erforderlich sein.

Wir zeigen dem Kunden zudem auf, was der Umstieg auf SAP Fiori für ihn bedeutet. Er bekommt eine Entscheidungsvorlage für die Umsetzung seines Berechtigungskonzeptes, in dem wir u.a. sein bestehendes Konzept mit der Nutzerstatistik und der SAP Fiori Apps Library abgleichen und ihm verschiedene Modelle aufzeigen. Auf diese Weise ist er für alle Migrations-Wege gewappnet, die im Rahmen des Projektes eingeschlagen werden.

 

Was erfahren wir von Ihnen bei der IT-Onlinekonferenz 2021?

Wir haben solche Voranalysen bereits bei vielen Kunden durchgeführt. Ich zeige einen Querschnitt der Ergebnisse und was wir mit den Kunden zusammen daraus abgeleitet haben.

Zudem stelle ich die verschiedenen Schritte der Voranalyse vor. Es werden viele Aspekte aufgezeigt, die bereits vor der Migration bzw. im Vorprojekt durchgespielt werden können und dann entscheidende Hinweise sowie den Weg zum zukünftigen Aufbau des eigenen SAP S/4HANA-Berechtigungskonzeptes verdeutlichen.

 

Was wird 2021 das dominierende Thema in der SAP-Community?

Die Migration auf SAP S/4HANA.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

 

Ausführliche Informationen bei der IT-Onlinekonferenz 2021:

Sie können diesen und alle Beiträge der #ITOK21 live (25.01. – 28.01.) oder als Aufzeichnung verfolgen und eigene Fragen an die Experten stellen.

Bei der IT-Onlinekonferenz geben SAP-Kunden vier Tage lang Erfahrungsberichte aus S/4HANA-Projekten und SAP-Optimierungen. Zusätzlich gibt es vielfältige Interaktions- und Networking-Möglichkeiten.

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