SAP-Fehlbuchungen und Stornoprozesse mit KI vermeiden

Potenziell fehlerhafte Buchungen kann man jetzt direkt bei (und vor) der Dateneingabe in das SAP-System erkennen — und vermeiden. Ein digitaler Buchungsassistent gibt in Echtzeit Warnungen an die Mitarbeiter im Rechnungswesen, sobald er eine hohe Fehlerwahrscheinlichkeit erkennt. Sein Wissen bezieht der Buchungsassistent (DPA – digital posting assistant) aus der Analyse historischer Buchungsvorgänge. Die FI-Daten werden mittels künstlicher Intelligenz und „deep learning“ aufbereitet.

Von den Entwicklern und Anbietern dieser Cloud-Lösung, David Weber (CEO von nooxit) und Andreas Breitrück (Innovation Manager gambit Consulting GmbH), wollte ich wissen, wie die Lösung funktioniert, welche Erkenntnisse der Einsatz bei ZF Friedrichshafen gebracht hat und wie man mit künstlicher Intelligenz etwaige Fehlbuchungen und Stornos vermeiden kann.

 

 

Herr Weber, warum ist die Nutzung von Künstlicher Intelligenz im Rechnungswesen sinnvoll?

David WeberDavid Weber: Zum einen werden in dem Bereich sehr viele Daten erzeugt und außerdem fallen viele repetitive Aufgaben an. Dadurch allein ist das Potenzial schon sehr hoch. Stellen sie sich vor, Sie sind der Finanzverantwortliche eines großen Konzerns:

Vermutlich haben Sie in den letzten Jahren einen Teil ihrer Finanzprozesse standardisiert und an ein Shared Service Center ausgelagert, um Kosten einzusparen und noch effizienter zu werden. Ihre Mitarbeiter arbeiten in einem sehr hohen Takt und die Prozesse sind soweit optimiert, wie die eingesetzte Software es zulässt.

„Machine Learning“-Unterstützung ist der nächste Schritt, um an dieser Stelle weitere Effizienzverbesserungen zu realisieren.

 

Herr Weber, welchen Nutzen hat der digitale Buchungsassistent für SAP-Kunden?

Kunden reduzieren durch den Einsatz des DPA die Fehlerquote und manuelle Nacharbeiten. Ferner erhöhen sie die Bearbeitungsgeschwindigkeit durch die Mitarbeiter.

 

Herr Breitrück, wie hoch schätzen Sie für FI-Buchungen die Stornokosten pro Buchung?

Andreas BreitrückAndreas Breitrück: Wenn Sie diese Frage Experten in den Unternehmen stellen, erhalten Sie vermutlich sehr unterschiedliche Antworten. Sie variieren im Bereich weniger Euro bis zu deutlich über 50 Euro.

Die potenziellen Kosten hängen davon ab, wie schnell Fehler erkannt und korrigiert werden: Stornos, die innerhalb weniger Minuten nach der Buchung durchgeführt werden, sehen wir kostenseitig weniger bedeutend an als Stornos, die erst Wochen nach der Buchung durchgeführt werden.

Hier ergibt sich eine unter Umständen sehr relevante Erkenntnis: Sofortige Storno-Buchungen deuten darauf hin, dass dem Nutzer bereits bei der Buchung Bedenken kamen, ob die Buchung ihre Richtigkeit hat. Hier kann der DPA genutzt werden, um Benutzer bei der Buchung zu bestärken.

 

Herr Breitrück, welche Erfahrungen hat ZF Friedrichshafen beim Einsatz der Lösung gesammelt?

Der DPA ist das erste KI-basierte Assistenzsystem, das ZF in seine operativen Prozesse erfolgreich integriert hat. ZF nutzt den DPA zunächst im Silent Mode, hier protokolliert der Assistent die Prognoseergebnisse.

Allein die Erkenntnisse durch diesen Silent Mode haben ZF dazu bewogen, den DPA an weitere ERP-Systeme anzuschließen. Die Qualität der Buchungen beispielsweise im Accounting Shared Service verbessert sich.

 

Herr Weber, kann die Lösung mit SAP ERP und S/4HANA genutzt werden?

Die Lösung kann mit SAP ERP und SAP S/4HANA genutzt werden. Wir haben mit beidem bereits Erfahrung — und entsprechende Clients entwickelt. Serverseitig bieten wir die Möglichkeit der Private oder Public Cloud Lösung. Auf Kundenwunsch ist auch eine vollständige On-Premise Einführung umsetzbar.

Sollte ein Kunde sein SAP ERP auf S/4HANA umstellen, kann er den DPA mitnehmen und sofort wieder einsetzen.

 

Vielen Dank.

Die Fragen stellte Helge Sanden (IT-Onlinemagazin).

 

David Weber und Andreas Breitrück sind Gäste in einem IT-Onlinemagazin Expert-Talk. Sie berichten dort ausführlich über die Einsatzszenarien des digitalen Buchungsassistenten (DPA) in der Buchhaltung, Erkenntnisse aus dem Einsatz in den Shared Service Centern bei ZF Friedrichshafen und präsentieren die Lösung auch live.

Machine Learning: Fehlerhafte SAP-Buchungen vermeiden
Wie ZF Friedrichshafen das Finanzmanagement automatisiert und SAP-Stornos reduziert
28. Mai 10 Uhr | IT-Onlinemagazin Expert-Talk mit gambit und nooxit

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