Umfrage: Qualität von SAP-Stammdaten erfordert Prozesse, Tools und Automatisierung

Obwohl SAP-Anwendern eine hohe Stammdatenqualität wichtig ist, mangelt es in vielen Unternehmen an einer konsequenten Umsetzung von Datenprozessen für Stammdaten. Es gibt oft grundlegende organisatorische Defizite. Die Automatisierung und der Tooleinsatz nehmen zwar weiter zu, sind aber noch nicht so verbreitet, wie man erwarten könnte.

So lautet das Fazit einer Umfrage des IT-Onlinemagazins in der SAP-Community vom Sommer 2019, an der 103 Personen online teilgenommen haben. Die Umfrage wurde vom Softwareanbieter Winshuttle fachlich unterstützt und gesponsert.

Einige Ergebnisse in Kurzform:

  • 84 Prozent halten eine hohe Datenqualität für sehr wichtig
  • 51 Prozent nutzen Freigabeworkflows bei Stammdatenänderungen
  • 45 Prozent validieren SAP-Stammdaten bei der Erfassung
  • 66 Prozent wollen den Automatisierungsgrad beim Stammdatenmanagement erhöhen
  • 76 Prozent sehen sich bei Vorgaben und Prozessen am schlechtesten aufgestellt

 

„Korrekte Stammdaten sind eine unerlässliche Grundlage für gut funktionierende Prozesse in einem Unternehmen. Ohne die Daten professionell zu managen, leidet deren Qualität und damit die darauf beruhenden Analysen. Ein Dilemma, das sich angesichts immer komplexer werdender Informationsumgebungen von Unternehmen noch verschärft.“
Maximilian Kleine-Brockhoff, Sales Director DACH, Winshuttle

Lesen Sie alle Umfrageergebnisse im Detail:

 

Hohe Datenqualität sehr wichtig für Digitalisierung

Einigkeit herrscht bei der Frage, welche Bedeutung eine hohe Datenqualität für Digitalisierungsvorhaben hat. 84 Prozent antworteten mit sehr wichtig, 16 Prozent mit wichtig — als weniger wichtig oder unwichtig bewertet niemand eine hohe Qualität der Daten.

SAP-Stammdaten_automatisieren-Umfrage-2019

 

Oft fehlen klare Vorgaben und Richtlinien für Stammdaten

Wir wollten herausfinden, wo die Unternehmen beim Stammdatenmanagement am schlechtesten aufgestellt sind – nur eine Antwort war möglich: 34 Prozent sagen, dass klare Vorgaben und Richtlinien für Stammdaten fehlen (Governance), 27 Prozent sehen die größten Defizite bei der automatisierten Erfassung und Pflege von Stammdaten, 21 Prozent haben keine definierten Prozesse zur Erfassung und Pflege, bei 18 Prozent ist die Verantwortlichkeit für das Stammdatenmanagement nicht festgelegt.

 

Nutzung von RPA wünschenswert, aber nicht konkret geplant

Wir wollten wissen, wie relevant die Nutzung von RPA (Robotic Process Automation) zur Automatisierung von SAP-Geschäftsprozessen für die Unternehmen ist: 49 Prozent gaben an, dass die Nutzung wünschenswert, aber nicht konkret geplant ist. 13 Prozent der Umfrageteilnehmer nutzen RPA bereits, 9 Prozent haben den Einsatz in den nächsten 12 Monaten geplant.

Weitere 12 Prozent gaben an, dass das Thema für sie nicht relevant sei. 18 Prozent können die Relevanz aktuell noch nicht einschätzen.

 

Prozessverbesserungen insbesondere bei Stammdatenmanagement erwartet

Wir fragten die SAP-Kunden ferner, in welchen Bereichen sie durch die weitere Standardisierung und Automatisierung Prozessverbesserungen erwarten. 66 Prozent sehen das Stammdatenmanagement als Profiteur dieser Maßnahmen.

Verbesserungen erwarten 58 Prozent in der Logistik, 51 Prozent im Einkauf, 47 Prozent im Kundenmanagement, je 43 Prozent im Finanzwesen und der Produktion, 35 Prozent bei Datenmigrationen und 14 Prozent bei der Produktentwicklung.

 

Wenig Tooleinsatz zur Qualitätsverbesserung von SAP-Stammdaten

Uns interessierte, welche Werkzeuge zur Qualitätsverbesserung von SAP-Stammdaten bereits genutzt werden: Mit je 51 Prozent sind die SAP-Bordmittel (LSMW) und Freigabeworkflows bei Stammdatenänderungen die meistgenannten Tools. 45 Prozent führen demnach eine Datenvalidierung bei der Eingabe durch, 41 Prozent pflegen Massendaten mit externen Tools, wie beispielsweise Microsoft Excel.

36 Prozent setzen SAP Master Data Management (SAP MDM) ein, und 22 Prozent führen eine automatische Überprüfung von Stammdatenrichtlinien durch.

Im Vergleich zu einer ähnlichen SAP-Stammdatenumfrage aus dem Jahr 2016 fällt auf, dass der Tooleinsatz seitdem deutlich gestiegen ist: Damals nutzte nur rund jedes fünfte Unternehmen Freigabeworkflows und 35 Prozent Datenvalidierungen bei der Erfassung. Auch die anderen Werkzeuge finden mehr Anwendung.

 

Erhöhung des Automatisierungsgrads ohne besondere Priorität geplant

Wir fragten weiter, ob die Unternehmen die Erhöhung des Automatisierungsgrads bei der Erfassung und Pflege von SAP-Stammdaten und Massen-Transaktionen planen: 48 Prozent planen die Umsetzung ohne besondere Priorität, 18 Prozent mit hoher Priorität. 30 Prozent planen in dieser Richtung nichts und 4 Prozent können das aktuell nicht einschätzen.

 

Bewertung der Umfrageergebnisse

Maximilian Kleine-Brockhoff bewertet die Umfrageergebnisse folgendermaßen: „Die Umfrage zeigt, dass Unternehmen mittlerweile mehr auf externe Tools beim Stammdatenmanagement setzen. Rund die Hälfte nutzen beispielsweise SAP-Bordmittel wie LSMW, das jedoch als technisch anspruchsvoll und statisch gilt.

Doch Massen-Uploads in SAP müssen nicht zeitaufwendig und komplex sein. Mit Hilfe des Microsoft Excel-basierten ‚Winshuttle Studio‘ kann die IT-Abteilung beispielsweise Fachanwender einbinden, um Daten zu migrieren. Die Daten lassen sich vor dem Upload validieren und die Rückmeldungen aus SAP dem jeweiligen Datensatz direkt zuordnen. Ein enormer Vorteil gegenüber LSMW ist die Flexibilität von ‚Studio‘, das auch von LSMW nicht unterstützte Transaktionen automatisiert.

Auch Freigabeworkflows bei Stammdatenänderungen erfreuen sich bereits eines Einsatzes bei rund der Hälfte der Befragten. Wir bieten mit unserem Flaggschiffprodukt ‚Winshuttle Foundation‘ konfigurierbare Workflows, mit Hilfe derer sich alle SAP-bezogenen Prozesse automatisieren lassen.

Auch hier können die Fachanwender die Daten kontrollieren und validieren, bevor sie in SAP einfließen. Dies optimiert die Datenqualität und maximiert so den ROI einer SAP-Lösung. Vor allem, wenn Transak­tionsdaten und Stammdaten aus Quellen wie Microsoft Excel oder papier­basierten Formularen stammen.“

 

Helge Sanden IT-Onlinemagazin„Rund drei von vier Unternehmen haben Defizite bei der Festlegung von Verantwortlichkeiten, Stammdaten-Richtlinien und definierten Prozessen zur Erfassung und Pflege. Fachabteilungen und IT können mit gemeinsamen Regelungen für Datenprozesse wertvolle Grundlagenarbeit leisten.

Tools zur Verbesserung der Stammdatenqualität sind noch nicht sehr weit verbreitet. Hier sehe ich IT-Organisationen in einer Beratungsfunktion für die Fachabteilungen, wenn zwei von drei Unternehmen den Automatisierungsgrad beim Stammdatenmanagement erhöhen wollen“, kommentiert Helge Sanden (IT-Onlinemagazin) die Umfrageergebnisse.

 

 

Stimmen von Umfrageteilnehmern

Wir fragten, was die Teilnehmenden schon immer zum Thema SAP-Stammdaten loswerden wollten und haben ein paar Statements ausgewählt:

„shit in – shit out“

„Die Stammdaten werden so lange verbogen, bis der Prozess irgendwie durchläuft.“

„Eine Möglichkeit, die Stammdatenpflege zu automatisieren und mit Regeln zu versehen, sollte im SAP Standard/Core kostenfrei enthalten sein. Jede Firma hat Bedarf an schneller, einfacher, konsistenter Stammdatenpflege. Das sollte durch das System gestützt werden.“

„Das Hauptproblem ist die fehlende Akzeptanz bei Vorgesetzten und Vertriebsverantwortlichen, die ihrem Personal nicht genügend Zeit-Ressourcen zur Verfügung stellen. Die sollen verkaufen, verkaufen, verkaufen — und nicht ihre Zeit mit Datenrecherche und -eingabe vertrödeln. So ist meistens die Denkweise.“

„Ich würde mir eine Plattform zum Kunden-Austausch wünschen, bei der man auch mal bei anderen (großen) Unternehmen über die Schultern und in die System-Landschaft schauen kann, wie dort das Thema Stammdaten / Kundendaten-Adressmanagement gelebt wird.“

„Die Default Sprache (= Anmeldesprache) im Kundenstamm ist bei den Texten nicht änderbar. Das ist eine häufige Fehlerquelle, wenn sich alle Benutzer in „Englisch“ anmelden müssen. Die Texte werden dann in Englisch erfasst, und nicht in Kundensprache — beim Druck fehlen sie dann, wenn Kundensprache nicht Englisch ist. Das sollte man auf Default = Kundensprache irgendwo einstellen können.“

 

 

Wer die Umfrageergebnisse erläutert und Möglichkeiten zur Optimierung und Automatisierung von Stammdatenprozessen kennenlernen möchte, ist herzlich zu einem „Expert-Talk“ eingeladen:

Auswertung Stammdatenumfrage:
Wo es bei vielen hapert –

und welche Prozesse und Tools bei Qualitätsverbesserungen helfen können.

21.11. um 14 Uhr | Expert-Talk mit Winshuttle
(oder später als Aufzeichnung)

 

 

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