Vertragsgestaltung: Was es bei der Beauftragung von Implementierungspartnern zu beachten gilt

Foto: dr. Fuchs Senior Advisors

Die Beauftragung eines SAP-Implementierungspartners ist ein essenzieller Schritt für Unternehmen, die ihre Prozesse digitalisieren oder optimieren wollen. Doch der Teufel steckt oft im Detail: Unzureichende Klarheit bei der Vertragsgestaltung, fehlende Verbindlichkeit und unrealistische Erwartungen können Projekte in ernsthafte Schwierigkeiten bringen. In ihrem Gastbeitrag beleuchten Stefan Meinhard (Managing Partner, dr. Fuchs Senior Advisors | Foto rechts) und Thomas Rösler (CEO, Netris Consulting Group | Foto links) typische Fallstricke der Vertragsgestaltung und zeigen verschiedene Beauftragungsmöglichkeiten auf.

Projektvertrag: Das Fundament des Erfolgs

Ein sauber definierter Projektvertrag bildet die Basis für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Zielgruppen wie Projektmanagement, Programmmanagement, IT-Leiter, CIO sowie Einkauf und Legal sind gleichermaßen gefordert, klare Rahmenbedingungen zu schaffen und Risiken möglichst früh zu minimieren.

Praxisbeispiel: Ein klassischer Fehler und seine Konsequenzen

In der Praxis zeigt sich häufig, dass SAP-Implementierungsprojekte aufgrund mangelnder Verbindlichkeit oder unklarer Erwartungen in Schwierigkeiten geraten (Projekt- Meilensteine werden nicht gehalten, die Aufwände/Kosten ufern aus, die Qualität der Arbeitsergebnisse sind unzureichend) oder gar scheitern.

Ein anschauliches Beispiel dafür liefert ein großes mittelständisches Unternehmen, das einen renommierten Implementierungspartner beauftragt hatte. Der Partner präsentierte zu Beginn ein professionell wirkendes Angebot (Konzept zum Projektvorgehen), das vielversprechend klang, jedoch kaum verbindliche Inhalte enthielt. Während der ersten Projektmonate verlief alles scheinbar reibungslos. Doch nach vier Monaten zeigte sich, dass wesentliche Details, wie etwa die genaue Rollenaufteilung und die Definition kritischer Meilensteine, nicht ausreichend geklärt worden waren. Das Projekt geriet in Schieflage: Es kam zu langwierigen Diskussionen zwischen dem Unternehmen und dem Implementierungspartner. Dadurch entstanden hohe ungeplante Kosten, wertvolle Zeit ging verloren und der Roll-out musste um ein Jahr verschoben werden.

Diese Situation hätte durch eine frühe, detaillierte Abstimmung und eine klare Vertragsgestaltung vermieden werden können. Das zeigt, wie wichtig es ist, nicht nur auf die „schöne“ Präsentation des Partners zu achten, sondern auch die inhaltliche Tiefe und Verbindlichkeit zu prüfen.

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Abgrenzung:  Dienst- oder Werkvertrag?

Je nach Projektanforderungen bieten sich zwei grundsätzliche Beauftragungsmodelle an: der Dienstvertrag und der Werkvertrag. Beide Modelle haben ihre Vor- und Nachteile und müssen sorgfältig abgewogen werden.

1. Dienstvertrag

Ein Dienstvertrag eignet sich besonders für Projekte, bei denen eine kontinuierliche Zusammenarbeit und Flexibilität gefragt sind.

Allgemein: Der Dienstvertrag regelt die Erbringung von Leistungen, ohne ein konkretes Ergebnis zu garantieren. Der Implementierungspartner verpflichtet sich, bestimmte Tätigkeiten durchzuführen, haftet jedoch nicht für das Erreichen eines bestimmten Erfolgs.

Auswirkungen auf eine SAP-Implementierung

• Der Auftraggeber trägt ein höheres Risiko, da der Projekterfolg nicht garantiert ist.
• Höherer Steuerungsaufwand durch den Auftraggeber ist zwingend erforderlich, um die Qualität der erbrachten Leistungen sicherzustellen.

Anwendung in der Praxis

• Dienstverträge sind sinnvoll, wenn der Projektumfang, wie z.B. eine S/4HANA Migration nicht eindeutig definierbar ist und eine hohe Flexibilität benötigt wird.
• Besonders bei agilen Projekten, die iterative Anpassungen erfordern, bietet der Dienstvertrag Vorteile.

2. Werkvertrag

Der Werkvertrag hingegen eignet sich für Projekte, bei denen ein klares Ergebnis angestrebt wird.

Allgemein: Beim Werkvertrag verpflichtet sich der Implementierungspartner, ein konkretes, messbares Ergebnis zu liefern. Der Erfolg des Projekts wird geschuldet, und der Partner haftet für dessen Erreichung.

Auswirkungen auf eine SAP-Implementierung

• Höhere Verbindlichkeit für den Auftraggeber und den Implementierungspartner.
• Klare Messbarkeit der Ergebnisse erleichtert die Abnahme durch den Auftraggeber.

Anwendung in der Praxis

• Werkverträge bieten sich an, wenn der Projektumfang eindeutig definierbar ist.
• Sie sind ideal für Projekte mit festgelegten Meilensteinen und Endergebnissen, wie z.B eine S/4HANA Transformation.

Schwachstellen und Best-in-Class-Lösungen

Selbst bei sorgfältiger Vertragswahl gibt es eine Reihe typische Schwachstellen, die den Projekterfolg gefährden können. Beispielsweise schlagen viele Implementierungspartner die SAP Activate-Methodik vor, wenden sie dann aber nicht konsequent an. Statt einer strukturierten Vorgehensweise wird oft nur ein theoretischer Rahmen präsentiert.

Eine Best-in-Class-Lösung zur Nutzung einer erprobten und bewährten Template-Lösung, die die Activate-Methodik vollständig integriert, kann hier Abhilfe schaffen. Ein solches Template sollte klare Meilensteine, Verantwortlichkeiten und verbindliche Liefergegenstände enthalten.