IT-Onlinemagazin
S/4HANA verspricht mehr Flexibilität, Geschwindigkeit und Leistung. Aber vereinfacht S/4HANA auch die Finanzprozesse? „Für den Bereich der Eingangsrechnungsverarbeitung lautet die Antwort leider nein“, sagen Dina Haack und Christian Breiholz vom SAP-Partner WMD Group.
Da haben wir einmal nachgefragt. Beide Digitalisierungsexperten sind Gäste eines Expert-Talks zur Onlinekonferenz 2019 „Der Umstieg auf SAP S/4HANA – wie machen es andere Unternehmen?“ und berichten dort aus Kundenprojekten, ihre Erfahrungen und Empfehlungen.
Frau Haack, welche Automatisierungsmöglichkeiten für Finanzprozesse liefert S/4HANA von Haus aus mit?
Dina Haack: Die Möglichkeiten, die S/4HANA bietet, sind vergleichbar mit denen des klassischen SAP ERP. An dieser Stelle hat sich wenig getan. Der Umstieg auf S/4HANA allein sorgt noch nicht für die Automatisierung der betriebswirtschaftlichen Abläufe im Unternehmen.
Mit dem SAP Business Workflow stellt die SAP nur die technologische Basis für die Automatisierung bereit. Dann fehlt noch die Umsetzung. Diese kann über Eigenentwicklungen auf Basis von vorkonfigurierten Workflow-Szenarien erfolgen oder über den Einsatz einer Add-On-Lösung.
… und was macht man, wenn man seine Eingangsrechnungsverarbeitung automatisieren möchte?
Dina Haack: Sie können wie gesagt auf Basis von SAP-Vorlagen selbst programmieren. Der Einsatz einer Automatisierungs- bzw. Workflowlösung ist in unseren Augen aber die elegantere Variante für die Eingangsrechnungsverarbeitung. Nicht ohne Grund gibt es eine ganze Reihe von Herstellern, wie z.B. WMD, die auf genau diesen Bereich zugeschnittene Lösungen anbieten.
Bei der Auswahl einer solchen Lösung ist es wichtig darauf zu achten, dass von den neuen SAP-Technologien nicht nur S/4HANA unterstützt wird, sondern die Anwendung auch als Fiori App verfügbar ist. Für die Rechnungsverarbeitung bringen Fiori und das App-Format aus unserer Sicht sogar mehr Optimierungspotenzial mit sich als die S/4HANA-Technologie allein.
Welche Optimierungspotenziale lassen sich realisieren?
Christian Breiholz: Es gibt verschiedene Stellschrauben für die Optimierung der Rechnungsverarbeitung.
Ein Schritt ist die Digitalisierung von Belegen und das automatische Auslesen von Rechnungsinhalten statt der manuellen Eingabe. Ein anderer Schritt ist die Automatisierung der Validierung, Prüfung und Freigabe mit Hilfe von Workflows. Durch die Nutzung eines SAP-integrierten Workflows erhöhen Sie auch die Transparenz im Unternehmen, gleichzeitig kann der Cashflow gezielter eingesetzt werden. Weitere Optimierungsmöglichkeiten sind die Erhöhung des Anteils von Rechnungen mit Bestellbezug sowie von elektronischen Rechnungen.
Unsere Erfahrungen zeigen: Die durchschnittliche Durchlaufzeit einer Rechnung lässt sich mit einer Automatisierungslösung in der Regel mehr als halbieren.
Kann man das auch betriebswirtschaftlich bewerten?
Christian Breiholz: Ja. Einer unserer Kunden hat analysiert, dass er den Aufwand für die Bearbeitung einer Rechnung um durchschnittlich 12 Minuten senken konnte. Das klingt im ersten Moment vielleicht wenig. Wenn jeden Tag mehrere hundert Rechnungen eingehen, summieren sich diese Zahlen jedoch schnell.
Dina Haack: Zudem heißt verkürzte Durchlaufzeiten auch weniger Mahngebühren und bessere Skontonutzung. Dass auch dieser Faktor nicht zu unterschätzen ist, zeigt das Beispiel der Deutschen Bahn – kein Kunde von uns – die in 10 Monaten auf über 20 Millionen Euro Skontoverluste gekommen sind. (Quelle: Spiegel)
Was wird für Sie in den kommenden 12 Monaten das dominierende Thema in der SAP-Community?
Christian Breiholz: Im Mai 2018 haben wir eine Kundenumfrage durchgeführt. 49 Prozent der Teilnehmer haben angegeben, zwischen 2020 und 2023 auf S/4HANA migrieren zu wollen. Daher ist die Antwort in unseren Augen eindeutig: Vorbereitung auf die S/4HANA-Migration.
Vielen Dank für das Gespräch.
Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.
Wie dieser wichtige Arbeitsprozess im Finanzbereich mit S/4HANA dennoch automatisiert werden kann, welche Prozessschritte sich wie automatisieren lassen und wie groß das jeweilige Optimierungspotenzial ist, wird mit Dina Haack und Christian Breiholz von der WMD Group in einem Expert-Talk der Onlinekonferenz 2019 „Der Umstieg auf SAP S/4HANA – wie machen es andere Unternehmen?“ diskutiert und erläutert.
Sie können diesen und alle Beiträge der Onlinekonferenz live (29.01. – 01.02.19) oder als Aufzeichnung verfolgen. Im Konferenzprogramm finden Sie Erfahrungsberichte aus mehr als 20 S/4HANA-Migrationen.
