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Die E-Rechnungspflicht im B2B besteht seit Anfang 2025; mit ihr stehen Unternehmen vor der Herausforderung, ihre Prozesse anzupassen und den Rechnungseingang sowie -ausgang auf elektronische Formate (ZUGFeRD, XRechnung) umzustellen.
Obwohl der Rechnungsversand bislang noch nicht verpflichtend ist, hat sich die in Südbaden ansässige Hekatron Brandschutz diesbezüglich rechtzeitig technisch aufgestellt: durch Einsatz einer Lösung von munich enterprise software. Seit Anfang Januar 2023 ist deren MailCenter Plattform mit dem Zusatzmodul E-Rechnung im Einsatz. Damit lassen sich „echte“ E-Rechnungen – also PDFs im ZUGFeRD- oder XRechnung-Format – erzeugen und aus SAP heraus verschicken.
Seine Ausgangsrechnungen hatte Hekatron bereits zuvor nur noch als PDF per E-Mail versendet, allerdings zunächst noch nicht im ZUGFeRD-Format. 2019 führte das Unternehmen SAP ein und kam zu dem Schluss: Die ERP-Software bringt im Standard nicht die erforderlichen Funktionalitäten mit, um PDF-Rechnungen effizient und automatisiert zu versenden, auch mit individuellen Texten und Anhängen.
Parallel fiel daher die Entscheidung, hierfür das Add-on eines Third-Party-Anbieters zu nutzen. „Damit können wir Rechnungen sowohl per Massenjob als auch einzeln versenden, in letzterem Falle E-Mail-Texte anreichern und weitere Dokumente anhängen”, erklärt Marco Müller, IT-Projektleiter Vertrieb bei Hekatron.
E-Rechnungspflicht und Kundenwünsche
Die neue Gesetzeslage war jedoch nicht der einzige Grund für die Erweiterung. „Wir erfüllen damit auch einen Wunsch vieler Kunden, die sich ein automatisiert verarbeitbares Format wünschen”, erklärt Marco Müller. „Sie wollen die Daten direkt in ihre Systeme einlesen. Dies ist mit normalen PDF-Dateien nur bedingt möglich, da die Daten von dort immer manuell abgetippt werden müssen.“
Ihre Produkte bezieht Hekatron Brandschutz von der produzierenden Schwestergesellschaft (Hekatron Manufacturing) und verkauft sie an die Endkunden. Rund 40.000 Fakturen verlassen somit pro Jahr das Unternehmen. Ein Vier-Augen-Prinzip bei der Rechnungserstellung gibt es nicht, sondern jeder Ausgangsrechnung liegt eine Kundenbestellung zugrunde; die Rechnungsprüfung erfolgt damit bereits bei Bestellannahme und Auftragserstellung.
E-Rechnungsmodul im Hintergrund
Etwa 20 Beschäftigte aus dem Vertriebsinnendienst und der Debitorenabteilung sind für den Rechnungsversand aus dem MailCenter heraus zuständig. „Wir haben hier aber inzwischen viele Prozesse automatisiert, indem Versandjobs über Nacht laufen. Das erspart den Anwendenden viele Handgriffe. Das E-Rechnungsmodul arbeitet im Hintergrund und erzeugt die Rechnungsdaten, die dann in die PDF-Datei integriert werden“, erklärt Marco Müller. Bei den Kunden durchlaufen die E-Rechnungen nun vollständig automatisiert den Eingangsprozess. Jeder von ihnen erhält mittlerweile eine elektronische Rechnung, auch wenn er sie noch nicht verarbeiten kann. Das macht nichts, denn als hybrides Format konzipiert, lassen sich ZUGFeRD-Rechnungen nach wie vor auch manuell auslesen.
Während Hekatron den Rechnungsversand bereits automatisiert hat, befindet sich der Rechnungseingang noch in der Bearbeitungsphase. Das heißt eingehende PDF-Rechnungen werden noch manuell bearbeitet. Zwar wurde bereits ein Vorprojekt gestartet, um den Rechnungseingang ähnlich wie den Rechnungsausgang zu automatisieren. Viele Unternehmen ziehen dies vor, aber Hekatron ging den umgekehrten Weg. “Erst der Kunde, dann wir”, so die einfache Erklärung von Marco Müller.
Fazit: E-Rechnungspflicht rechnet sich
Das Hekatron-Projekt zeigt einmal mehr, dass die zielgerichtete Umsetzung der E-Rechnungspflicht weit mehr sein kann als die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben. Schließlich kann die nahtlose Automatisierung des gesamten Rechnungsworkflows die Basis für effizientere Prozesse schaffen und Finanzteams spürbar entlasten.
