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Die digitale Rechnungsverarbeitung bietet enormes Automatisierungspotenzial, gerade auch in Verbindung mit vorgelagerten Beschaffungsprozessen. Als zusätzlicher Gamechanger, um Finanzprozesse noch schneller und effizienter zu gestalten, könnte sich nun die Pflicht zum E-Invoicing erweisen.
Deshalb sieht beispielsweise Adrian Dexheimer, Leiter Shared Services & Softwareentwicklung bei der Mann und Schröder Cosmetics Group, die E-Rechnungspflicht auch nicht nur als regulatorische Herausforderung. Vielmehr ist sie für ihn Chance zur gesamtheitlichen Automatisierung des Rechnungsprozesses. Das Unternehmen hat sein altes DMS durch ein modernes Invoice Management abgelöst, nahtlos integriert in SAP. „Das gewährleistet eine rechtssichere Verarbeitung von legalen Anforderungen und erweitert die Funktionalitäten auf weitere Belegarten“, sagt Dexheimer.
Effizientes und nahezu fehlerfreies Rechnungswesen
Weit mehr als eine lästige Pflicht, erwächst für Unternehmen aus dem E-Invoicing die Chance, ihre Prozesse im Finanzwesen weitgehend zu automatisieren. Das Rechnungswesen wird effizienter und nahezu fehlerfrei. Olaf Bischoff-Straub, Senior Specialized Sales bei der FIS Informationssysteme und Consulting GmbH: „Wer wie Mann und Schröder frühzeitig auf digitale Lösungen setzt, reduziert Fehler, beschleunigt die Verarbeitung und Bezahlung und verbessert das Cashflow-Management.“
Technisch handelt es sich bei der elektronischen Rechnung um einen maschinenlesbaren Datensatz, meist im XML-Format, der gezielt für die automatisierte Rechnungsverarbeitung entwickelt und optimiert wurde. PDF-Dateien gelten nicht als E-Rechnungen, da sie noch eine OCR durchlaufen müssen. E-Invoicing bezeichnet dann den Austausch solcher Dokumente. Die Daten aus den E-Rechnungen werden dabei direkt und automatisch an das ERP-System übergeben, eine Beleglesung ist nicht mehr notwendig. Die wesentliche Fehlerquelle in der bisherigen Rechnungsverarbeitung ist damit beseitigt.
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Praxisbericht: Wie automatisiert Mann & Schröder interne Rechnungsprozesse?
Im Expert-Talk am 13. Mai erläutern Adrian Dexheimer (Mann & Schröder Cosmetics | Foto) und Olaf Bischoff-Straub (FIS), wie Unternehmen die E-Rechnungspflicht nicht nur als regulatorische Herausforderung, sondern als Chance zur gesamtheitlichen Automatisierung ihres Rechnungsprozesses nutzen können und welche Vorteile eine Invoice Management Lösung bietet. Jetzt anmelden
Allerdings haben zahllose Unternehmen bereits lange vor Inkrafttreten der E-Rechnungspflicht damit begonnen, mit einer Software für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung zu arbeiten. Bedeutet: Annahme, automatisches Auslesen der Rechnungsdaten per OCR, Abgleich mit SAP-Stammdaten und anschließender Freigabeworkflow. Kreditoren lassen sich dadurch eindeutig zuordnen, Rechnungsinhalte sich direkt mit bestehenden Bestellungen oder Lieferantenverträgen verknüpfen. Das macht den gesamten Prozess nicht nur schneller, sondern auch transparenter und weniger fehleranfällig, da Unstimmigkeiten frühzeitig erkannt und behoben werden können.
Dauerbuchungen, Dunkelverbuchung, 3-Wege-Match
Auch abseits vom E-Invoicing bieten automatisierte Rechnungsprozesse somit eine ganze Reihe wichtiger Vorteile. So konnte beispielsweise der Spezialchemie-Hersteller Kuraray Europe durch einen SAP-integrierten Eingangsrechnungsworkflow von xSuite Bearbeitungszeiten erheblich verkürzen. Rechnungen werden bei vollständiger und korrekter Datenlage innerhalb weniger Sekunden verarbeitet und freigegeben.
Für Ezgi Göksungur, SAP Expert bei Kuraray Europe ist es damit jedoch keinesfalls getan. „Nach dem Projekt ist vor dem Projekt“, sagt sie. „Wir arbeiten stetig weiter daran, unsere Prozesse zu verbessern. Eines der nächsten großen Themen auf unserer Agenda ist die Optimierung der OCR-Erkennungsraten.“ Zusätzlich zur Automatisierung des Rechnungseingangs hat Kuraray mittlerweile auch entsprechende Lösungen für Beschaffung und Order Management im Einsatz.
„Sei es die Nutzung von E-Mail-Benachrichtigungen, der Einsatz von Dauerbuchungen oder die Dunkelverbuchung bei einem 3-Wege-Match: Schritt für Schritt werden sowohl die Buchhaltung als auch die Fachabteilung durch mehr Automatisierung entlastet“, unterstreicht Nils Stuhr, Team Lead Presales bei der xSuite Group GmbH.
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Praxisbericht: Automatisierte FI- und MM-Prozesse bei Kuraray
Kuraray Europe setzt bereits seit 2011 auf den SAP-integrierten Eingangsrechnungsworkflow von xSuite, 2017 folgte der globale Roll-out der xSuite-Lösungen für Beschaffung, Rechnungsverarbeitung und Order Management. Welche Maßnahmen wurden umgesetzt? Was sind die weiteren Projekte mit xSuite und wie ist das Zielbild von Kuraray für 2026? Ezgi Göksungur (Kuraray Europe | Foto) und Nils Stuhr (xSuite Group) berichten vom Projektverlauf des globalen Roll-outs. Jetzt anmelden
Optimiertes Cash-Management
Monats- und Jahresabschlüsse verlaufen mit automatisierter Rechnungsverarbeitung reibungsloser und es lassen sich sehr viel konkretere Aussagen zur Liquidität des Unternehmens treffen. Finanzabteilungen haben frühzeitigen Überblick darüber, wie viele Rechnungen im Umlauf sind und wann diese fällig werden. Zahlungen können dadurch so gesteuert werden, dass ein optimales Cash-Management möglich wird. Weitere Automatisierung ergibt sich, wenn man elektronische Workflows mit Künstlicher Intelligenz ergänzt. Beispiele sind KI-gestützte Datenextraktion für automatische Kontierungsvorschläge oder Vorschlagsfunktionen für die passende Sachbearbeitung einer Rechnung bereits während der Validierung. Angesichts der neuen Gesetzeslage sollten Unternehmen ihre Lösungen für die automatisierte Rechnungseingangsverarbeitung nun allerdings noch einmal auf den Prüfstand stellen.
