E-Rechnung: Mail-Versand für Unternehmen weiterhin Mittel der Wahl

Ab Januar 2025 wird die E-Rechnungspflicht in Deutschland Realität. Für Unternehmen sind damit umfassende Anpassungen der Rechnungserstellungs-, -prüfungs- und -bearbeitungsprozesse. Eine aktuelle Umfrage der Deutschsprachigen SAP-Anwendergruppe e. V. (DSAG) zeigt, dass Unternehmen das Thema zwar auf der Agenda haben, aber dennoch für den Empfang und Versand elektronischer Rechnungen größtenteils weiterhin E-Mail nutzen. Damit erfüllen sie zwar die gesetzliche Anforderung, doch steigern langfristig nicht die Effizienz in der Rechnungsabwicklung.

Mehrheit hat E-Rechnungspflicht auf dem Schirm

Positiv sei zu bewerten, dass sich zum Zeitpunkt der Umfrage bereits 79 Prozent der Befragten intensiv mit den neuen Vorgaben auseinandergesetzt haben, so die DSAG. Zudem geben 59 Prozent an, bereits eine Strategie zur Umsetzung der E-Rechnungspflicht zu haben, 30 Prozent hatten eine solche Strategie bereits teilweise entwickelt, 11 Prozent noch nicht. „Für die verbliebenen wird es höchste Zeit, sich mit dem Thema zu befassen. Allen muss klar sein: Eine Rechnung z. B. in PDF-Form ist keine E-Rechnung. Sie ermöglicht nur die visuelle Darstellung der Daten“, so Stephan Hüttmann, DSAG-Fachvorstand Financials.

XRechnung auf dem Vormarsch

Zwar gäbe es Möglichkeiten, eine elektronische Rechnung mit einem PDF zu „verheiraten“, doch in Deutschland ist der E-Rechnungsstandard XRechnung auf dem Vormarsch. So schreibt beispielsweise eine EU-Direktive vor, dass Rechnungen an öffentliche Auftraggeber elektronisch gestellt werden müssen. In Deutschland heißt der Standard dafür wie erwähnt XRechnung. Somit ist die XRechnung wichtig für jedes Unternehmen, das mit öffentlichen Auftraggebern im Land und in der Europäischen Union Geschäfte macht. Das unterstreicht auch das jüngste Schreiben des Bundesministeriums für Finanzen (BMF), in dem die XRechnung mehrfach erwähnt wird. Die DSAG hofft deshalb, dass sich das Format als de facto-Standard durchsetzen wird.

Denn bis dato ist in Bezug auf die E-Rechnungspflicht kein Standard definiert. Zunächst müssen Unternehmen nur in der Lage sein, elektronische Rechnungen empfangen zu können. „Bisher ist nicht gesetzlich geregelt, wie genau diese ausgetauscht werden sollen. Es gibt noch kein vorgegebenes, konkretes Format, sondern es wird nur eine Konformität mit der europäischen Norm EN16931 verlangt“, fasst Hüttmann zusammen.

E-Mail bleibt beliebtester Transportweg 

Dass insbesondere die E-Mail derzeit in den Unternehmen als Versand- und Empfangsinstrument für elektronische Rechnungen noch einen hohen Stellenwert hat, belegt die DSAG-Umfrage. Auf der Versandseite setzen 24 Prozent auf E-Mail, 13 Prozent auf SAP und 12 Prozent gezielt auf SAP Document Reporting Compliance (DRC). „Erkennbar ist, dass sich durch die Freitextfrage eine gewisse Unschärfe bei den Antworten ergeben hat. Der E-Mail-Versand könnte als Übergangstechnologie bis Ende 2027 genutzt werden, danach sollte aber z.B. Peppol in Form des so genannten 5-Corner-Modells der einzige Übertragungskanal sein oder noch besser eine zentrale deutsche Meldestelle im Rahmen der ViDA-Umsetzung“, fordert Hüttmann. Er befürchtet, dass die gleichzeitige Bereitstellung und Nutzung mehrerer Übertragungswege die Unternehmen viel Geld kosten würden.

Wie gut sind Unternehmen IT-seitig vorbereitet?

Danach gefragt, ob ihr Unternehmen bereits eine IT-Lösung eingeführt hat, um die E-Rechnungspflicht umzusetzen, geben fast 36 Prozent an, dass sie bereits eine Lösung eingeführt haben. 35 Prozent stimmten teils zu, während wiederum jeder vierte Befragte noch keine Lösung eingeführt hat. 4 Prozent geben „Sonstiges“ als Antwort an, wozu sie unter anderem ausführen, dass das IT-Einführungsprojekt noch läuft oder die Testphase ansteht. „Hier sind wir als DSAG gemeinsam mit SAP gefordert, die Anwender zu unterstützen. Deshalb bieten wir Informationen und praxisnahe Hinweise, um die gesetzlichen Anforderungen zur E-Rechnung erfolgreich umzusetzen“, so Hüttmann. Gleichzeitig lud er Unternehmen dazu ein, sich in der DSAG-Arbeitsgruppe Electronic Invoicing and Reporting auszutauschen, um von den Best Practices anderer zu profitieren können.

SAP DRC für globale E-Rechnungsanforderungen

SAP selbst bietet mit SAP Document and Reporting Compliance (SAP DRC) bereits seit einiger Zeit ein Tool an, das legale Anforderungen im Bereich der elektronischen Rechnung weltweit abdeckt. „Die Lösung erzeugt und verarbeitet eine elektronische Rechnung im Backend-System im XML-Format“, erläutert der DSAG-Fachvorstand. Die elektronische Rechnung werde anschließend wiederum über ein Cloud-Produkt also SAP DRC, Cloud Edition übertragen bzw. empfangen. Zur Weiterverarbeitung und Verbuchung von eingehenden Belegen könne neben SAP ERP und SAP S/4HANA auch SAP Ariba oder Dritt-Software genutzt werden. „Letztere wird aber meistens schon jetzt in den Unternehmen eingesetzt“, so Hüttmann. Er empfahl zu prüfen, ob die jeweilige Software für den Umgang mit elektronischen Rechnungen im XML-Format geeignet sei.

Aus DSAG-Sicht ist SAP DRC, Cloud Edition ein einfach zu konsumierendes Produkt, das einen Mehrwert bietet – schon allein, weil sich die Lösung gut in S/4HANA oder SAP ERP einfügen lässt. Die Lösung unterstütze die gesetzlich vorgeschriebene Berichterstattung entlang des gesamten Prozesses und bilde diesen damit vollständig digital ab. Außerdem seien perspektivisch neue Entwicklungen in der Cloud-Edition angekündigt, sodass SAP weitere Connectoren für die gesetzlichen Meldungen pflegen werde.

Hemmt DRC-Pricing Adaption der Lösung?

Umso erstaunlicher ist es aus Sicht der DSAG, dass lediglich ein Fünftel der Befragten angibt, DRC umfänglich, 14 Prozent teils einzusetzen. Zwei Drittel der Befragten (66 Prozent) nutzen die Lösung bislang nicht, knapp ein Drittel (29 Prozent) will sie jedoch künftig einsetzen. Für 47 Prozent der Befragten ist DRC dagegen keine Option. Allerdings kann knapp die Hälfte von ihnen diese Entscheidung jedoch nicht begründen, da sie sich nicht ausreichend informiert fühlen. 18 Prozent wiederum geben an, die Lösung zu teuer zu finden, 12 Prozent setzen bereits eine andere Lösung ein und wiederum 8 Prozent können keinen Mehrwert in DRC erkennen, während DRC für 7 Prozent der Befragten nicht kompatibel mit bestehenden Lösungen scheint. „Als DSAG sind wir hier genauso wie SAP selbst gefragt, unsere Mitgliedsunternehmen besser zu informieren und Aufklärungsarbeit zu leisten“, so Hüttmann. 

Die Tatsache, dass Kunden für DRC eine zusätzliche Lizenz benötigen und unter den hohen Lizenzierungs- und Einführungskosten leiden, sei ein sei ein „deutlicher Wehmutstropfen“, so der DSAG-Fachvorstand. Unternehmen sollten wissen, dass DRC eine sehr gute Lösung ist, doch ihre Stärke heute im Internationalen besitzt. „Wenn ein Unternehmen also nur innerhalb Deutschlands Rechnungen versendet, ist DRC eventuell zu teuer und zu groß“, so Hüttmann. Zudem könne man im SAP-Standard XML-Dateien erzeugen, die heute mittels Third-Party-Produkten versendet werden können. Das ist aus DSAG-Sicht eine kostengünstige Lösung mit niedriger Einstiegshürde. „Zu begrüßen wäre, wenn SAP ein Pay-per-use-Modell für den Versand ohne DRC anbieten würde. Das ist eine Angebotslücke, die SAP schließen sollte“, ist sich der DSAG-Fachvorstand sicher.

Stolpersteine auf dem Weg zur E-Rechnungspflicht

Wenngleich die meisten der Befragten sich bereits ausgiebig mit der neuen Pflicht auseinandergesetzt haben, so gibt es aus DSAG-Sicht dennoch einige Punkte, die Unternehmen unbedingt tun sollten, um nicht in unnötige Fallen zu tappen. „Unternehmen sollten sich frühzeitig für einen globalen Standard für elektronische Rechnungen entscheiden – ob im SAP-Standard oder mit einer Partnerlösung. Wichtig ist außerdem zu wissen, dass eine große Bandbreite lokaler Lösungen oft Probleme im Hinblick auf Wartung und Lizenzen nach sich zieht“, so Hüttmann. Das Allerwichtigste sei jedoch, die E-Rechnungspflicht keinesfalls zu ignorieren.

DSAG-Partnertag: E-Rechnung

Die nächste Gelegenheit, sich mit dem Thema E-Rechnung auseinander zu setzen, bietet die DSAG am 14. Januar 2025. Dann findet im Tagungszentrum Harres in St. Leon-Rot der nächste DSAG-Partnertag statt. Mehr erfahren