Mit Continuous Accounting Zeit beim Monatsabschluss sparen?

Jederzeit einen Finanzabschluss auf Knopfdruck erstellen zu können, dürfte der Traum vieler CFO sein. In der Realität sind oft umfangreiche manuelle Prozesse notwendig, was zeitliche und qualitative Nachteile mit sich bringt. Von Ralph Weiss, Geo Vice President bei BlackLine, wollte ich wissen, wie man den Automatisierungsgrad beim Monatsabschluss erhöhen kann, was Continuous Accounting ist, und an welchen Stellen die SAP-Financials Lösungen zusätzliche Ergänzungen brauchen.

Im Rahmen eines Expert-Talks zur IT-Onlinekonferenz 2020 „Wie machen es andere Unternehmen?“ berichten er und seine Kollegen ausführlich über dieses Thema.

 

Herr Weiss, wo liegen die Herausforderungen bei der Automatisierung von Monatsabschlüssen?

Ralph Weiss: Die Herausforderung liegt im hohen Bearbeitungsvolumen im Abschlussprozess. In den Accounting-Abteilungen ist nahezu jeder Mitarbeiter in diesen Prozess eingebunden. Die umfangreiche Bearbeitung der Abschlussarbeiten und die Koordination aller am Prozess Beteiligten, macht diesen Abschlussprozess zu einer großen Herausforderung.

Sie können sich vorstellen, wenn Sie Aufgaben über Excellisten per E-Mail verteilen und kein Feedbackinstrument haben, wo der einzelne Mitarbeiter im Bearbeitungsprozess steht, wieviel Aufwand es ist, diesen Prozess zum Abschluss zu bringen – insbesondere in den Fällen, in denen vorgelagerte Arbeiten erledigt sein müssen, um weiterarbeiten zu können. Der hohe manuelle Aufwand erzeugt Stresssituationen, gepaart mit einem hohen Fehlerpotenzial. Das sorgt für Unzufriedenheit, sowohl in den Finanzabteilungen als auch in der Führungsetage.

Helfen kann eine stufenweise Automatisierung nach standardisierten Vorgehensmodellen. Auch wenn sich die Unternehmen scheuen — die Automatisierung der Finanzprozesse bringt schnelle Erfolge, denn Automation ist gleichbedeutend mit weniger Fleißarbeit für den Einzelnen am Monatsende. Die Abstimmungs- und Dokumentationsprozesse am Ende der Bilanzperiode werden schneller und genauer, weil die Automatisierung dafür sorgt, dass die meisten Aufgaben bereits während der Abrechnungsperiode erledigt werden.

Wir nennen das Continuous Accounting. Übrigens ergeben sich dadurch ganz neue Karrierepfade in den Finanzabteilungen, da man Mitarbeiter gezielt für Analysen und Reports einsetzen kann, um den operativen Unternehmensbereichen wertvolle Informationen für deren Entscheidungsprozesse zu liefern.

 

Welche wichtigsten Fragen sollte man klären, wenn man Monatsabschlüsse schneller und qualitativ besser erstellen möchte?

Im Grunde geht es darum, akkurate Ergebnisse und mehr Transparenz zu erzielen, damit man jederzeit weiß, wie weit der Abschluss gerade ist und man frühzeitig erkennen kann, wo die Potentiale und Risiken liegen. Es stellt sich also die Frage, wie ich Abschlüsse schneller, vielleicht sogar aperiodisch erstellen kann. Eine weitere Frage ist, wie ich mich durch akkurate Finanzabschlüsse für den Kapitalmarkt attraktiver machen kann. Oder welche Chancen mir zusätzliche Hintergrundinformationen während des Finanzabschlusses bieten. Auch die Risiken nachträglicher Bilanz-Korrekturen sind zu hinterfragen.

Schlussendlich geht es darum mit welchen Mitteln und Technologien ich eine Umgebung schaffen kann, in der möglichst korrekte Ergebnisse entstehen — und zwar in einem Zeitrahmen, der Luft für strategische Aufgaben lässt.

 

Was verstehen Sie unter Continuous Accounting — und wie kann das bei Automatisierungsbemühungen helfen?

Eigentlich ist es genau andersherum: Die Automatisierung ist Wegbereiter für das strategische Continuous Accounting, sprich die Verteilung der Abschlussaufgaben auf die gesamte Bilanzperiode. Grundlage ist ein automatisierter Record-to-Report-Prozess mit beschleunigten und unter Compliance-Gesichtspunkten abgesicherten Abläufen.

Er sorgt für mehr Prozesstransparenz und Sicherheit in Bezug auf die Richtigkeit der Zahlen. So entstehen spürbare Vorteile, etwa eine Entzerrung der Arbeitsbelastung und die Möglichkeit, jederzeit auf akkurate Daten zurückgreifen und diese der Unternehmensführung zur Verfügung stellen zu können.

 

Was antworten Sie CFOs, die fragen: „Ich habe doch schon SAP – wozu brauche ich BlackLine?“

BlackLine steht innerhalb von SAP exklusiv für die gesamte Automatisierung der Abschlussaufgaben der Einzelabschlüsse und dies unabhängig von den ERP-Systemen ECC oder S/4HANA. Die BlackLine-Lösung für den Finanzabschluss ist eine SAP Solution Extension, d.h, wir sind mit SAP eng abgestimmt im Hinblick auf die Weiterentwicklung.

Das Besondere: Die eigentliche Automatisierung der Abschlussaufgaben findet in der BlackLine-Lösung selbst statt.  BlackLine ist das zentrale Bindeglied zwischen den Systemen und sorgt dafür, dass weniger Medienbrüche entstehen und manuelle Prozesse eliminiert oder zumindest reduziert werden.

Um auch noch die letzten, überaus komplexen manuellen Tätigkeiten in die Automatisierung zu überführen, bedienen wir uns einer KI, die in BlackLine integriert ist, sodass das System eigenständig lernt und neue Algorithmen findet, um Prozesse, die man nur schwer optimieren kann, zu automatisieren.

 

Was erfahren wir von Ihnen bei der IT-Onlinekonferenz?

Wir sprechen darüber, wie sich durch Digitalisierung der Finanzabschlussprozesse mehr Insights, eine höhere Datenqualität und eine höhere Geschwindigkeit im Abschluss erreichen lässt. Denn solange ein Finanzabschluss bei der Erfassung von Finanzdaten bis zum Abschluss noch immer auf manuelle Prozesse angewiesen ist, birgt dies ein nicht unwesentliches Risiko.

Je schneller Finanzteams versuchen, die Bücher mit manuellen Prozessen abzuschließen, desto mehr Ungenauigkeiten und kumulative Verzögerungen können entstehen. Deshalb ist es wichtig zu hinterfragen, wie Unternehmen ihre Prozesse in der Finanzbuchhaltung durch Automatisierung standardisieren, auf eine höheres Qualitätsniveau bringen und den Abschluss beschleunigen können. Dahinter verbirgt sich die Philosophie des Continuous Accounting.

Genau damit werden sich auf der IT-Onlinekonferenz Marena Grautoff und Marcel Diehl, beide Solutions Consultants bei BlackLine, beschäftigen und zeigen, wie der Wandel von einer weitestgehend manuellen Arbeitsweise in eine digitale automatisierte Arbeitsweise überführt werden kann. Beide haben einen langjährigen Controlling- und Finance-Background und wissen, wie Unternehmen ihre Finanzprozesse durch die Kombination von SAP und BlackLine modernisieren.

 

Herr Weiss, wie lange braucht man mit Ihrer Lösung unter realen Bedingungen für einen Monatsabschluss?

Unsere Kunden sparen mit Continuous Accounting mit SAP und BlackLine beim Monatsabschluss bis zu 70 Prozent ihrer Zeit.

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

Was bringt die Automatisierung von Finanzabschlüssen? Marena Grautoff und Marcel Diehl, berichten aus Kundenprojekten und geben Empfehlungen. Hier anmelden …

Sie können diesen und alle Beiträge der IT-Onlinekonferenz 2020 live (28.01. – 06.02.) oder als Aufzeichnung verfolgen und eigene Fragen an die Experten stellen. Im Konferenzprogramm finden Sie Erfahrungsberichte aus mehr als 30 S/4HANA-Projekten, Migrationen und Prozessoptimierungen.

Wir danken Ihnen, wenn Sie diesen Artikel jetzt weiterempfehlen:

Anzeige

Anzeige

Über die Redaktion IT-Onlinemagazin

SAP-Community Nachrichten, die Entscheider kennen sollten: Abonnieren Sie jetzt unseren IT-Onlinemagazin Newsletter. Lesen Sie Umfrageergebnisse, Insights aus dem SAP-Ecosystem, Interviews und Artikel ... und Sie bleiben kompakt informiert.

Lesetipp für Sie:

SAP-und-Azure-ITOK20

SAP und Azure | Microsoft-Thementag 2020

Welche Möglichkeiten und Vorteile liefert das Zusammenspiel von SAP und Microsoft Azure, rund um IaaS, …