SPAR Österreich: 5 Faktoren für erfolgreiches Change-Management

SPAR Österreich hat im vergangenen Jahr den Umstieg auf SAP S/4HANA im Finanzbereich erfolgreich absolviert. Und nicht nur das: Dank intelligentem Change-Management schaffte SPAR Österreich mit dem S/4HANA-Projekt auch ein Best Practice, wie fachübergreifende Zusammenarbeit perfekt funktionieren kann: IT und Fachabteilungen sind zu einem starken Team zusammengewachsen.

Heute profitiert der rot-weiß-rote Handelskonzern und Marktführer im österreichischen Lebensmittelhandel nicht nur von einem zukunftsfähigen Finanzwesen, sondern ging beim SAP Quality Award 2023 in Österreich in der Kategorie Business Transformation auch als „Grand Winner“ hervor. Rund ein Jahr nach dem Go-Live im Sommer 2023 blicken Veronika Mayer (Competence & Service Center Accounting/Controlling | SPAR) und Gerhard Belina (Senior Projekt Portfolio Manager | SPAR ICS) zurück und verraten, wie das Handelsunternehmen zum Benchmark für Transformation und Wandel geworden ist.

Per Greenfield-Ansatz zu SAP S/4HANA Finance

SPAR Österreich ist nicht nur im Lebensmittelhandel der Alpenrepublik eine bekannte Größe. Auch in Norditalien, Ungarn, Slowenien und Kroatien gehören SPAR-Märkte zum Bild vieler Städte. Zudem ist der Handelskonzern in der Sportartikelbranche mit Hervis und mit der SES (Spar European Shopping-Center) als Errichter und Betreiber von Shopping-Centern tätig. Nachdem SPAR Österreich die ursprünglich dezentralen Finanzsysteme der unterschiedlichen Landesgesellschaften zuvor auf einem zentralen System zusammengeführt hatte, fiel in der Salzburger Zentrale des Handelskonzerns im Herbst 2021 der Startschuss für eine umfassende Modernisierung sämtlicher Finanzprozesse: Der Umstieg auf SAP S/4HANA Finance per Greenfield-Ansatz mit SAP-Partner Gambit Consulting.

Change-Management als Erfolgsfaktor der Transition

Ein Mammutprojekt: Immerhin stand neben der Big Bang-Einführung der neuen Software in sieben unterschiedlichen Ländergesellschaften auch der Umstieg in die Cloud an. Insgesamt mussten im Zuge der Implementierung 360 Buchungskreise umgestellt werden. Dass das Projekt ohne nennenswerte Rückschläge abgeschlossen wurde, führen Veronika Mayer und Gerhard Belina nicht zuletzt auf die hervorragende Zusammenarbeit aller Beteiligten sowie das erstklassige Change-Management zurück. „Hätten wir dies nicht konsequent in den Fokus gerückt, wären wir womöglich krachend gescheitert“, resümiert Mayer.

Um das zu verhindern, wurden Projektziele und Maßnahmen von Beginn an transparent und kontinuierlich kommuniziert, fachliche, technische und organisatorische Verantwortlichkeiten klar definiert. „Zudem hatten wir das Glück, dass das gesamte Team, vom Vorstand beginnend, geschlossen hinter der Sache stand“, erinnert sich Gerhard Belina. Das prinzipielle Verständnis für die Chancen der Transformation sei sowohl auf IT-Seite als auch im Fachbereich vorhanden gewesen. „Alle waren – nicht zuletzt aufgrund des vorhergegangenen Konsolidierungsprojekts – hochmotiviert und mehr als bereit, den nächsten Schritt zu machen.“

5 Bausteine für erfolgreiches Chance Management

Doch ein motiviertes Team ist nur einer von vielen Faktoren für erfolgreiches Change-Management. Aus Sicht der beiden Projektleiter sollten Unternehmen, die eine SAP S/4HANA-Transformation planen, deshalb beim Change-Management folgende Aspekte unbedingt beherzigen:

Tipp 1: Gemeinsames Verständnis entwickeln

„Miteinander statt gegeneinander!“ Mit dieser Devise steht und fällt der Transformationserfolg. „Wer glaubt, der S/4HANA-Umstieg könne unter der alleinigen Federführung der IT erfolgen, befindet sich auf dem Holzweg“, unterstreicht Mayer. Nur wenn Fachbereich und IT auf Augenhöhe agieren, an einem Strang ziehen und auf „Fingerpointing“ verzichten, wird ein Projekt zum Erfolgsprojekt. Das Verschmelzen der verschiedenen Bereiche zu einem interdisziplinären Team schafft das Fundament für eine lösungsorientierte Zusammenarbeit. So lassen sich Anforderungen, Ziele und Erwartungen zielgerichtet auf einen Nenner bringen.

Tipp 2: Teammotivation hochhalten

Ein motiviertes Projektteam ist das A und O für eine erfolgreichen S/4HANA-Transformation. Um dies zu gewährleisten, etablierte die Projektleitung bereits vor dem Start eine „Wir-Kultur“, die das Team zusammenschweißte und den Teammitgliedern ermöglichte, sich gegenseitig zu unterstützen und Entscheidungen gemeinsam zu treffen. „Wenn irgendwann alle diese Kultur verinnerlicht haben und sie ganz automatisch leben, hast du es geschafft“, so Mayer. Neben regelmäßigen Projektmeetings trägt bei SPAR Österreich der sogenannte „Hub X“ zu Teambuilding und Motivation bei. In dem eigens eingerichteten Besprechungsraum können Mitarbeitende aus verschiedenen Bereichen zusammenkommen und sich austauschen – und zwar in einer angenehmen Atmosphäre: „Beispielsweise gibt es im Hub X eine riesige Couch, die vor allem beim Go-Live-Wochenende echt wichtig war“, sagt Belina.

Tipp 3: Transparent kommunizieren

Ein S/4HANA-Umstieg schürt erfahrungsgemäß viel Unsicherheit und damit häufig auch Ablehnung. Mit klarer Kommunikation in alle Richtungen lässt sich hier gezielt gegensteuern. Um Management, Projektmitglieder und Ländergesellschaften kontinuierlich auf dem Laufenden zu halten, nutzte das Projektteam unterschiedliche Tools: So tauschten sich beispielsweise Geschäftsführung, IT und Bereichsleitungen alle drei Wochen über Projektfortschritte, potenzielle Risiken und To-dos aus.

In den unterschiedlichen Verwaltungseinheiten bildeten sogenannte Change Agents das Bindeglied zwischen Projektteam, den lokalen Fachabteilungen und der IT. Außerdem wurden über das SPAR-eigene Medienstudio regelmäßig interaktive S/4HANA-Livestreams ausgestrahlt, in denen Zuschauer ihre Fragen in Echtzeit loswerden konnten. Das kam hervorragend an: „Im Schnitt waren live 80 Teilnehmende dabei“, konstatiert Belina. Im Verlauf des Projekts stieg die Zuschauerzahl zudem kontinuierlich an. „Ein eindeutiges Indiz für das große Interesse an der Transformation“, so der IT-Projektmanager.

Tipp 4: Offene Fehlerkultur etablieren

Ein weiterer wesentlicher Faktor für das vorbildliche Change-Management im SPAR-Projekt bestand in der positiven Fehlerkultur. „Es wurde nie gesagt, dass irgendwer einen Fehler gemacht hat, sondern immer, dass wir einen Fehler gemacht haben“, unterstreicht Projektleiterin Mayer. „Das war ein Riesenunterschied“. Denn diese Haltung förderte das Gefühl der Gemeinschaft und des Zusammenhalts im Team maßgeblich. Zugleich wurden Projektmitglieder von Beginn an ermutigt, Fehler als Chancen und Lernmöglichkeit zu betrachten. So schuf die Projektleitung eine offene und vertrauensvolle Atmosphäre, in der niemand fürchtete, Kritik oder Bedenken zu äußern. „Das setzte allerdings voraus, dass Projektleitung und Management diese Haltung auch selbst konsequent vorleben“, so Belina.

Tipp 5: Management an Bord holen

Was uns zu einem weiteren unverzichtbaren Aspekt für einen erfolgreichen Kulturwandel bringt: 100-prozentige Rückendeckung des Managements. „Die haben wir gewonnen, indem wir das gesamte Management, inklusive Vorstand, von Beginn an in den Change-Management-Prozess involviert haben“, erklärt Mayer. Zugleich trugen im SPAR-Projekt aber auch die hohe Verlässlichkeit des Teams, die transparente Kommunikation und die offene Fehlerkultur dazu bei, dass die Führungsetage jederzeit hinter dem Projekt stand. „Das war immens wichtig“, resümiert die Projektleiterin. „Denn natürlich läuft bei einem Projekt dieser Größenordnung nicht immer alles genau nach Plan. Trotzdem konnten wir unsere Timeline zu 99 Prozent einhalten.“