Wie automatisiert Klosterfrau Kreditorenbuchhaltung und Einkauf mit SAP?

Eine deutliche Reduzierung von Bestellungen, die am Einkauf vorbei getätigt werden, stark verkürzte Durchlaufzeiten der Rechnungen von zuvor rund zehn Tagen auf zwei Tage sowie mehr Transparenz über den Gesamtprozess und die Liquidität. Das sind — nach Angaben des Arzneimittelherstellers Klosterfrau — einige der erzielten Ergebnisse mit einer eingesetzten SAP-integrierten Workflowlösung.

Von Jan Schulze, Produktmanager für die SAP-integrierten xSuite-Lösungen bei der xSuite Group (vormals WMD), wollte ich wissen, wie man P2P-Prozesse automatisiert, wie man ein derartiges Vorhaben anfängt und worauf man achten sollte?

Martina Grund, SAP-FI Key Userin bei der MCM Klosterfrau Vertriebsgesellschaft mbH, und Jan Schulze sind Gäste eines Expert-Talks zur IT-Onlinekonferenz 2020 „Wie machen es andere Unternehmen?“ und berichten dort ausführlich über die Möglichkeiten zur Automatisierung von Purchase-to-Pay-Prozessen.

 

Herr Schulze, die Vorteile der Prozessautomatisierung sind in aller Munde, trotzdem haben viele Unternehmen ihre Eingangsrechnungsverarbeitung und den Einkauf noch nicht digitalisiert. Woran könnte das liegen?

Schulze-XSuiteJan Schulze: Manuelle, papierbasierte Prozesse waren über Jahre – wenn nicht Jahrzehnte – in Unternehmen völlig selbstverständlich. Bei vielen Unternehmen ist es daher ganz einfach die Gewohnheit, die von der Digitalisierung und Automatisierung in Einkauf und kreditorischer Buchhaltung abhält: Grundsätzlich funktionieren die papierbasierten Abläufe ja.

Viele Unternehmen setzen sich erst mit Digitalisierung auseinander, wenn das Arbeitspensum mit den gegebenen manuellen Prozessen nicht mehr zu schaffen ist. Eine steigende Anzahl von Bedarfsmeldungen im Einkauf sowie eingehenden Rechnungen in der Buchhaltung können dafür die Gründe sein, oder auch das Thema Personalressource in diesen Abteilungen, wenn aufgrund von Fachkräftemangel nicht nach- oder neubesetzt werden kann.

Es gibt verschiedene Gründe, warum Einkauf und Buchhaltung heute unter Druck stehen. Prozessautomatisierung kann dann eine maßgebliche Entlastung sein.

 

Automatisiert man Kreditorenbuchhaltung und Einkauf eher nacheinander oder besser gemeinsam? Wie fängt man an?

Die Prozesse in Einkauf und kreditorischer Buchhaltung greifen ineinander, eine Bestellung führt in der Regel zu einer Rechnung. Daher ist es grundsätzlich sinnvoll, beide Bereiche gleichzeitig zu betrachten.

In der Praxis ist es aber in den meisten Fällen so, dass die Unternehmen mit der Automatisierung der Eingangsrechnungsverarbeitung beginnen. Dort ist der Druck aufgrund manueller, arbeitsaufwändiger Prozesse besonders hoch — Stichwort: Rechnungsinhalte in das SAP-System abtippen. Die positiven Erfahrungen durch die Automatisierung dieser Prozesse führt dann häufig dazu, dass auch die vorgelagerten Schritte im Einkauf unter die Lupe genommen und digitalisiert werden.

 

Sind die bei Klosterfrau erzielten Einsparungspotentiale typisch oder besonders hoch?

Von zehn auf zwei Tage: Die Zeiteinsparung bei der Durchlaufzeit von Rechnungen ist bei Klosterfrau schon überdurchschnittlich – aber nicht völlig außergewöhnlich. In unserer letzten Kundenumfrage im Sommer 2019 haben wir diesen Wert auch bei anderen Unternehmen abgefragt. Vor Einführung unserer Lösung für die Eingangsrechnungsverarbeitung in SAP lag die Durchlaufzeit von Rechnungen im Durchschnitt bei 12 Tagen, mit Einführung unserer Lösung ist sie auf durchschnittlich 6 Tage gesunken.

Klosterfrau konnte überdurchschnittlich gute Ergebnisse erzielen, weil sie nicht nur die Eingangsrechnungsverarbeitung automatisiert, sondern auch gleichzeitig die Prozesse im Einkauf digitalisiert haben. Das hat zu einem höheren Anteil von Rechnungen mit Bestellbezug geführt – und diese lassen sich in der Buchhaltung wesentlich schneller verarbeiten. Das ist einer der Punkte, an dem deutlich wird, warum eine ganzheitliche Betrachtung von Einkauf und kreditorischer Buchhaltung sinnvoll ist.

 

Was erfahren wir von Ihnen bei der IT-Onlinekonferenz?

Sie erfahren von mir, wie das Ganze in der Praxis aussieht. Wie Sie eingangs sagten, sind die Vorteile der Prozessautomatisierung in aller Munde, die eigentliche Hürde ist die Gewohnheit der manuellen Papierprozesse. Deshalb ist es wichtig, zu erfahren, wie digitale Prozesse denn innerhalb von SAP aussehen könnten: Wie genau kann die Erfassung einer Bedarfsmeldung und die Erstellung und Freigabe einer Bestellung erfolgen? Wie sehen Schritte wie Validierung, Prüfung, Freigabe, Vervollständigung aus, die eine eingehende Rechnung mit Hilfe unserer Lösung digital durchläuft?

Ich möchte allen Teilnehmenden der IT-Onlinekonferenz gerne ein Gefühl dafür geben, was mit einer Automatisierungslösung möglich ist und auch wie die Prozesse in Einkauf und Buchhaltung damit in der Praxis aussehen können. Daher freue ich mich sehr, dass Frau Grund von Klosterfrau dabei ist und darüber berichten kann, wie konkret die Umsetzung bei ihr im Unternehmen aussieht und welche Erfahrungen sie in der Praxis gesammelt hat.

 

 

Worauf sollte man bei der Automatisierung von Prozessen achten? Was sind die wichtigsten Erfolgskriterien?

Am wichtigsten ist es, Prozesse ganzheitlich zu betrachten. Das Thema Procure-to-Pay macht es besonders deutlich: Prozesse machen nicht an Abteilungsgrenzen halt. Deshalb sollten Lösungen für diese beiden Bereiche auch ineinandergreifen.

Zur ganzheitlichen Betrachtung gehört es aber auch, Prozesse zu hinterfragen. Über Jahre gewachsene Strukturen sind häufig nicht mehr effizient. Deshalb ist es wichtig, die bestehenden Abläufe zu prüfen und ggf. zu optimieren und diese nicht einfach nur 1:1 digital nachzubauen.

Der dritte Punkt, der für mich unter eine ganzheitliche Betrachtung der Prozesse fällt, ist es, die Mitarbeitenden mit einzubeziehen. Software für die Automatisierung von Prozessen ist am Ende ja nur ein Werkzeug, das alle Beteiligten in Einkauf und Buchhaltung unterstützen soll. Damit das optimal funktioniert und Abläufe einfacher, schneller und besser werden, muss der Einsatz mit den Anwendern auf deren Bedürfnisse abgestimmt sein.

 

Was wird für Sie in den kommenden 12 Monaten das dominierende Thema in der SAP-Community?

Umbruch. Für die Mehrheit der SAP-Kunden wird die Migration auf S/4HANA jetzt konkret. Im Zuge dessen werden häufig auch andere Fragen adressiert: Wie kann ich meine operativen Prozesse automatisieren? Welche Prozessschritte kann ich in die Cloud auslagern? Kann ich mit Hilfe von künstlicher Intelligenz die Automatisierung noch weiter vorantreiben?

 

Vielen Dank für das Gespräch.

Die Fragen stellte Helge Sanden, Chefredakteur des IT-Onlinemagazins.

 

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Sie können diesen und alle Beiträge der IT-Onlinekonferenz live (28.01. – 06.02.) oder als Aufzeichnung verfolgen und eigene Fragen an die Experten stellen. Im Konferenzprogramm finden Sie Erfahrungsberichte aus mehr als 30 S/4HANA-Projekten, Migrationen und Prozessoptimierungen.

 

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