Wie rette ich ein Projekt, das in der Krise ist?

Die Frage „Wie rette ich mein Krisenprojekt?“ wird sicherlich jeden Tag dutzende Male gestellt. Patentrezepte kann es dafür nicht geben, da die Ursachen für eine Schieflage in den meisten Fällen vielschichtig und multifaktoriell sind. In der Praxis haben sich einige Methoden zur Stabilisierung bewährt, die ich nun näher betrachten möchte. Wie in der Medizin steht zunächst eine sorgfältige und umfassende Anamnese an.

Im zweiten Schritt erfolgt eine gezielte oder breitgefächerte Medikation, je nach Krankheitsgrad des Projekts. Abschließend wird eine Erfolgkontrolle durchgeführt und Kriterien zur Messung der Rückfallwahrscheinlichkeit definiert, damit das Projekt dauerhaft gesund und stabil bleiben kann. Kennt man die Psychologie von Projektkrisen, hat man gute Chancen, eine Krise schnell zu erkennen, gezielt zu bekämpfen und dauerhaft zu beseitigen.

 

Wie kommt es zur Projektkrise?

Schauen wir uns zunächst Krisen an. Was kennzeichnet die Schieflage eines Projekts? Wie kommt es zu einer Projektkrise? Was sind die Hauptursachen für die Krisenentstehung? Warum wird oftmals erst zu einem sehr späten Zeitpunkt etwas unternommen? Das Gemeine an Krisen ist, dass sie schleichend entstehen:

Projektmitarbeiter ziehen sich zurück, wichtige Entscheidungen bleiben liegen, wichtige Mitarbeiter werden aus dem Projektteam abgezogen, die Zieldefinition ist schwammig, neue Rahmenbedingungen und Anforderungen tauchen auf, die Komplexität erhöht sich und das Projekt schleppt sich dahin. Termine für Meilensteine werden überzogen und die Transparenz zum Projektfortschritt geht verloren. Projektleiter haben die menschliche Eigenschaft, an das Gute im Menschen zu glauben und optimistisch zu sein. Oft wäre ein rechtzeitiger Faustschlag auf den Tisch die bessere Variante.

 

Alle müssen die Projektkrise erkennen!

Hat man selbst erkannt, dass das Projekt in Schieflage ist, heißt das noch lange nicht, dass auch die anderen Teammitglieder so denken. Häufig stellen externe Beobachter fest, dass „man“ sich wohlig warm eingerichtet, mit Defiziten arrangiert hat und die Leistungsbereitschaft für das Engagement im Projekt abgenommen hat. In diesem Fall ist es wichtig dem Projektteam deutlich zu machen, dass Änderungsbedarf besteht.

Die Führungsaufgabe ist dabei, Änderungsbereitschaft zu wecken und zu motivieren, den Änderungsprozess aktiv mit zu gestalten. Mitarbeiter auf flauschigen Ruhekissen verfallen oft in eine abwartende und bewertende Haltung, statt Dinge zu bewegen und anzupacken.

 

Anamnese: Die Ursachen der Projektkrise finden!

Ein gerne gemachter Fehler in der Praxis ist die akute und schnelle Problembekämpfung. Mit der Erfahrung von mehreren Jahren in komplexem Umfeld, wissen Projektleiter und Manager woran es krankt – glauben sie zumindest. Die wahren Ursachen bleiben durch diese Handlungsweise jedoch oft verborgen. Durch die – oft kostenintensiven – Sofortmaßnahmen tritt möglicherweise sogar eine kurzfristige Verbesserung ein, aber die nächste Krise lässt nicht lange auf sich warten und man hangelt sich von Krise zu Krise.

Wem das bekannt vorkommt, der sollte sich einmal ausreichend Zeit nehmen, um den Ursachen seiner Krise auf den Grund zu gehen. Dazu müssen viele Gespräche geführt, unterschiedliche Meinungen des Projektteams eingeholt, Stimmungen ermittelt werden. Doch wie ein guter Arzt müssen Sie sich auf das Wesentliche beschränken und irgendwann zu einem Urteil kommen. Anderenfalls wissen Sie zwar ganz genau, woran Ihr Projekt gestorben ist, aber können es nicht mehr retten.

 

Die Projektkrise verarbeiten

Vermutlich sind Sie nach Feststellung der Symptome und Ursachen der Krise ziemlich deprimiert und spüren Angst, Zorn, Ausweglosigkeit und Verwirrung. Das wäre menschlich und zeichnet Sie aus, denn dann haben Sie Herzblut und Engagement nicht verloren. Denken Sie daran, dass nicht nur Sie, sondern auch ihr Team diese Trauerphase und Zeit für Verarbeitung der Projektkrise benötigt. Je mehr man sich mit dem Projekt identifiziert, desto länger dauert dieser Prozess in der Regel.

Was man als erfolgreiche Führungskraft beeinflussen kann, ist die Dauer der Phase der Aussichtslosigkeit. Danach müssen Sie versuchen, mit innerer Stärke und Urvertrauen den nächsten Schritt zu schaffen: Positiv in die Zukunft schauen und neutral Ausmaß, Dauer und Tragweite der Krise einschätzen und gleichzeitig ihre Einflussmöglichkeiten entdecken. Hierbei kann auch kurzzeitige externe Hilfe in Anspruch genommen werden.

 

Lesen Sie im zweiten Teil: Wie man ein Projekt aus der Krise holen kann

 

 

[box_light] „Eine Projektkrise überwinden kostet viel Kraft. Hat man die Krisenindikatoren zu lange ignoriert, ist eine umfassende Analyse der Ursachen für die Krise notwendig, um sich dann für einen Weg zu entscheiden, der mehr Erfolg verspricht. Danach ist die Nutzung der Standardwerkzeuge des Projektcontrollings wichtig, um den eingeschlagenen Weg erfolgreich zu gehen“, fasst Projektmanagement-Trainer und -Coach Helge Sanden seine Erfahrungen aus mehr als 20 Jahren in IT-Projekten zusammen.

 

Kontaktdaten:
Helge Sanden
Tel. 05121 2889674 oder Kontaktformular[/box_light]