IT-Onlinemagazin
Rund 300 Embedded AI Features warten darauf, ihre Vorteile bei SAP-Kunden auszuspielen. Sie versprechen schnell spürbare Prozesseffizienzen, beschleunigte Workflows und eine deutliche Entlastung der ohnehin knappen Ressourcen. Welche technischen und organisatorischen Voraussetzungen hierfür zu schaffen sind und was mit Blick auf die Lizenzen zu beachten ist, beleuchtet Christoph Theis (q.beyond) in einem Gastbeitrag für das IT-Onlinemagazin.
Die SAP-AI-Welt sorgfältig ergründen
Künstlicher Intelligenz kommt im Unternehmenskontext längst eine Schlüsselrolle zu. Sie soll manuelle Routineaufgaben digitalisieren, Fehleranfälligkeit reduzieren, Prozesse automatisieren und damit beschleunigen. Vorteile, die auch SAP ihren Nutzern bereitstellen möchte: mit der SAP Business AI. Im SAP-Umfeld treten Embedded AI Features auch an, um den Einstieg in die KI-Welt zu vereinfachen. Sie bringen vor allem Effizienz und Sicherheit in den Arbeitsalltag und schaufeln Zeit frei. Des Weiteren verspricht die Business AI, komplexe Zusammenhänge über Systemgrenzen hinweg zu analysieren und auszuwerten. Mithilfe KI-Copilot SAP Joule steht dem Nutzer ein einheitliches Interface zur Verfügung, das in der höchsten Ausbaustufe auch agentenbasiert sehr spezifische Abfragen ermöglicht.
Mit einem Klick lässt sich der Mehrwert von Embedded AI Features und dem KI-Copiloten Joule jedoch nicht erschließen. Etwas Vorarbeit ist nötig. Denn oft fehlt es bereits an einem internen Überblick, welche Prozesse und Daten vorliegen oder welche AI-Use-Cases zur eigenen Organisation passen. Auch sind sich die Verantwortlichen über die technischen, organisatorischen und vertraglichen Voraussetzungen nicht vollständig im Klaren. Wer die Potenziale der SAP Business AI also nutzen möchte, muss zuerst ein solides Fundament gießen.
Technische und organisatorische Basis schaffen
Technische Grundvoraussetzung ist ein SAP S/4HANA Cloud ERP System – egal ob Public oder Private Cloud. Software-as-a-Service-Lösungen wie Success Factors, in denen sich Embedded AI Features aktivieren und nutzen lassen, sind ebenso denkbar. In jedem Fall unverzichtbar ist die Business Technology Platform (BTP), die nicht nur die technologische Grundlage bildet, sondern auch für Schnittstellen und die Integration der Features entscheidend ist. Da die AI-Features direkt in bestehende Fiori-Apps eingebettet oder über die Business Technology Platform (BTP) als Services angebunden sind, ist ihre Nutzung sowohl im Standard als auch über Side-by-Side-Erweiterungen denkbar – ohne Custom Codes zwangsläufig anpassen zu müssen.
Übrigens: Gerade bei einer oft aufwändigen S/4HANA-Umstellung scheuen sich viele Unternehmen, zusätzlich KI-Themen anzugehen. Mehraufwand wird befürchtet. Doch das Gegenteil ist der Fall, da KI auch hier wirkungsvoll unterstützen kann: Tools wie Joule for Consultants oder Joule for Developer beschleunigen die Transformation und erleichtern die Einführung.
Organisatorisch betrachtet ist ein strukturiertes Datenmanagement unabdingbar – sowohl im SAP-Umfeld als auch in Non-SAP-Systemen. Es gilt der Grundsatz: Ohne saubere, harmonisierte Daten verpuffen die Effizienzgewinne von KI-Anwendungen. Auch prozessual gilt: Je näher die Unternehmensprozesse am SAP-Standard ausgerichtet sind, desto reibungsloser lassen sich Embedded AI Features implementieren und betreiben. Die Vielzahl neuer Technologien und Tools von SAP Build über SAP Knowledge Graph bis hin zu LeanIX lässt sich am besten mit Unterstützung erfahrender Experten bewerten und einordnen. Schließlich müssen die SAP-Anwenderunternehmen vor der Implementierung eine strategisch klare Roadmap festlegen.
Die AI-Strategie ausarbeiten
Dabei verhält es sich wie in den meisten IT-Projekten: An erster Stelle steht die Bestandsaufnahme. Den Istzustand von Systemen, Lizenzen, Prozessen und Daten müssen Teams festhalten, analysieren, bewerten und daraus Rückschlüsse für die nächsten Schritte ziehen. Die wichtigste Frage dabei: Sind bereits alle technischen Voraussetzungen geschaffen? Ist die Antwort „Nein“, muss das Unternehmen hier erst nachlegen – SAP S/4HANA Cloud ERP System, BTP und Prozesse nah am Standard sind einzuführen.
Sobald die Organisation die Frage bejahen kann, bietet sich ein sogenannter Discovery Workshop an. Hierbei stehen bereits die Embedded AI Features im Mittelpunkt. Welche Features sind für die eigene Organisation gewinnbringend? Wie sehen die konkreten Use Cases aus? Wie lassen sich diese implementieren? Das Ergebnis muss ein kompletter Überblick über Möglichkeiten und deren Kompatibilität mit den Unternehmenszielen sein. Eine priorisierte Shortlist an Features, die sich für eine Einführung anbieten, hilft dabei, Ziele wie Effizienzsteigerung in Standardprozessen oder Automatisierung kritischer Workflows zu erreichen.
Darauf aufbauend eignen sich Ideation Workshops, um konkrete Problemstellungen zu einzelnen Anwendungsfällen greifbar zu machen. Typische Ansatzpunkte: Wie genau kann ein bestimmtes AI-Feature unsere Qualitätssicherung verbessern? Welche Datenquellen müssen angebunden werden? Welche Rollen und Fachbereiche sind involviert? Daraus lassen sich erste Custom-AI-Szenarien entwickeln, die die nächsten Schritte verdeutlichen. Praktische Beispiele reichen von der automatischen Erstellung von Kundenaufträgen bis hin zur Vorhersage von Lieferterminen von Lieferanten – konkrete Use Cases, die den Mehrwert für den Arbeitsalltag schnell sichtbar machen können.
Lizenzmanagement frühzeitig mitdenken
Bei allen strategischen und technischen Überlegungen und der Vorfreude auf die Umsetzung darf ein Aspekt nicht übersehen werden: das Lizenzmanagement. Eine Vielzahl verschiedener Abstufungen und Pakete macht die Kostenfrage unübersichtlich. Hierbei spielen die sogenannten AI-Units, die als „Währung“ für den Einsatz von Embedded AI Features dienen, eine besondere Rolle. Je nach Szenario werden diese über unterschiedliche Metriken abgerechnet – etwa nach Anzahl der Dokumente oder nach der Menge an Abfragen. Welche Einheiten für die eigenen Use Cases anfallen, ist für Verantwortliche oft schwer zu kalkulieren.
Auch sollte Transparenz darüber hergestellt werden, welche Features bereits in bestehenden Verträgen – beispielsweise über RISE oder GROW – enthalten sind und welche zusätzlich lizenziert oder aktiviert werden müssen. Viele Unternehmen zahlen hier für Leistungen doppelt oder verzichten aus Unsicherheit ganz auf den Einsatz von AI. Die Empfehlung lautet deshalb: Lizenzmanagement nicht allein stemmen, sondern frühzeitig auf spezialisierte Partner und gegebenenfalls auf Lizenzmanagement-Tools zurückgreifen. Nur so lassen sich unnötige Kosten vermeiden und die Weichen für eine wirtschaftlich sinnvolle Einführung von Embedded AI stellen.
Nutzungshürden so gering wie möglich halten
Gerade weil in SAP-Systemen in der Regel die kritischsten Unternehmensprozesse und -daten abgebildet sind, kann an dieser Stelle großer Mehrwert bei Prozessoptimierungen durch AI-Features entstehen. Gleichzeitig nutzen Firmen zusätzlich Non-SAP-Systeme, deren Prozesse und Daten sich integrieren lassen, um leistungsfähigere Abläufe zu erzeugen. Unabhängig von der Konstellation sind ein Plus an Geschwindigkeit und Qualität zwei wesentliche Resultate, die die Nutzung von Embedded AI Features verspricht.
Mit dem Einsatz von Joule for Consultants, der KI-Unterstützung für die SAP-Beratung, hat das q.beyond-Team beispielsweise 30 Prozent schnellere Bearbeitung von Standardanfragen erreicht. Einarbeitungszeiten haben sich um 40 Prozent verkürzt und jeder einzelne Consultant spart pro Tag gut eine Stunde durch die Nutzung des KI-Assistenten.
Entscheidend ist dabei, die Nutzungshürden so gering wie möglich zu halten. Viele Unternehmen sind ihre ersten Schritte in die AI-Welt bereits mit Microsoft Copilot gegangen – die Anbindung an SAP Joule ist daher ein logischer nächster Schritt. Durch Connectoren in der BTP lassen sich AI-Funktionalitäten nahtlos in Microsoft Teams oder Office-Umgebungen einbinden. Ganzheitlich gedacht, kann AI so Mitarbeiter sinnvoll unterstützen, ohne sie mit zusätzlichen Komplexitäten zu belasten.
AI sinnvoll in den Unternehmensalltag integrieren
Es gibt kaum ein Unternehmen, das nicht mit KI-Anwendungen experimentiert. Doch der eigentliche Mehrwert entfaltet sich erst, wenn diese sinnvoll in den Unternehmensalltag integriert sind. Dank SAP Business AI, Embedded AI Features und KI-Copilot SAP Joule wird diese Herausforderung gemeistert. Und mehr noch: Sie entpuppen sich als regelrechte Booster für effiziente, qualitative Prozesse. Eine Möglichkeit, die Organisationen dringend ergreifen sollten, um technisch zukunftsfähig zu bleiben.
Autorenprofil
Christoph Theis beschäftigt sich seit rund 20 Jahren mit SAP-Technologien und -Prozessen und ist seit 2023 bei q.beyond, wo er als Head of SAP Product Portfolio Board die Portfolioentwicklung verantwortet.
