In Transformationsprojekten ist die Lizenzierung ein zentraler, aber oft unterschätzter Aspekt, der erhebliche finanzielle und strategische Auswirkungen hat. Vor allem das neue Subscription-Modell von Rise with SAP birgt Herausforderungen gegenüber den klassischen Kauflizenzen und macht eine sorgfältige Evaluierung nötig. Gleichzeitig bietet es aber auch Vorteile wie Flexibilität, Innovation und vereinfachte Betriebsführung. SAP unterstützt den Übergang aktiv, damit Unternehmen die Transformation sicher und kosteneffizient gestalten können.
Lizenztransformation sorgfältig planen
Mit SAP S/4HANA kommen auf SAP-Kunden neue Lizenzmodelle und Nutzungsmetriken zu. Professional use, Functionality use, Productivity use, Developer und Engine User heißen die neuen Lizenztypen. Auch die Lizenzierung von Modulen wie Real Estate und Time Tracking wurde geändert. Die Wahl des richtigen Modells setzt eine genaue Kenntnis der eigenen IT- und Business-Prozesse voraus.
Unternehmen sollten frühzeitig evaluieren, welche Lizenzmodelle am besten zu ihrer Strategie passen. Durch den Einsatz von spezialisierten Analyse-Tools können sie ihren Lizenzbestand, die tatsächliche Nutzung und zukünftige Anforderungen detailliert bewerten. Eine vorherige Lizenzoptimierung ist also angeraten. Denn historisch gewachsene ERP-Landschaften, Mergers & Acquisitions sowie wechselnde Lizenzmodelle haben oft zu Inkonsistenzen im Lizenzbestand geführt. Diese Diskrepanzen erhöhen die Kosten und schaffen Compliance-Risiken.
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Herausforderungen der Lizenzierung
- Überlizenzierung: Viele Unternehmen zahlen für Lizenzen, die sie nicht nutzen, oder besitzen zu viele teure User-Lizenzen.
- Falsches Lizenz-Mapping: Veraltete Berechtigungsmodelle führen dazu, dass viele User mit teureren Lizenzen ausgestattet sind, als tatsächlich nötig.
Tools wie das STAR-Regelwerk (S/4HANA Trusted Authorization Review) oder externe Software-Lösungen für eine noch detaillierte Lizenzanalyse können helfen, den tatsächlichen Lizenzbedarf zu ermitteln und zu optimieren. Ein transparentes Lizenzmanagement reduziert nicht nur Kosten, sondern minimiert auch das Risiko, gegen SAP-Regeln zu verstoßen, was teure Nachlizenzierungen nach sich ziehen könnte.
Abo-basiertes Nutzungsrecht
Als SaaS-Modell konzipiert, gibt es bei Rise with SAP keine klassischen Kauflizenzen mehr. Lizenziert wird ausschließlich nach dem Subscription-Verfahren, d. h. es fallen regelmäßige Gebühren für sowohl Nutzung der Software als auch Hosting, Wartung, technische Support-Leistungen sowie bestimmte Cloud-Migrationsservices an. Die klassische Bedeutung des Begriffs „Lizenzierung“ trifft im Grunde nur noch eingeschränkt zu, passender wäre ein Nutzungsrecht im Rahmen eines Abonnements.
Ein Rise-Vertrag besteht aus mindestens zwei zentralen Komponenten: der Cloud-Subscription (Miete) und einem Servicevertrag für die Cloud-Migration. Bei der Umstellung auf die Cloud muss ein Bestandskunde seine bisherigen On-Premises-Lizenzen aufgeben und bleibt für die Dauer der Nutzung stark an die Plattform und das Ökosystem von SAP gebunden. Anders als im alten Modell, bei dem Lizenzen weiterverkauft oder die Wartung an Drittanbieter übergeben werden konnte, entfällt bei Rise die Möglichkeit der Kostenkontrolle außerhalb der SAP-Cloud.
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Als Problem wird das Fehlen einer praktikablen Exit-Strategie wahrgenommen. Unternehmen stehen nach Ablauf eines Mietvertrags oft vor der Herausforderung, ihre Daten zu sichern und gleichzeitig ihre Geschäftskontinuität zu gewährleisten. Im Falle einer Kündigung der Subscription haben sie keinen Zugriff mehr auf die Software und müssen eine Datenmigration in Eigenregie oder mit separater Unterstützung organisieren. Selbst bei Projektabbrüchen starten Mietzahlungen oft unabhängig vom Projektfortschritt. Dies könnte sich durch künftige EU-Regelungen verbessern, doch diese werden frühestens 2025 in Kraft treten.
Was ist mit den Kauflizenzen der Bestandskunden?
Unternehmen, die bereits On-Premises-Kauflizenzen besitzen, können diese nicht direkt in das Rise-with-SAP-Modell integrieren. Stattdessen bietet SAP in vielen Fällen an, sie in Form eines Konversions- oder Trade-in-Modells für eine Übergangsphase zu berücksichtigen. Das sogenannte BYOL (Bring Your Own License)-Verfahren ist aber nur vorübergehend, danach gelten ausschließlich die Subscription-Bedingungen.
Vereinfachte Lizenzierung und Kostenstruktur
Vorteil eines Subscription-Modells: Es erlaubt Unternehmen, flexibel auf Veränderungen in der Nutzeranzahl und Funktionalität zu reagieren. Auch entstehen keine hohen Anfangsinvestitionen für dauerhafte Kauflizenzen und Ressourcen können je nach Bedarf skaliert werden. Durch die Integration mit der Cloud erhalten SAP-Kunden zudem Zugang zu einer breiten Palette von Services wie KI, IoT und Analysen, ohne dass diese separat lizenziert oder implementiert werden müssen.
Neben Tools wie STAR unterstützt SAP den Übergang mit spezifischen Dienstleistungen wie dem Business Transformation Center und Migrationstools. Diese helfen, bestehende Lizenzmodelle (z. B. User-Typen) in das Subscription-Modell zu überführen. Der Übergang zu Rise with SAP dürfte langfristig eine höhere Kostenkontrolle bieten, da Unternehmen dynamisch Ressourcen und User anpassen können, ohne hohe Vorabkosten oder langfristige Lizenzverträge.
Fest steht: Die Umstellung auf SAP S/4HANA und die Wahl des passenden Lizenzmodells sind entscheidende Faktoren für den Erfolg einer Transformation. Unternehmen, die sich frühzeitig mit den Herausforderungen auseinandersetzen und auf eine fundierte Strategie setzen, können nicht nur Kosten einsparen, sondern auch langfristig ihre IT-Landschaft optimieren. Zahlreiche kommerzielle Themen kommen also auf die Unternehmen zu, weitreichende Entscheidungen sind gefordert.
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Bei der 19. IT-Onlinekonferenz vom 27. bis 30. Januar 2025 geht es unter anderem um kommerzielle Aspekte der Business Transformation sowie die Fragen der Lizenzierung. Die Teilnahme am Event ist für SAP-Anwenderunternehmen kostenlos.
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