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Wird Veränderung so gestaltet, dass Menschen gern mit neuen Lösungen arbeiten, haben alle gewonnen… fachlich, technisch, kulturell. Das gilt auch bei einem Umstieg von SAP HCM auf die Cloud-basierte Lösung SAP SuccessFactors HCM Suite. Doch wie gelingt dieser Wandel im Personalmanagement – und warum ist die Payroll hierbei ein zentraler Hebel? Mit diesen Fragen beschäftigt sich der Gastbeitrag von Krzysztof Nowinski und Sabine Schindler (beide ABS Team).
Die Ablösung von der On-Premise-Payroll von SAP HCM ist ein technisch und strategisch erforderlicher Schritt. Mit dem anstehenden Wartungsende von SAP ERP Central Component (ECC) steigen die Kosten für den Systemerhalt, ohne Hersteller‑Support drohen zudem Compliance‑Risiken und mangelhafte Übertragung an die Behörden.
Doch wer den Wechsel nur als Pflichtübung sieht, verschenkt Potenzial. Richtig angegangen, wird die Veränderung von SAP HCM nach SAP SuccessFactors jedoch zur echten Gestaltungschance. Die Unternehmen können im Personalmanagement Daten bereinigen, Standards verankern und KI‑fähige HR‑Prozesse aufbauen. Und, ja: Solche Projekte sind komplex, sowohl fachlich-technisch als auch kommunikativ im Umgang mit einer größeren Anzahl unterschiedlicher Stakeholder.
Die Payroll als Brennpunkt jeder HR-Transformation
Bei Transformationsprojekten im Personalwesen kommt der Payroll eine zentrale Rolle zu. Denn für sie gilt eine eiserne Regel: Sie MUSS funktionieren! Somit setzt die Payroll entscheidende Qualitätsmaßstäbe, noch bevor Organisationen über KI oder Employee Experience nachdenken sollten:
- Rechtliche Unnachgiebigkeit: Die Abrechnung von Löhnen und Gehältern muss immer pünktlich und korrekt erfolgen – Fehler sind nicht nur ein Imageschaden, sondern können rechtliche Konsequenzen haben.
- Ein hochautomatisierbarer Kernprozess: Die Payroll ist ein strukturierter und regelmäßiger Prozess, trotz aller Besonderheiten und Ausnahmen. Vor- und Nachbereitungen mit Schnittpunkten zur Zeitwirtschaft, Zulagenberechnung, Sozialversicherungsmeldungen und Finanzintegration sind eng miteinander verzahnt.
- Technische Schulden bei HCM-Bestandssystemen: Teils über Jahrzehnte wurden Payroll-Frameworks in SAP HCM von Unternehmen individualisiert. Die Dokumentation dieser Sonderwege ist möglicherweise unvollständig oder steckt in den Köpfen weniger Experten.
- Schnittstellen-Sensibilität: Payroll hängt unter anderem an der Zeiterfassung, der Finanzbuchhaltung, diversen Banksystemen und Behördenmeldungen. Jede Lücke durch Berechnungsfehler kann für die HR-IT Dominoeffekte auslösen.
- Messbarer Wert und Risiko: Ein fehlerhafter Payroll-Lauf macht deutlich, was Transformation kosten darf und was Verzögerungen kosten werden. Ein digitaler Personalabrechnungsprozess stellt Maximalanforderungen an die Datenqualität.
Ohne Transformationsprojekte, die den Systemstand von SAP ECC On-Premise auf eine Cloud-basierte Lösung wie SAP SuccessFactors heben, sind diese Eckpfeiler jedoch nicht mehr sicher garantiert. Die Payroll ist daher zugleich Bewährungsprobe und Goldstandard für jede HR-Transformation. Gelingt diese bei der Payroll, ist die Wahrscheinlichkeit hoch, dass auch andere HR-Prozesse von der Systemveränderung profitieren können.
Gütesiegel künftiger Personalarbeit
Obwohl von zentraler Bedeutung, ist die Personalabrechnung nicht die einzige Aufgabe, die HR-Teams zu meistern haben – und längst auch nicht der einzige Parameter, an dem Erfolg und Güte betrieblicher Personalarbeit heutzutage und in Zukunft gemessen wird. Vielmehr gibt es klare Erwartungen an das Darüber hinaus:
- mehr digitale HR-Prozesse
- maximale Automatisierung
- mehr Partizipation für Mitarbeitende und Führungskräfte durch Self-Services
- innovativere Funktionalität und leichtere Bedienbarkeit der Systeme für die Sachbearbeiter
- schnellere und verlässliche HR-Kennzahlen mit echten Erkenntnissen
- Integration von KI-Services.
Mit einem Verharren im Status Quo der HCM-Systemarchitektur On-Premise ist das nicht möglich. Auch deshalb braucht es eine aktive Veränderung der technischen Plattform.
Grundprinzipien der Payroll-Transformation
Hierfür bietet SAP SuccessFactors Employee Central eine innovative und skalierbare Basis. Unternehmen erhalten mit SAP SuccessFactors Employee Central Payroll (ECP) eine leistungsstarke Payroll Engine in der Cloud, die im gewohnten Umfang hochkomplexe Abrechnungsdaten korrekt und pünktlich prozessiert. Parallel können sie SAP SuccessFactors Employee Central (EC) als führendes HR-Stammdatensystem inklusive SAP SuccessFactors Time Tracking für die Zeiterfassung aufsetzen. Von EC ausgehend lassen sich dann weitere HR-Prozesse modular erweitern, u. a. die Personalbeschaffung oder Prozesse zur Leistungsbeurteilung, Ziel- und Vergütungsvereinbarung. Wer die Payroll sicher transformiert, hat also die Basis für einen End-to-End digitalen Employee Lifecycle (Hire-to-Retire) geschaffen. Er erreicht höchste Datenqualität, Integration sowie Compliance und setzt die Standards für alle übrigen HR-Prozesse.
Für die Payroll-Cloud-Transformation helfen folgende Grundprinzipien:
- Cloud First, Standard First:
Jede Abweichung vom Standard braucht einen triftigen Business Case. - Data as a Product:
Payroll-Daten benötigen klare Owner, SLAs und Qualitätsmetriken. - Responsible AI:
Künstliche Intelligenz ist via SAP Business AI und SAP Joule verfügbar und kann somit transparent, fair und auditierbar eingesetzt werden.
Fazit: Ein einmaliges Zeitfenster jetzt nutzen
Software in einem Digitalisierungsprojekt nachhaltig und mit echtem Mehrwert zu gestalten, fachlich, technisch und kulturell, sodass am Ende alle Beteiligten gewinnen: das gelingt durch strukturiertes Vorgehen, Klarheit im Zielbild und den Mut zur Veränderung.
Die Neuaufstellung der Payroll in einer innovativen SAP Cloud-Architektur ist dafür ein exzellentes Beispiel. Die Payroll-Transformation ist weit mehr als eine Pflichtübung – sie bietet eine echte Chance, HR-Arbeit für die Herausforderungen und Chancen einer KI-basierten, digitalen Zukunft aufzustellen. Dabei empfehlen sich sechs Schritte, um die Payroll-Journey erfolgreich umzusetzen (vgl. Kasten): Anzeige
- Ausgangssituation sichten, vorhandene Prozesse evaluieren
- Standardprozesse versus Individualentwicklung abwägen
- Altdaten bereinigen
- Konfigurieren, integrieren, automatisieren
- Tests und Umstellung
- Betrieb, Erfahrung, Verbesserung
Mit dem Wartungsende von SAP HCM On-Premise und der dynamischen Entwicklung innovativer Technologien rund um SAP SuccessFactors, der Business Technology Plattform und SAP Business AI, eröffnet sich ein einmaliges Zeitfenster. Die SAP-Roadmap ist abgesteckt, ein Full Public Cloud-Ansatz für alle HR-Geschäftsprozessbereiche (inklusive Payroll und Zeitwirtschaft) ist möglich – und vor allem sinnvoll. Warten lohnt sich nicht. Wer jetzt zügig startet, sichert sich die besten Experten und eine saubere Umsetzung. Networking mit SAP, Beratungspartnern und anderen SAP-Kunden liefert wertvolle Impulse – und eröffnet seiner HR neue Perspektiven.
Payroll-Transformation in sechs Schritten
1. Discovery & Process-Deep-Dive
Den aktuellen Payroll-Prozess durchleuchten, bestehende Regeln, Schnittstellen sowie Datenflüsse sichten und bewerten. Methoden wie Process-Mining, Data Profiling und Stakeholder-Interviews (auch mit den Abrechnern) helfen, Klarheit über den Komplexitätsgrad der Ausgangssituation zu gewinnen. Und machen somit sinnvolle Entscheidungen/Priorisierungen für System-Bereinigungen möglich.
2. Fit-to-Standard & Process-Design
Die Standardprozesse von Employee Central Payroll auf Basis der Discovery-Phase evaluieren. Zeichnen sich Lücken ab? Dann gilt es kritisch anhand eines realen Business Values abzuschätzen, ob eine kundenindividuelle Erweiterung (bspw. Betriebsvereinbarungen, Tarifverträge) notwendig ist. Falls ja: Einen Backlog für diese Entwicklungsthemen schaffen. Ein Merksatz: Jede Entgeltart erzählt eine Geschichte – aber in die Cloud darf nur, was heute noch Mehrwert bietet.
3. Clean-up
Der Zielprozess ist nun bekannt – und somit ist klar, was verzichtbar geworden ist. Zeit, die Altdaten zu bereinigen und nicht mehr relevante Lohnarten oder Zeitbuchungen im Sinne des Clean-Core-Prinzips zu entfernen.
4. Build, Integrate & Automate
Hiermit ist eine verlässliche qualitätsorientierte Umsetzungsvorlage für die neue Payroll erreicht. Die technische Konfiguration in SAP SuccessFactors Employee Central Payroll wird durchgeführt, inkl. dem Aufbau von Automatisierungen und KI-Szenarien.
5. Test & Cutover
Alles testen, End-to-End, den ganzen Prozess – und Transparenz schaffen für alle Personen, die für den Erfolg dieser Veränderung wichtig und in den Projektverlauf involviert sind. Erst dann ist es zu verantworten, den Ablaufplan zum Go-Live anzugehen. Eine weitere technische Komponente rund um die Cloud-Strategie der SAP-Payroll beweist spätestens jetzt ihren Mehrwert. Mit dem Payroll Control Center lässt sich nach dem Produktivstart die Usability des Abrechnungssystems für die Sachbearbeiter in HR auf ein neues Level heben. Das nützliche Feature hilft jedoch bereits beim Testen der Abrechnung rund um ECP, EC und Time Tracking den Überblick in punkto Datenqualität sowie Datenintegration zu behalten. Mit seiner Hilfe wird schnell sichtbar, wo Daten fehlen und was den Abrechnungslauf gefährden können.
6. Run, Learn, Improve
Und nach dem Go-Live? Ab diesem Zeitpunkt steht die Stabilisierung der ersten Abrechnungsläufe im Fokus. Zunächst sollte intensiv geprüft werden, ob sich KPIs wie Durchlaufzeit, Fehlerquote oder die Anzahl an Nachberechnungen wie gewünscht positiv verändern. Ab diesem Moment gilt (unterstützt von der fortwährenden Weiterentwicklung der SAP-Cloud-Komponenten) der Grundsatz des Continuous Improvement. Auf der Grundlage des Backlogs und durch die Möglichkeiten neuer Funktionen aus den SAP SuccessFactors-Release-Updates lässt sich der nächste Meilenstein der Transformation definieren. Dabei empfiehlt es sich, regelmäßig zu beurteilen – etwa in Quartals-Reviews – in welchem Umfang weitere Automatisierungen, neue Self-Services oder erweiterte KI-Szenarien benötigt werden. Agilität und Iteration sind fest verankerte Grundprinzipien einer HCM-Cloud-Strategie und befeuern eine dynamische Anpassungsfähigkeit.
Sabine Schindler beschäftigt sich als Expertin für Unternehmenskommunikation, Experience- und Change Management intensiv mit der systemischen Verankerung von Digitalisierung und HR-IT-Transformation in Unternehmen.
Krzysztof Nowinski ist Senior Consultant und Experte rund um die SAP Payroll. Er hat zahlreiche Transformationsprojekte zur Einführung von SAP SuccessFactors Employee Central Payroll erfolgreich gestaltet und verfügt über langjährige Erfahrung in HR-IT-Strategie- und Payroll-Projekten.
